Online Verhandlungen

Wie verhandelt man erfolgreich online? – Die Möglichkeiten von Online Verhandlungen optimal nutzen

„Ich muss eine Situation riechen, fühlen und ganzheitlich wahrnehmen, um ein gutes Verhandlungsergebnis zu erlangen“, ist eine Aussage eines alten Verhandlungsprofis zu Beginn des Jahrtausends. 20 Jahre später werden standardmäßig Vertriebsmitarbeiter im Umgang mit Online-Ausschreibungen und Auktionen geschult; für den traditionellen Vertrieb zwei neue Einkaufs-Methodiken, mit denen man sich dort konfrontiert sieht. Leider ohne Emotionen… Was nach wie vor viel zu wenig genutzt wird, ist die sinnvolle Kombination einer klassischen Verhandlung mit neuen, modernen Methodiken des Einkaufs – erfolgreiche Online-Verhandlungen. Das einzige, auf das Verzichtet werden muss, ist der Geruch.

Andererseits zeigt uns die aktuelle Krise gerade, wie schnell sich plötzlich das Digitale in der Praxis durchsetzen kann. Das lange Zeit als unproduktiv verschriene Homeoffice ist aktuell für viele Unternehmen die Rettung, um notwendige Produktivität zu erhalten. Die Umstellung ganzer Unternehmen auf eine gestern noch für unpraktikabel geglaubte, virtuelle Bürostruktur erfolgte innerhalb allerkürzester Zeit. Es hat, bei allen gravierenden Einschnitten für die gesamte Gesellschaft, gleichzeitig einen disruptiven Charakter für die Wirtschaftswelt, was die Kommunikation und Zusammenarbeit angehen. Aus dieser Krise könnte etwas Neues entstehen. Die Technik ist zwar schon lange vorhanden gewesen. Die Umstellung der entsprechenden Prozesse im Alltag hat bisher jedoch nicht stattgefunden. So haben sich z.B. viele Einkäufer und Vertriebler konstant und mit Nachdruck gegen das verstärkte Nutzen von digitalen Medien wie Videokonferenzen für Verhandlungen, Präsentationen oder Workshops gewehrt und die zeit- und kostspieligen Reisen vorgezogen. Innerhalb von wenigen Tagen seit Beginn der Einschränkungen stellen sich ebendiese digitalen Techniken nicht nur als praktikable Lösung heraus, sondern auch als durchaus effizient. Faktisch sollte dieses niemand überraschen – tatsächlich sind viele von uns es dann doch. Zugegeben: Es hakt und knirscht noch bei der Durchführung. Manche Infrastruktur ist noch nicht in ihrer notwendigen Leistungsfähigkeit gegeben. Aber spätestens jetzt muss dem auch noch so hart gesottenen Traditionalisten der analogen Geschäftswelt es dämmern, dass eine Nutzung dieser digitalen Techniken keine Modeerscheinung der vergangenen Jahre ist.

Der notwendige Breitbandausbau sowie die technischen Möglichkeiten erlauben immer mehr den Einsatz von Videokonferenzen, ohne den großen Aufwand früherer Jahre. 2011 habe ich im Rahmen eines Projektes noch einen Videokonferenzraum mit Umbau und Technik für 13.000 € eingekauft. Heute reicht ein Notebook mit einem guten Headset und bei Bedarf mit einer kleinen Videokamera, alles zusammen für ca. etwas über 1.000 € in guter Qualität zu bekommen.

Was heißt das konkret für den Einkauf und den Vertrieb?

Nicht nur in Zeiten eingeschränkter Reisetätigkeiten werden zukünftig vermehrt Videokonferenzen zur Kommunikation genutzt werden., Für Vertrags- und Preisverhandlungen wurde dieses eher selten eingesetzt. Dabei bietet eine gut strukturierte Online-Verhandlung die viel bessere Möglichkeit, sehr einfach eine Kombination der „Best-Of“ von Verhandlungen, Ausschreibungen und Auktion erfolgreich einzusetzen. Dabei reicht es perspektivisch nicht aus, ausschließlich die räumliche Trennung der Geschäftspartner einzig und allein durch eine Videokonferenz zu überbrücken.  Das Besondere an erfolgreichen Online-Verhandlungen ist die Kombination von verschiedenen Verhandlungstechniken und -strategien. Die Vorbereitung für eine erfolgreiche Online-Verhandlungen gleicht primär einer klassischen Verhandlung. Man muss sich nur mit der Technik, den richtigen Räumlichkeiten und der Agenda für eine Online-Verhandlung auseinandersetzen.

