Wie misst man den ROI einer Purchase-to-Pay Automatisierung?

Viele Unternehmen starten eine Purchase-to-Pay-Automatisierung mit klaren Erwartungen an Effizienz und Kostensenkung, stoßen aber schnell auf eine unbequeme Frage: Wie lässt sich der tatsächliche ROI der P2P-Automatisierung eigentlich belastbar messen? Die Antwort ist nicht trivial, denn Einsparungen entstehen selten an einem einzigen Punkt im Prozess, sondern verteilen sich über manuelle Tätigkeiten, Fehlerkosten, Durchlaufzeiten und Lieferantenkonditionen. Wer den ROI ernsthaft nachweisen will, braucht eine klare Methodik, realistische Ausgangswerte und die Bereitschaft, auch unangenehme Zahlen auf den Tisch zu legen.

Dieser Beitrag zeigt, wie Einkaufsleiter und Führungskräfte den ROI einer Purchase-to-Pay-Automatisierung strukturiert ermitteln, intern kommunizieren und dauerhaft verankern können. Die vorgestellten Schritte basieren auf Erfahrungen aus der Praxis und lassen sich auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen anwenden.

Kostentreiber im P2P-Prozess sichtbar machen

Bevor sich ein ROI berechnen lässt, müssen die Kostentreiber im bestehenden Prozess transparent sein. Im Purchase-to-Pay-Prozess entstehen Kosten nicht nur durch den Einkaufspreis selbst, sondern durch eine Vielzahl operativer Reibungspunkte: manuelle Dateneingaben, fehlende Genehmigungsworkflows, doppelte Rechnungsverarbeitung und fehlende Lieferantenanbindung sind typische Beispiele.

Eine strukturierte Prozessanalyse zeigt, wo Zeit verloren geht und wo Fehler entstehen, die nachgelagert korrigiert werden müssen. Besonders aufschlussreich ist die sogenannte „Cost per Invoice“ als Kennzahl, also die Gesamtkosten der Rechnungsverarbeitung geteilt durch die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Liegt dieser Wert deutlich über dem Branchendurchschnitt, ist das ein klares Indiz für Automatisierungspotenzial. Ergänzend lohnt sich ein Blick auf Maverick-Buying-Quoten und Compliance-Lücken, die stille Kostentreiber sind, die in vielen Unternehmen unterschätzt werden.

Die relevanten Kennzahlen für den ROI-Nachweis

Der ROI einer P2P-Prozessautomatisierung lässt sich nur dann überzeugend darstellen, wenn die richtigen Kennzahlen von Beginn an definiert und konsequent erhoben werden. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Metriken zu sammeln, sondern die wenigen zu identifizieren, die direkt auf Kosten, Qualität oder Geschwindigkeit einzahlen.

Zu den zentralen Kennzahlen gehören:

• Durchlaufzeit pro Bestellung und Rechnung (Order-to-Invoice Cycle Time)
• Anteil automatisiert verarbeiteter Rechnungen (Touchless Invoice Rate)
• Fehlerquote bei Rechnungen und Bestellungen
• Maverick Buying Rate (Einkäufe außerhalb genehmigter Prozesse)
• FTE-Aufwand pro Transaktion im Einkauf
• Skontorealisierungsquote (wie viel Skonto wird tatsächlich genutzt?)

Gerade die Skontorealisierung wird häufig übersehen, obwohl sie einen direkten und messbaren EBIT-Beitrag liefert. Wer Rechnungen schneller verarbeitet, kann Zahlungsziele besser steuern und Skonti konsequenter nutzen. Das ist ein konkreter finanzieller Hebel, der sich direkt aus der Einkaufsdigitalisierung ergibt.

Baseline und Zielwerte realistisch festlegen

Ohne eine sauber dokumentierte Ausgangssituation bleibt jede ROI-Aussage angreifbar. Die Baseline beschreibt den Ist-Zustand vor der Automatisierung und bildet die Vergleichsbasis für alle späteren Messungen. Wer hier ungenau ist, riskiert, dass Erfolge später nicht zugeordnet werden können oder intern angezweifelt werden.

Für eine valide Baseline sollten mindestens drei bis sechs Monate historische Daten herangezogen werden. Wichtig ist dabei, saisonale Schwankungen zu berücksichtigen und Ausreißer zu kennzeichnen. Zielwerte sollten nicht aus Benchmarks abgeleitet werden, ohne den eigenen Kontext zu berücksichtigen. Ein Unternehmen mit hohem Anteil an Spot-Einkäufen wird andere Automatisierungsquoten erreichen als ein Unternehmen mit stabilen Rahmenverträgen.

