Für einen erfolgreichen Einkauf bedarf es mehr als qualifizierte Lieferanten auszuwählen und Verträge zu verhandeln. Das strategische Warengruppenmanagement ist die Königsdisziplin des strategischen Einkaufs. Gewünschte Wertschöpfungen erhalten und Kosten steuern steht an oberster Stelle auf der Prioritätenliste. Dies klingt einfach, ist jedoch mit mehr Herausforderungen und Stolpersteinen behaftet, als viele erwarten.

Stolpersteine im Warengruppenmanagement:

• Die richtige Auswahl von Warengruppen
• Fehlende Qualifikationen und Tools für ein fortlaufendes Warengruppenmanagement
• Ressourcen zur Umsetzung fehlen, z.B. für Vertragsanpassungen
• Nachverfolgung der erbrachten zur vereinbarten Leistung erfolgt nicht ausreichend, inkl. der vereinbarten Meilensteine
• Fehlende Kennzahlen und Messgrößen im Einkauf
• Nicht ausreichende Transparenz in den Daten zu Leistungen und Material
• Unzureichende Umsetzung von Compliance-Richtlinien bei den Vertragsparteien
• Fehlendes internes Schnittstellenmanagement
• Geringe interne und externe Kundenorientierung zur Optimierung

Eine Basis schaffen

Jeder Prozess ist nur so gut, wie die gelieferten Daten und Informationen: Shit in, shit out. Somit ist es wichtig für eine entsprechende Datenqualität bei der Erfassung zu sorgen, um aus Daten Informationen und anschließend Wissen zu generieren. Ein ordentliches Einkaufscontrolling und Risikomanagement basieren ebenfalls auf diesen Daten und können auch nur so gut sein, wie eben diese. Auf dem gewonnenen Wissen über die Warengruppe sind die kurz-, mittel- und langfristigen Warengruppenstrategien zu entwickeln und bei Bedarf anzupassen.

Wenn die Daten stimmen, steht einem guten Prozess nicht viel im Wege. Die Prozesse im Einkauf, von der Datenerfassung bis zur Umsetzungsbegleitung, müssen analysiert und anschließend auf die Bedürfnisse und Möglichkeiten der Organisation zugeschnitten werden. Ob die bereits genutzten Tools ausreichen oder ergänzende digitale Lösungen sinnvoll sind, das zeigt das Ergebnis der Analyse. Ziel ist nicht unter allen Umständen zu digitalisieren, sondern Prozesse besser und sicherer zu gestalten. Ein langfristiges, nachhaltiges und mehrwertschaffendes Warengruppenmanagement für die Organisation ist die Zielsetzung.

Die Königsdisziplin: strategisches Warengruppenmanagement

An dieser Stelle laufen viele wichtige Prozesse der Einkäufer zusammen und zur Umsetzung sind gleichzeitig umfangreiche Kompetenzen gefragt. Neben den Kosten stehen meist auch Qualität und Innovationen im Fokus der Warengruppenstrategie.

Eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit in der gesamten Supply Chain ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und weiteren beteiligten Funktion, wie Produktion, Entwicklung oder QM sowie anderen Bedarfsträgern aus dem eigenen Unternehmen und dem Einbezug des Managements, kann ein optimales Ergebnis erzielt werden.

Gegen eine ganzheitliche Optimierung und gleichzeitiger Kostensenkung als Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg hat wohl keine Führungsebene etwas einzuwenden, oder etwa doch?

 

Sinja Krauskopf

Consultant, ADCONIA GmbH