Robotic Process Automation (RPA) – Kleine Helferlein mit großem Impact
Es hört sich zunächst an wie ein weiterer technologischer Meilenstein, die (über-)nächste Ausbaustufe der Industrie 4.0 – oder einfach auch nur ein weiteres Buzzword im Digitalisierungsdschungel. Tatsächlich ist die Robotic Process Automation (RPA) allerdings eine der bereits modular, kurzfristig und gezielt einsetzbaren Technologien und stellt damit für unsere Kunden vielfach den ersten Schritt auf die digitale Landkarte dar.
Klassische Anwendungsfälle zeigen die beiden folgenden absolut üblichen Beispiele der täglichen Arbeit aus einer beliebigen Einkaufsorganisation:
Beispiel Preisvergleich:
Bei der ungeliebten, allerdings auch noch immer nicht unüblichen Funktion des Einkaufs als Bestellbüro muss für verschiedene Materialien manuell aus verschiedenen Quellen (Anfrage, Angebotsdokument, Lieferantenportal etc.) der Preis erhoben, die Verfügbarkeit geprüft, die Angebote verglichen und schließlich das günstigste Material bestellt werden. Ein zeitaufwändiger und häufig gemessen am Einsparungsergebnis unrentabler Prozess.
Beispiel Stammdaten-Bereinigung:
Um die Stammdaten zu bereinigen, müssen die von den Lieferanten eingetragenen Daten manuell aus der eigens eingerichteten Website für Lieferantenregistrierung oder aus den üblichen Excel-Sheets herauskopiert, überprüft (Doppelnennungen, Buchstabendreher, Prüfung der USt.-Nr., DUNS-Nummer etc.), ggf. korrigiert und ins eigene ERP übertragen werden. Eine zweifellos wichtige – allerdings auch extrem aufwändige Tätigkeit. Gerne ein Job für Praktikanten oder Azubis. Entsprechend schwankend ist damit aber auch die Qualität des Ergebnisses – wenn das Thema denn überhaupt einmal in Angriff genommen wird.
Beide Beispiele zeigen gut strukturierte und ungeliebte Prozesse, die enormes Automatisierungspotenzial durch RPA aufweisen.
Die grundsätzliche Technologie dafür ist nicht wirklich neu. Im Banken-, Versicherungs- und Shared Service-Bereich ist sie bereits seit Längerem im Einsatz und Teil unseres täglichen Lebens. In jüngster Zeit machen sich allerdings vermehrt auch die best-in-class-Einkaufsabteilungen die Technologie zu Nutze.
RPA ist ungleich KI
Zunächst hilft es, zu verstehen, dass RPA keine disruptive Technologie ist, wie z. B. Blockchain oder Maschinenlernen. Bei RPA handelt es sich um „kleine“ gezielt einsetzbare „Software-Roboter“ für häufig wiederkehrende, zeitaufwändige und geringwertige Handgriffe oder Funktionen.
Und aus dieser Perspektive drängt sich auch schon die nächste inhaltliche Abgrenzung auf. RPA hat nichts zu tun mit künstlicher Intelligenz, einer Software, die selbständig dynamische Daten analysiert, Vorhersagen erstellt und die Handlungsbefehle entsprechend ausrichtet.
RPA ist ein wesentlich weniger aufwendiges Software-Werkzeug zur Abarbeitung einfacher, sich häufiger wiederholender Tätigkeiten eines Prozesses innerhalb eines engen, fest abgesteckten Rahmens. Es handelt sich also um Software-Tools, die bestehende Anwendungen automatisiert bedient – genau wie es ein Mensch tun würde.
RPA interpretiert, denkt oder lernt dabei – zumindest klassischerweise – nicht. Sie repliziert lediglich vorher festgelegte Routinen nach vorgegebenen Regeln – und das schneller und akkurater als ein Mensch.
Das in diesem Sinne einfache Wesen klassischer RPA birgt aus unserer Sicht den entscheidenden Vorteil: die einfache Implementierung.
In der Regel lassen sich erhebliche Zeit und Kostenvorteile erzielen, ohne die zugrundeliegenden Kernprozesse umstellen zu müssen. Je nach Umfang der Funktion sind unter Umständen noch nicht einmal Programmierungen notwendig. Der User selbst ist in der Lage, die Anwendungen spezialisierter Anbieter anzuleiten und Handlungsroutinen vorzugeben.
Die Einkaufsorganisation kann somit Implementierungsumfang und -geschwindigkeit dieser kleinen Helferlein direkt beeinflussen und steuern.
Konkrete Anwendungen aus unserer Projekterfahrung
Vertragsmanagement: Automatisiertes Auslesen der Inhalte, Klassifizieren und Archivieren von Vertragsdokumenten, Abgleich der Unterlagen zu Standardvorlagen
Lieferantenmanagement: Sammlung, Aufbereitung und Bereitstellung qualitativer und quantitativer Daten für scorecards, Standardkommunikation in geregelten Abläufen (z. B. im RfQ- oder Onboarding-Prozess)
Risikomanagement: Sammlung und Aufbereitung von Daten für standardisierte Lieferanten Due Diligence
Rechnungsmanagement: Automatisierter Abgleich von Rechnungswerten zu Bestell- oder Lieferwerten und entsprechend Veranlassung von Zahlung oder Reklamation
Regelmäßiger Abgleich beliebiger Datenbanken
Diverse Teilprozesse aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bei denen wiederkehrend Informationen/Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt / -kopiert werden (z. B. manuelle Datenein- und -überträge aus definierten Quellen, wiederkehrende Aktualisierungstätigkeiten, Datenprüfung, -korrektur und -konsolidierung im Stammdatenmanagement, Bestellanlage)
Bei all diesen Funktionen bietet RPA wesentliche Vorteile, wie z. B. Schnelligkeit, Qualitätssteigerung, Kostenreduktion oder Skalierbarkeit.
Welche die für Ihre Organisation relevanten – und vor allem werthaltigen – Teilprozesse mit hohem Automatisierungspotenzial sind, finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus. Wir entwickeln eine angemessene Implementierungsstrategie und finden die für Sie passenden Lösungspartner. Sprechen Sie uns an!
Tim Rohweder
Partner, ADCONIA GmbH (Oberhausen)
