Der Einkauf ist keine Insel

Einkaufsprojekte sind unser Steckenpferd bei ADCONIA. Wir sehen den Einkauf als Keimzelle der vor- und nachgelagerten Lieferkette mit bedeutenden Hebeln für Nachhaltigkeit, Kostenmanagement und digitale Transformation. Gemeinsam blicken unsere Mitarbeiter auf über 100 Jahre Erfahrung in mehr als 300 Projekten in Einkauf und Supply Chain.

Doch so sehr unser Herz für den Einkauf schlägt, sind wir uns auch stets im Klaren darüber, dass dieser zwar ein wichtiger, aber dennoch letztendlich nur ein Teil des Unternehmens ist. Er ist Dienstleister für die operativen Einheiten, vorgelagerter Einflussbinger für Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und Sprachrohr zu den externen Geschäftspartnern. Der Einkauf ist keine Insel. Dies ist der Grund, weshalb Einkaufsprojekte stets unter Einbeziehung aller relevanten Stakeholder erfolgen sollten.

Cross-Funktionalität als Erfolgsfaktor

Ein Beispiel aus der Praxis: Wir wurden durch einen Kunden für die Ist-Aufnahme und Optimierung seiner kaufmännischen Prozesse beauftragt. In einem ersten Schritt orientierten wir uns dabei an den uns genannten relevanten Organisationseinheiten und erhoben in isolierten Abteilungs-Workshops einzelne (Teil-)Prozesse in der Auftragsabwicklung von Werkstatt und Gebäudemanagement, dem Einkauf, der Finanzbuchhaltung sowie dem Controlling. Die in diesem Zuge identifizierten Handlungsfelder zeigten deutlich, dass vor allem durchgängige Daten und Schnittstellen Optimierungspotenziale boten.

Aus diesem Grund drehten wir den Blickwinkel in der weiteren Betrachtung und folgenden Definition der zukünftigen Soll-Prozesse: Statt weiterhin in abteilungsabgeschlossenen Teil-Abläufen zu denken, wurde gemeinsam mit einem cross-funktionalen Team des Kunden ein bereichsübergreifendes End-to-End-Modell unter Einbezug durchgängiger Prozesse entwickelt. Das bedeutet: Statt „Werkstatt externe Dienstleistung“, „Einkauf Beschaffung“ oder „Kreditorische Rechnungsabwicklung“ sehen die zukünftigen Prozesse „Auftrag bis Bezahlung“ oder „Einkauf bis Zahlung“ vor und bilden dabei alle integrierten Stakeholder einschließlich Schnittstellen und Synergien ab.

Durch die Bildung eines bereichsübergreifenden Projektteams und die Förderung der cross-funktionalen Zusammenarbeit aus Einkauf, Finanzbuchhaltung, operativer Bereiche und IT konnte somit eine Betrachtung aller relevanter Seiten sichergestellt werden und ein Aufbrechen des Silo-Denkens erfolgen. Die gemeinsame Zusammenarbeit ermöglichte eine effiziente Arbeitsweise und trug schlussendlich durch ihren ganzheitlichen Ansatz und den Einbezug der unterschiedlichen Qualifikationen und Erfahrungen einzelner Teammitglieder entscheidend zum Projekterfolg bei.

PMO in cross-funktionalen Projekten

Die zentrale Koordination und Steuerung eines cross-funktionalen Projektes ist dabei Bestandteil des Projektmanagement Offices (PMO). Neben der projektbezogenen Leistungsüberwachung und Risikominimierung ist seine wesentliche Aufgabe die Förderung und Wahrung von Kommunikation und Transparenz im Projekt, so dass über Abteilungsgrenzen hinweg stets der gleiche Wissensstand besteht und ein übergreifendes Verständnis zu Projektziel, -inhalt und -status herrscht.

Als Werkzeuge in der Umsetzung haben sich besonders agile Methoden wie Kanban oder Scrum bewährt. Diese stärken dynamisch die Zusammenarbeit des cross-funktionalen Teams durch die Reduzierung von Abhängigkeiten zwischen den Beteiligten und die Flexibilisierung von Arbeitsweisen. Sie fordern und fördern den regelmäßigen Austausch im Team und passen sich kontinuierlich an Fortschritte und Erkenntnisse im Projekt an. Das PMO selbst plant dabei Arbeitspakete, moderiert den übergreifenden Austausch, unterstützt die Projektteilnehmer in ihrer Arbeit und behält den Überblick über das Gesamtprojekt.

Es gilt nun also für eine Vielzahl von Projekten, für solche im Einkauf aufgrund der Vielzahl vor- und nachgelagerten Schnittstellen aber besonders: Cross-funktionale Projektteams, welche zu einem Aufbrechen von Inseldenken beitragen und eine Vielzahl von Fähigkeiten und Erfahrungen bündeln, haben sich als äußerst effektive Methode für die nachhaltige Umsetzung von Projekten etabliert.

„ADCONIA – Außerhalb des Gewöhnlichen.

Beratung für Einkauf, Supply- und Value Chain mit dem Fokus auf Kostenmanagement, Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Nachhaltigkeit.“