Eine erfolgreiche Online-Verhandlung zeichnet sich durch folgende 10 Erfolgsfaktoren aus:

  1. Wählen Sie bewusst die Form einer Online-Verhandlung und nicht notgedrungen
  2. Nutzen Sie die Verhandlungsstrategien der klassischen Verhandlung
  3. Bereiten Sie eine Online-Verhandlung analog zu einer klassischen Verhandlung was die Strategie angeht vor, aber mit digitalen Dokumenten, die Sie teilen und nutzen können
  4. Schaffen Sie eine Atmosphäre für eine Verhandlung (keine Störungen, den richtigen Raum)
  5. Nutzen Sie das richtige Software-Tool für die Verhandlung, machen Sie sich im Vorfeld damit vertraut
  6. Nutzen Sie nicht nur die reine Audio- und Videoübertragung, sondern vor allem auch den Mehrwert einer Dateiübertragung
  7. Nutzen Sie den Wechsel zwischen emotionalen Verhandlungselementen und Faktenaustausch per Dokumenten
  8. Binden Sie Phasen einer Angebotsabgabe, einer Auktion oder eines Last Calls aktiv ein
  9. Unterbrechen Sie bei Bedarf die Übertragung von Bild oder Ton als Teil der Verhandlung
  10. Fixieren Sie das Ergebnis zum Ende der Verhandlung und lassen Sie sich dieses bestätigen

Obwohl schon seit vielen Jahren verfügbar ist es immer noch erstaunlich, wie rudimentär die Basics für eine inhaltlich und technisch erfolgreiche Online-Verhandlung bekannt sind:

Ton und Bild

Achten Sie dabei auf eine gute Qualität. Ihr Gegenüber muss Sie und andere Teilnehmer gut verstehen und auch sehen können. Im Gegensatz zu einer Telefonverhandlung können Sie so Gesten und Bewegungen in Ihre Verhandlung einbauen. Achten Sie darauf, störende Geräusche zu vermeiden, wie z.B. den Anschlag einer Tastatur oder das Befüllen eines Wasserglases. Daher sollten Sie aktiv die Mute-Taste Ihres Systems nutzen. Klären Sie grundsätzlich im Vorfeld mit der Gegenseite ab, dass diese Selbstverständlichkeiten umgekehrt auch vorhanden und eingehalten werden. Nach den ersten Malen stellt sich hier eine Selbstverständlichkeit und Routine ein.

Dokumente, Daten und Präsentationen

Den Mehrwert einer erfolgreichen Online-Verhandlung erzielen Sie durch die Einbindung von Präsentationen, von Tabellen oder von bereits vorbereiteten Dokumenten und Verträgen. Öffnen Sie die Dokumente, dass man gleichzeitig in Ihnen arbeiten kann. Nutzen Sie Dashboards oder Grafiken zur Untermauerung Ihrer Argumente, zeigen Sie Bilder der letzten Reklamationen. Vorbereitete Dokumente können gemeinsam gelesen werden und erfahrungsgemäß dadurch sehr viel fokussierter und schneller finalisiert werden. So erschaffen Sie einen Zeitgewinn gegenüber der klassischen Verhandlung, mit z.B. der bekannten Zusage von einem neuen Angebot „in den nächsten Tagen“. In vorbereiteten Tabellen können neu verhandelte Preise, Konditionen oder Zwischenergebnisse sofort für alle sichtbar simuliert und bewertet werden.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Option, viel unkomplizierter parallele Online-Verhandlungen, z.B.  im Sinne einer Auktion durchzuführen. Dieses gilt auch für Vergabethemen, für die eine klassische Online-Auktion nicht geeignet ist.

Oder benutzen Sie bewusst und aktiv Unterbrechungen in den Verhandlungen. Niemand muss großartig den Raum verlassen, pausieren Sie einfach die Übertragung für 10 Minuten. Auch das kurzzeitige Vertagen auf z.B. den nächsten Tag, wenn Ergebnisse sich nicht wie erwartet ad hoc erzielen lassen, fallen sehr viel leichter, wenn man nicht den Geschäftspartner unverrichteter Dinge u.U. einen weiten Weg der Hin-und Rückfahrt zumuten muss.

Ein wichtiger Aspekt bei einer Online-Verhandlung ist die Datensicherheit. Informieren Sie das Gegenüber falls Sie die Verhandlung aufzeichnen, wenn andere Personen außerhalb der Kamera mithören oder wenn Kollegen im Raum mithören können. Beide Seiten müssen dem Set-Up trauen, was auch bei physischem Präsenz der Geschäftspartner in einem Raum nicht anders ist.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH