„Das richtige Produkt in der gewünschten Qualität zum richtigen Zeitpunkt, an den richtigen Ort und unter optimalen Konditionen“, „Maximale Einsparungen erzielen“, „Versorgungssicherheit“, „Weniger zeitraubende Operative, mehr strategisches Arbeiten“, „Wachsender Komplexität und gesetzlichen Anforderungen entsprechen“, …

Diese oder ähnliche Antworten erhalten wir häufig, wenn wir Kunden zu Beginn einer Zusammenarbeit nach ihren Zielen für den Einkauf fragen. Und all dies sind auch sicherlich keine falschen Antworten. Sie haben jedoch eines gemeinsam: Sie sind schwammig, sie sind austauschbar, sie sind stereotyp und meist nicht auf die individuelle Einkaufsorganisation angepasst. Sie liefern keinen konkreten Anhaltspunkt zur Orientierung einzelner Mitarbeiter, denn sie sind in der genannten Form nicht greif- oder messbar. Und deshalb sind es keine wirklich guten Ziele.

Wie aber entstehen gute Ziele? Wir sehen die Entwicklung in drei Schritten:

Schritt 1: Der Nordstern für den Einkauf

Jede Einkaufsabteilung ist individuell und benötigt deshalb eine ebenso individuelle und maßgeschneiderte Gesamtausrichtung. Wir nennen dieses übergeordnete Ziel: Der Nordstern. Als gemeinsamer Orientierungspunkt vereint er Stakeholder-übergreifend die Vision, die Strategie und den Zielzustand. Der eigentliche Zweck der Abteilung geht dabei nicht verloren und fließt in die Entwicklung des Nordsterns mit ein. Dabei finden neben den Hauptaufgaben auch die Werte der Abteilung Berücksichtigung.

Ergebnis ist ein allgemein anerkanntes und ureigenes Leitbild für den Einkauf, an dem sich jedes Ziel, jedes Projekt und jede Aktivität der Abteilung orientiert und ausrichtet. Der Nordstern leitet Mitarbeiter ebenso durch Transformationsprozesse wie auch durch den Arbeitsalltag.

Schritt 2: Zieldefinition

Während der Nordstern eine langfristige Vision des Einkauf umfasst, haben Ziele einen Horizont von etwa ein bis zwei Jahren und bedürfen der regelmäßigen Anpassung an sich wandelnde interne und externe Rahmenbedingungen. Ziele werden unter Ausrichtung am Nordstern bestimmt, sind dabei jedoch taktischer Natur, haben Gegenwartsbezug zur aktuellen Situation der jeweiligen Einkaufsabteilung und die Gründe für ihre Definition sind transparent und nachvollziehbar. Um einen Fokus auf die Zielerreichung zu legen, empfiehlt sich die Benennung von drei bis maximal fünf mittelfristigen Zielen.

„Automatisierung von Bestellungen“ ist beispielsweise eines der Ziele, welches in einem Kundenprojekt manifestiert wurde. Wir alle wissen, dass die digitale Transformation dem Einkauf die Möglichkeit gibt, Prozesse zu automatisieren, um so Ressourcen für strategische und wertstiftende Tätigkeiten freizusetzen. Das Ziel ist also gut nachvollziehbar. Aber wieder gilt bis hier her: Zu schwammig und nicht greifbar.

Schritt 3: Messbare Kennzahlen

Kommen wir deshalb zur Relevanz des dritten Schrittes: Die Messbarkeit der Ziele. Genau diese macht nämlich oft den Unterschied zwischen einem eher suboptimalen und einem guten Ziel, denn sie gibt dem einzelnen Mitarbeiter eine klare Leitplanke und Vorgabe im Arbeitsalltag. Für jedes definierte Ziel wird deshalb eine Kennzahl benannt, die die Umsetzung der Zielerreichung objektiv zum Ausdruck bringt, sowie ein konkreter Zielwert für diese Kennzahl.

Die genaue Kennzahl sowie die Ableitung des Zielwertes sind dabei eine höchst individuelle Aufgabe, bei der neben der Ist-Situation des Einkaufs ein gewünschter Sollzustand, Erfahrungswerte und/oder Benchmarks zum Tragen kommen. Eine gute Orientierungshilfe bieten die „Top-Kennzahlen im Einkauf“ des Bundesverbands für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V., welche jährlich erhoben und veröffentlicht werden.

Um bei genanntem Kundenbeispiel zu bleiben, wurde als KPI zur Zielerreichung die Kennzahl „No Touch Rate“ definiert. Sie spiegelt den Anteil von Bestellpositionen an Lieferanten ohne transaktionell Aufwand durch den Einkauf wider, also solche Positionen, welche durch Nutzung des Katalogmanagementsystems entstehen. Ziel ist eine Rate von 75%. Und auch ebendiese wurde im späteren Projektverlauf erreicht beziehungsweise noch übertroffen.

Maßgeschneidert für Ihren Einkauf

Sie sehen: Die Benennung von Zielen für den Einkauf ist nicht trivial, sondern bedarf einer genauen Betrachtung der individuellen Situation. Wir als ADCONIA bündeln hierzu die Erfahrung und das Werkzeug aus diversen Projekten in den unterschiedlichsten Branchen und unterstützen Sie gerne dabei, Ihren Nordstern für den Einkauf zu finden und ebenso auf der Reise dahin, ihn zu erreichen. Mit der gewohnten Hands-On-Mentalität, zukunftssicher, individuell und nachhaltig für Ihr Unternehmen.