Im Rahmen der Einkaufsoptimierung bzw. der Supply Chain Optimierung ist es wichtig zu wissen, dass jede Abteilung für sich genommen einzigartig ist. Sie wird von den Menschen geprägt, die dort täglich ihrer Arbeit nachgehen. Prozesse sind in der Regel historisch gewachsen und der Reifegrad sowie Vielzahl der Schnittstellen ist überall anders. So ist es auch nicht verwunderlich, dass sich die Potentiale unterschiedlicher Einkaufs- und Supply Chain Organisationen und ebenso die jeweiligen Problemfelder stark unterscheiden.

Aber unabhängig von der Individualität einer Abteilung sind es stets fünf Kräfte, die das Potential eines Einkaufs oder einer Supply Chain Organisation bestimmen. Diese 5 Kräfte sind es, die die Abteilungen gleichzeitig beflügeln aber auch hemmen können. Wir sprechen dabei synonym von Gestaltungsfeldern, da die Bereiche aktiv gestaltend tätig werden können.

Die fünf Kräfte der Einkaufsoptimierung / Supply Chain Optimierung

Operational Excellence

Eindeutige Verantwortlichkeiten, klare Zuständigkeiten, geregelte Prozesse und gemeinsame Ziele. Diese zu definieren und aufeinander abzustimmen entspricht der Hauptaufgabe des ersten Gestaltungsfeldes der Einkaufsoptimierung, Operational Excellence. Wir verstehen darunter also die ständige Synchronisierung und Optimierung der übergeordneten Strategie und Ziele des Unternehmens mit den Prozessen der gesamten Wertschöpfungskette. Im Ergebnis ist dieser Teil der Einkaufsoptimierung / Supply Chain Optimierung der Garant für effizientes und effektives unternehmerisches Handeln.

Materialgruppenmanagement

Ohne Ziele bestellt jeder einfach irgendwo, daher ist das zweite Gestaltungsfeld der Einkaufsoptimierung / Supply Chain Optimierung, das Materialgruppenmanagement, wichtiger Baustein. Sofern ein Materialgruppenmanagement vorhanden ist, baut es häufig auf gewachsenen Strukturen auf und ist oftmals wenig transparent. Ein strukturiertes Materialgruppenmanagement schafft Transparenz und setzt durch seine Strategie klare Ziele hinsichtlich Beschaffungsmarkt, Lieferantenstruktur und Vergabestrategien.

Lieferantenmanagement

Hand in Hand damit geht das Lieferantenmanagement als drittes von fünf Gestaltungsfeldern der Einkaufs- und Supply Chain Optimierung. Hier geht es um eine systematische Klassifizierung, Bewertung und Betreuung der Lieferanten sowie häufig im Sinne von smartem Einkauf, um den digitalen Austausch von Informationen und Dokumenten. Auch in diesem Gestaltungsfeld der Einkaufsoptimierung spielt die Transparenz eine entscheidende Rolle. Der Einkauf / Supply Chain Organisation muss zu jeder Zeit wissen, welcher seiner Lieferanten strategisch wichtig für ihn ist, welcher noch entwickelt werden muss und welcher Lieferant gerade einen kritischen Status hat. Die hohe Kunst ist es, die richtigen Lieferanten zu finden und an das Unternehmen zu binden.

Automatisierung

Und damit sind wir auch schon beim vierten Gestaltungsfeld angelangt, der Automatisierung als Teil einer Digitalisierungsstrategie. Für die Einkaufsoptimierung / Supply Chain Optimierung ist die Prüfung möglicher Automatisierungspunkte innerhalb des Beschaffungsprozesses unabdingbar. Es gibt viele Möglichkeiten. Jede Einkaufsabteilung / Supply Chain Abteilung hat allerdings individuell zu prüfen, welche Punkte für sie in Frage kommen und sinnvoll sind. Ziel ist in jedem Fall die Automatisierung all jener wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten, die nicht direkt Mehrwert stiftend sind und somit die Fokussierung auf strategische Tätigkeiten verhindern.

Internationale Organisation

Das letzte und fünfte Gestaltungsfeld der Einkaufsoptimierung, die Internationale Organisation, ist nicht nur für diejenigen Unternehmen relevant, die auf dem Globus verteilt Tochterunternehmen und somit Einkaufs- bzw. Supply Chain Abteilungen haben. Wie der Name schon sagt, geht es in diesem Gestaltungsfeld darum, mit Hilfe einer optimierten Aufbauorganisation und einer gemeinsamen Zielsystematik die Vorteile einer (internationalen) kundenorientierten Organisation für die Optimierung der Supply Chain Prozesse zu nutzen.

Einkaufsoptimierung und Supply Chain Optimierung leicht gemacht

Die 5 Forces für den Einkauf sind nicht die Summe der einzelnen Gestaltungsfelder der Einkaufsoptimierung, sondern gemeinsam noch viel mehr. Operational Excellence legt über die Definition von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten die Basis für die Gesamtorganisation. Lieferantenmanagement basiert auf dem Warengruppenmanagement. Automatisierung greift auf die zuvor aufgesetzten optimalen Prozesse zurück.  In der Internationalen Organisation werden die Gestaltungsfelder mit den richtigen Köpfen belegt.

Kurzum: betrachtet man die Potentiale einer Einkaufsoptimierung durch die Brille der 5 Forces, ist ein Cherry Picking das schlimmste was man tun kann. Die fünf Gestaltungsfelder bauen aufeinander auf, stärken sich gegenseitig und können ohne einander nicht optimal funktionieren.