Digitalisierung
Welche Möglichkeiten bietet KI bei unseren Einkaufsprozessen?
In unserem “KI-Ready-Workshop“ prüfen wir die Einsatzmöglichkeiten für KI-Lösungen basierend auf Ihrem Geschäfts- und Prozessmodell. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Fragestellung, wie kann eine hohe Stammdatenqualität gesichert werden?. KI-Lösungen verstecken sich auch häufig in Gesamtlösungen - hier können wir besonders auf die Nutzbarkeit für Ihre Organisation eingehen.
Unterstützen uns ADCONIA bei der der Aufbereitung von Stammdaten als Basis für eine Automatisierung von Prozessen?
Egal, ob es um Automatisierung, Digitalisierung oder KI-Nutzung geht, ohne richtige und verfügbare Stammdaten und gesicherte Prozesse ist die Anwendung nur eingeschränkt. Daher liegt eines unserer Hauptaugenmerke auf der Qualität der Stammdaten: Woher kommen die Informationen dafür? Wie können diese aktuell gehalten werden? Wie kann keine hohe Stammdatenqualität gesichert werden? Bei Bedarf kümmern wir uns auch um die Aufbereitung, Ergänzung oder Neuanlage, unterstützt mit KI-Anwendungen.
Lässt sich der ADCONIA Ansatz auch auf andere kaufmännische Prozesse adaptieren?
Einkaufs- und Supply Chain-Prozesse sind als Kernprozesse jedes Unternehmens stark verzweigt mit allen kaufmännischen und produktionsrelevanten Prozessen. In vielen Projekten haben wir daher unsere Vorgehensweise erweitert auf Schnittstellenprozesse, um eine End-to-End-Optimierung zu erzielen. Dabei wurden unter anderem Prozesse in den Bereichen Finanzen, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Abrechnung und Personal optimiert.
Wie berechnet ADCONIA einen Return-on-Invest für die Digitalisierung unserer Prozesse?
Automatisierte, schlanke Prozesse haben nur selten direkten Einfluss auf die GuV oder den EBIT eines Unternehmens. Wir betrachten bei allen Digitalisierungsprojekten zum einen die Aufwandsreduktion für die Mitarbeiter, zum anderen die Auswirkungen der Qualitätssteigerung auf das Geschäftsmodell. Wenn bisher eine Preisanfrage zwei Stunden Aufwand für eine Person darstellte und durch Automatisierung daraus 15 Minuten werden, reduziert sich der Aufwand um 75 %. Ein weiteres Ergebnis ist aber, dass der Mitarbeiter die Qualität der Preisanfrage (Spezifikationen, Anzahl Lieferanten, Preismodelle) steigert, mehr Anfragen durchführen und dabei zusätzlich die Lieferketten optimieren kann. Das hat einen Effekt auf die Einkaufspreise und Gesamtkosten. Auch dieser Effekt muss bei der Betrachtung eines Return-on-Invest mit in Betracht gezogen werden.
Nachhaltigkeit
Bedeutet Nachhaltigkeit vor allem Bürokratie?
Transparenz über die internen Prozesse, Produktion, Einkauf und Finanzen sind Grundlage für jedes Unternehmen. Die Berichterstattung im Rahmen der Nachhaltigkeit ergänzt diese vorhandenen Informationen um die Themen Umwelt und Soziales. Wir machen die Erfahrung, dass für jede Art der Berichterstattung viele Informationen bereits in den Unternehmen vorliegen, jedoch nicht zentral abrufbar und vernetzbar. Unsere Kunden sehen daher eher die Chance, mit der Notwendigkeit der Berichterstattung Ihre interne Informationsstruktur neu aufzustellen.
Gibt ein Minimum für Nachhaltigkeit? Was ist darüber hinaus noch sinnvoll?
Diese Frage können wir mit Ihnen erarbeiten, aber nicht pauschal beantworten. Neben der eigenen Motivation sind vor allem die Faktoren Kunden, Mitarbeiter und Gesetzgeber zu beachten. Daraus lässt sich eine Mindestanforderung ableiten, unsere Kunden gehen aber dann meistens aus eigener Motivation einen Schritt weiter.
Wie kann ich mir die Etablierung von Nachhaltigkeit bei mir im Unternehmen vorstellen?
Unser Tochterunternehmen Adconterra hat dazu, je nach Unternehmensgröße, die entsprechenden Maßnahmenpläne vorliegen. Mit der Wesentlichkeitsanalyse wird zunächst erfasst, welchen Umfang und welche Detailtiefe für Ihr Unternehmen vorgegeben und/oder sinnvoll ist. Unser Ziel ist es stets, auf vorhandenem aufzubauen und den Aufwand im Einklang mit dem Nutzen zu bringen.
Was müssen wir intern vorbereiten, wenn wir in die Nachhaltigkeitsberichterstattung einsteigen wollen?
Jede Berichtserstellung benötigt die notwendige Transparenz über Zahlen, Daten und Fakten. Sprechen Sie gerne mit uns oder unserer Tochter Adconterra, wir zeigen Ihnen den Umfang.
Kostenmanagement
Was sind EBIT-relevante Einsparungen durch den Einkauf?
EBIT-relevante Einsparungen beziehen sich auf die Kosten für extern beschafftes Material oder Dienstleistungen sowie auf die Kosten des Einkaufs im Unternehmen. Diese Werte sollten immer in Relation zur Leistung des Unternehmens gebracht werden und externe Kostensteigerung berücksichtigen.
