Kennzahlen im Einkauf: Messen Sie schon qualitativ?
Ende September hat die BME-Fachgruppe „Wertbeitrag des Einkaufs“ ein neues Whitepaper zum Thema „Einkaufskennzahlen“ veröffentlicht. Auf zwei Seiten fasst die Fachgruppe hierin Definition, Zuständigkeiten und eine Kurzübersicht von Kennzahlen im Einkauf zusammen. Die Publikation soll nach eigener Aussage Einkäufern schnell und übersichtlich einen Praxiseinblick verschaffen.
Der moderne Einkauf in Kennzahlen
Neben den bekannten Kennzahlen wie Anzahl von Bestellungen, Reklamationsquote oder Materialpreisentwicklung, die sich auf die Performance der operativen Bestellabwicklung konzentrieren, hat die Fachgruppe auch nach neuen aussagekräftige KPIs gesucht, die die zukünftige Entwicklung des Einkaufs abbilden, und dabei die Themen Digitalisierung, Automatisierung und strategische Fokussierung des Einkaufs berücksichtigt. Ergebnis sind Kennzahlen für den Einkauf wie „Automatisierungsgrad“, „Rahmenvertragsquote“, „Einbindungszeitpunkt“, „Leistungsfähigkeit von Prozessen/Prozessoptimierung“ und „interne Kundenzufriedenheit“. Diese nunmehr qualitativen
Einkaufskennzahlen zeigen, dass nicht nur im Einkauf selbst eine Entwicklung stattfindet vom einst operativen Beschaffer hin zu einer strategischen Funktion mit Mehrwertbeitrag im Unternehmen. Auch das Einkaufscontrolling hat die Aufgabe, dieser Entwicklung zu entsprechen und sie im Rahmen seiner Kennzahlenerhebung und -kommunikation transparent zu machen. Die Praxis zeigt jedoch, dass dies allzu häufig bisher noch nicht der Fall ist.
Kennzahlen im Einkauf als Ausdruck von Trends, eigener Position und Reifegrad
Die Erhebung von Einkaufskennzahlen dient zusammengefasst drei Zwecken:
- Darstellung der allgemeinen Entwicklung
Trends in Wirtschaft und auch im Einkauf lassen sich mittels Kennzahlen objektiv und rational abbilden. So zeigen beispielsweise auch die „Top-Kennzahlen im Einkauf“, die seit 2007 regelmäßig durch den BME erhoben und veröffentlicht werden, einen Trend weg vom rein operativen Denken hin zu Prozessen und Strukturen.
- Erhebung der eigenen Position und Entwicklung
Wo stehen wir? Welche Ziele setzen wir uns und konnten wir Sie in der Vergangenheit erreichen bzw. was müssen wir tun, um sie zukünftig zu erlangen? Welche Entwicklung haben wir in den letzten Jahren gemacht? All dies lässt sich durch die regelmäßige Erhebung der eigenen Kennzahlen beantworten um auf Basis von Fakten anstatt auf Basis von Gefühlen zu führen.
- Benchmarking
Im Vergleich jedoch erhalten die eigenen Kennzahlen noch einmal mehr Gehalt. Das Benchmarking mit anderen ermöglicht eine bessere Beurteilung der eigenen Position und eine Identifikation von Handlungsfelder für eine Optimierung. Es gilt die alte Weisheit: Was nicht zu messen ist, kann auch nicht zielführend gemanaged werden.
Maßgeschneidertes Controlling – Einkaufskennzahlen ebnen den Weg
Die Notwendigkeit eines Einkaufscontrollings steht außer Frage. In den wenigsten Fällen wird jedoch ein bereits fertig geschnürtes Paket Ihre Bedürfnisse befriedigen, da nicht jeder Indikator für jede Organisation eine Aussagekraft hat. Es ist vielmehr entscheidend, die richtigen Kennzahlen im Einkauf für Ihr Unternehmen zu finden und diese zu reporten. Neben altbewährten operativen Einkaufskennzahlen dürfen dabei qualitative KPIs, die die strategische Entwicklung Ihres Einkaufs widerspiegeln, keinesfalls außer Acht gelassen werden. Auch das Einkaufscontrolling sollte seine Arbeit einem regelmäßigen Review hinsichtlich einer Aktualisierung seiner Inhalte unterziehen und Kennzahlen im Einkauf bei Bedarf überarbeiten oder neu aufnehmen, um dem modernen Einkauf gerecht zu werden, der seinen Fokus in Qualität, Kundenorientierung, Innovation und Strategie sieht.
Wie steht es um Sie? Reporten Sie noch operativ oder messen Sie bereits qualitativ?
Oliver Kreienbrink
Managing Director, ADCONIA GmbH (Oberhausen)
Jessica Murawski
Consultant, ADCONIA GmbH (Oberhausen)
