Gerade im Hinblick auf eine Lieferantenbeziehung gibt es unfassbar viele Informationen in einem Unternehmen: Was macht der Lieferant überhaupt? Wie gestaltet sich die vertragliche Situation? Welche Artikel oder Dienstleistungen liefert der Geschäftspartner, zu welchen Preisen, in welchen Mengen und in welchem Rhythmus? Welche Standorte werden beliefert? Gab es Probleme in der bisherigen Zusammenarbeit? Gibt es Risiken in der Lieferkette? Wie steht es um das Thema der digitalen Zusammenarbeit? Und so weiter…

In der Regel stehen all diese Informationen irgendwo im Unternehmen zur Verfügung, wenn sie denn dokumentiert sind. Das Problem: Sie sind selten gebündelt an einer Stelle zu finden. Mögliche Quellen, intern wie extern, können sein:

• Stammdaten
• (Selbst-)Registrierung
• Bestellungen
• Rechnungen / Zahlungen
• Lagerdaten
• Lieferantenbewertungen
• Initiativ-Tracking
• Vertragsmanagement
• Supply Chain Risk Management-Software
• Bonitätsindizes (B. CREFO)
• …

Wäre es nicht schön, wenn man als Einkäufer beispielsweise in Vorbereitung auf ein Lieferantengespräch oder eine Verhandlung einmal den Knopf drückt und alle Informationen zum Gegenüber auf einem Blick tagesaktuell und übersichtlich einsehen kann? Wir sprechen hier von der sogenannten 360°-Ansicht zum Lieferanten oder neudeutsch auch dem Lieferanten-Dashboard. Dieses ist in der Regel Teil des Einkaufscontrollings, wobei das Lieferanten-Dashboard sich dabei bereits auf die Daten eines Lieferanten bzw. einer Lieferantengruppe fokussiert. Vorteil des Dashboards ist es, dass die Summe aller Daten und Informationen bereits für den „Endanwender Einkäufer“ strukturiert aufbereitet und in übersichtlich in Tabellen und Diagrammen dargestellt ist. Der Anwender muss sich nicht erst durch unterschiedliche Quellen und/oder Möglichkeiten des Aufrisses arbeiten, eher er ein verdichtetes Ergebnis erhält. Dabei bleibt aber stets die Möglichkeit erhalten, bei Bedarf tiefer in die Materie einzusteigen und sich beispielweise Details von Einkaufsbelegen näher anzuschauen, wenn gewünscht.

Das Lieferanten-Dashboard

Im Folgenden wollen wir Ihnen einen Überblick davon vermitteln, welche Informationen in einem Lieferanten-Dashboard enthalten sein können. Wie so oft gilt auch hierbei: Jedes Unternehmen ist anders und möglicherweise ist nicht jede der hier genannten Informationen und Kennzahlen relevant für Sie. Bei der Implementierung eines solchen Dashboards im Unternehmen gilt es deshalb, die Inhalte sowie die Quellen individuell zu definieren.

Informationen zum Geschäftspartner und vertragliche Gestaltung

• Firmendaten allgemein
• Verbundene Unternehmen / Konzernstruktur
• Umsatz und -entwicklung
• Abhängigkeit des Lieferanten von Ihrem Unternehmen
• Vertragsstatus
• Informationen zum Qualitäts- und Umweltmanagement
• Zertifikate
• Zahlungs- und Lieferkonditionen
• Marktbegleiter

Einkaufsvolumen und Bestellstruktur

• Einkaufsvolumen & -entwicklung
• Anteil des Lieferanten am Gesamtvolumen / Volumen der Materialgruppe
• Anteil einzelner Standorte / Länder am Lieferantenumsatz
• Anzahl Bestellungen und Positionen, ggf. im Verlauf

Artikeldaten

• Top-Artikel
• Preisentwicklung (ggfs. im Benchmark)
• Lieferzeiten / Lead Time
• ABC-Struktur (Klassifizierung der Artikel nach Wert)
• XYZ-Struktur (Klassifizierung der Artikel nach Verbrauchsverhalten)

Performance

• Liefertermintreue
• Reklamationsquote
• Lieferantenbewertungen (Gesamtergebnisse, Schwachpunkte, Entwicklung)
• Maßnahmen (definierte Entwicklungs-Maßnahmen einschl. Fristen und Verantwortung)
• Risikobetrachtung (Finanzen, Lieferketten, Rohstoffe, Nachhaltigkeit, …)

Digitalisierung und Innovation

• Abrufquote aus Katalogen und Rahmenverträgen
• Digitalisierte Belegübermittlung
• (Automatisierte) Rechnungsabwicklung

 Shit in shit out

Am Ende des Tages gilt aber auch: Ein Lieferantendashboard kann nur so gut sein wie der Dateninput, der diesem voran geht. Es macht deshalb Sinn, vorab einmal einen genauen Blick auf die Daten zu werfen: Welche sind bereits vorhanden, werden strukturiert erfasst und sind damit auswertbar? Bei welchen Daten gibt es Handlungsbedarf zur Optimierung der Qualität? Und welche Informationen sind darüber hinaus wertvoll für ein Dashboard und sollten deshalb zukünftig erfasst werden?

Sie sehen: Ein Lieferanten-Dashboard bietet sehr hohe Vorteile, bedarf zuvor aber einer genauen Planung vor der Fragestellung: Welche Daten werden erhoben? Welche Daten fließen in das Dashboard ein? Wie wird der Output dargestellt? Nichtsdestotrotz: Der Aufwand lohnt. Denn wie bereits Francis Bacon sagte: Wissen ist Macht. Und stärkt in diesem Fall Ihre Verhandlungsposition!

 

Jessica Murawski

Consultant, ADCONIA GmbH