Realistische Zielwerte entstehen aus einer Kombination aus internen Potenzialbewertungen und externen Vergleichswerten. Es empfiehlt sich, Zielwerte in zwei Stufen zu definieren: kurzfristig erreichbare Verbesserungen innerhalb von sechs bis zwölf Monaten und mittelfristige Ziele über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren.

ROI-Berechnung: Formel, Zeitraum und Fallstricke

Die Grundformel für den ROI ist bekannt: (Nutzen minus Investition) geteilt durch Investition, multipliziert mit 100. In der Praxis liegt die Schwierigkeit nicht in der Formel, sondern in der richtigen Zuordnung von Nutzen und Kosten.

Was zählt zum Nutzen?

Auf der Nutzenseite stehen direkte Einsparungen wie reduzierte FTE-Kosten, eingesparte Prozesskosten und realisierte Skonti. Hinzu kommen indirekte Effekte wie geringere Fehlerkosten, bessere Compliance und schnellere Genehmigungsprozesse. Diese indirekten Effekte sind schwerer zu quantifizieren, aber nicht weniger real. Eine pragmatische Methode ist die Bewertung über vermiedene Kosten, also was hätte es gekostet, wenn der Fehler nicht verhindert worden wäre.

Was zählt zur Investition?

Auf der Kostenseite stehen Lizenzkosten, Implementierungsaufwand, Schulungen und der interne Zeitaufwand für Change Management. Letzterer wird häufig unterschätzt. Gerade in mittleren Unternehmen bindet die Einführung eines neuen P2P-Systems erhebliche interne Kapazitäten, die in der ROI-Rechnung auftauchen sollten.

Der Betrachtungszeitraum für einen belastbaren ROI-Nachweis liegt in der Regel bei zwei bis drei Jahren. Kürzere Zeiträume bilden oft nur die Investitionsphase ab, ohne die vollen Nutzenpotenziale zu erfassen. Ein häufiger Fallstrick ist zudem die fehlende Trennung zwischen Prozessverbesserungen durch Automatisierung und solchen, die durch parallel laufende Organisationsveränderungen entstehen.

Ergebnisse intern kommunizieren und verankern

Ein gut berechneter ROI entfaltet nur dann Wirkung, wenn er intern verständlich kommuniziert und regelmäßig aktualisiert wird. Führungskräfte auf Vorstandsebene interessieren sich primär für den EBIT-Beitrag und die Kapitalrendite, während Einkaufsleiter eher operative Kennzahlen wie Prozesszeiten und Fehlerquoten im Blick haben. Eine gute ROI-Kommunikation adressiert beide Perspektiven.

Bewährt hat sich ein einfaches Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen monatlich aktualisiert und den Fortschritt gegenüber der Baseline sichtbar macht. Wichtig ist, dass dieses Dashboard nicht nur in der Einkaufsabteilung lebt, sondern auch in den Steuerungsrunden mit der Geschäftsführung präsent ist. Wer den ROI nicht aktiv kommuniziert, riskiert, dass Budgets für Folgeprojekte nicht bewilligt werden, auch wenn die Ergebnisse objektiv überzeugend sind.

Darüber hinaus lohnt es sich, Erfolge konkret zu machen: nicht nur Prozentzahlen nennen, sondern übersetzen, was eine um 30 Prozent gesunkene Durchlaufzeit für das operative Geschäft bedeutet. Das verankert die Automatisierung als strategischen Beitrag und nicht als reines IT-Projekt. Mehr dazu, wie Einkaufsorganisationen ihren Fokus auf Werttreiber ausrichten, findet sich in unseren weiterführenden Inhalten.

Wie ADCONIA beim ROI-Nachweis der P2P-Automatisierung unterstützt

Wir bei ADCONIA begleiten Einkaufsorganisationen dabei, den ROI einer Purchase-to-Pay-Automatisierung nicht nur zu berechnen, sondern dauerhaft messbar zu machen. Aus über 200 Projekten in Einkauf und Supply Chain wissen wir, wo typische Messlücken entstehen und wie sich Potenziale realistisch bewerten lassen.

Konkret unterstützen wir bei:

• Prozessanalyse und Kostentreiberidentifikation im bestehenden P2P-Prozess
• Definition einer validen Baseline und realistischer Zielwerte
• Aufbau eines ROI-Frameworks, das intern kommunizierbar und belastbar ist
• Begleitung bei der Implementierung und dem Change Management
• Aufbau eines KPI-Dashboards für die laufende Erfolgsmessung

Wenn Sie wissen möchten, welche Potenziale in Ihrem P2P-Prozess stecken und wie sich der ROI Ihrer Automatisierungsinitiative belastbar darstellen lässt, sprechen Sie uns an. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, was möglich ist.