Unsere Preise sind laut Einkauf die besten und nicht mehr zu optimieren. Wie ist da Ihre Meinung?
Das würde bedeuten, dass weltweit jede Bezugsquelle sowie die eigene Fertigung stets unter den Gesichtspunkten TCO (Total Cost of Ownership) und Risiko bewertet sind und entsprechend dieser Ergebnisse auch umgesetzt werden. Es gibt sicher ein Optimum zwischen Aufwand und Ergebnis, aber ein allgemeines Optimum für alles zu erreichen, halten wir für unwahrscheinlich.
Wie gehen Sie bei einem Projekt für Kostenmanagement vor?
Grundlage ist eine möglichst tiefe Kostentransparenz: Wer kauft was bei wem? Welche Ausgaben in Summe hat ein Unternehmen intern und extern für Material und Dienstleistungen? Darauf kann eine Vertiefung je nach Warengruppe und eine erste Strategieableitung, sowie Maßnahmen, die schnell umzusetzen sind, aufbauen. Aus vielen Projekten besitzen wir Erfahrungen, Ideen, Marktkenntnisse und Benchmarks für den bestmöglichen Einkauf.
Arbeitet ADCONIA erfolgsabhängig bzw. auf Provisionsbasis?
Nein. Unser Ziel ist es, Ihre Organisation zu entwickeln, ihnen Werkzeuge, Methodiken und Wissen zu vermitteln, um eine Kultur der ständigen Optimierung zu erzeugen. Wenn Sie einen einmaligen Effekt ohne Einbindung Ihrer Organisation haben möchten, sind Sie bei einer Beratung auf Provisionsbasis richtig.
Organisationsentwicklung
Wie finden wir die richtigen Mitarbeiter für unseren Einkauf?
Gutes Fachpersonal ist schwierig zu finden. Meist scheitert es bereits am richtigen Anforderungsprofil, an einer fehlenden Stellenbeschreibung oder an einer nicht vorhandenen Kulturbeschreibung eines Unternehmens. Zu häufig werden einfach nur freie Stellen neu besetzt und nicht die Chance genutzt, die Ziele und Inhalte der Stelle anzupassen oder neu zu definieren.
Die Etablierung des Einkaufs in der Gesamtorganisation ist für uns die größte Herausforderung. Wie steigern wir die Wahrnehmung des Einkaufs?
Tue gutes und rede darüber. Viele Einkaufsabteilungen arbeiten viel und meistens zu operativ. Gleichzeitig kommunizieren sie ihre Arbeit nur wenig.. Der Einkauf ist ja auch keine Entwicklung, keine Technik, kein Vertrieb und kein Facility Management. Häufig sind die Erwartungen an den Einkauf und die Abgrenzung zu den Fachabteilungen nicht eindeutig geklärt. Auch das führt zu Unmut. Doch auch, wenn jeder denkt, er kann einkaufen, so ist das im B2B-Bereich etwas ganz anderes.
Unser Unternhemen ist bislang eher "starr". Wie kann eine Transformation in unserem Unternehmen gelingen?
Ein realistisches und von der Mehrheit akzeptiertes Zielbild schafft ein gemeinsames Verständnis für notwendige Veränderungen. Darauf aufbauend lässt sich eine Roadmap für eine Transformation erstellen, kommunizieren und mit Zielen für alle Beteiligten aufbauen. Menschen und Organisationen sind allerdings meist von sich aus träge. Daher sind erste erfolgreiche Änderungen, Anpassungen oder Optimierungen notwendig, um ein Gesamtsystem in Bewegung zu bringen. Ein realistisches Ziel in Kombination mit der Machbarkeit aus Leuchtturmprojekten und der Nutzung von Quickwins ist die beste Kombination für eine Veränderung.
Bietet ADCONIA auch Schulungen und Coaching an?
Neben unseren öffentlich zugänglichen Schulungsangeboten über Verbände bieten wir auch zielgerichtete Inhouse-Schulungen für unsere Kunden an. Dabei können wir auf einen großen Fundus zurückgreifen, individualisieren unsere Schulungen aber immer mit Daten, Anwendungsfällen und Beispielen speziell für unsere Kunden. Neben den Schulungsmodulen arbeiten wir häufig mit Führungskräften direkt zur Optimierung zusammen, zeigen die Entwicklungsfelder auf und erarbeiten gemeinsam Maßnahmen. Sehr häufig begleiten wir durch ein Coaching Führungskräfte und Mitarbeiter in den ersten 100 Tagen in einer neuen Position.
Wir sind ein kleines Unternehmen, lohnt sich eine Einkaufsabteilung überhaupt?
Ein professioneller Einkauf ist kein Overhead, sondern ein wirkungsvoller Ergebnishebel. Mit jedem Einkaufsvorgang wird ein Vertrag zwischen Besteller und Lieferant geschlossen. Dieser enthält neben der Leistung u.a. auch Klauseln zur Gewährleistung, Garantie oder Lieferverzug. Daher muss sich jedes Unternehmen, ob klein oder groß, die Frage stellen, wer überhaupt die Berechtigung hat, Verträge mit Dritten abschließen zu dürfen, was die Mindestanforderungen an solche Verträge sind und wie Compliance-Richtlinien überprüft werden. Daneben sind Kostenvorteile durch Bündelungen, Rahmenverträge, und den richtigen Lieferanten zu prüfen. Nicht jedes Unternehmen braucht dazu eine Einkaufsabteilung, aber jedes Unternehmen benötigt stabile und compliance-sichere Einkaufsprozesse.
