Bereits zum 15. Mal erhebt der BME derzeit mittels Umfrage die Top-Kennzahlen im Einkauf von Unternehmen aller Größen und Industrien. Der Verband hat hierzu Kennziffern zur Messung von Qualität, Struktur, Savings, Prozessen und Kosten definiert, die er regelmäßig reportet und als Benchmark zur Verfügung stellt.

Für eine jede Einkaufsabteilung – gleich welchen Gewerbes, welcher Größe und welcher Ausrichtung – gilt: Die regelmäßige Erhebung und das Reporting von Einkaufskennzahlen spielt eine wichtige Rolle im Rahmen des strategischen Einkaufs und sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Hierbei werden insbesondere die folgenden Ziele verfolgt:

• Identifikation der eigenen Position und deren Entwicklung,
• Setzung von Zielen und Prüfung der Zielerreichung,
• Benchmark mit anderen.

Die Transparenz, die mittels eines Einkaufscontrollings erreicht werden kann, bietet die Möglichkeit, Erfolge zu messen, Defizite zu identifizieren und Maßnahmen einzuleiten. Hierdurch können Kosten eingespart und Prozesse optimiert werden, was letztendlich einen entscheidenden – und messbaren – Mehrwert für das Unternehmen liefert.

Einkaufskennzahlen im Überblick

Neben altbewährten operativen Kennziffern für den Einkauf kommen vermehrt auch qualitative KPIs zum Einsatz, die die strategische Entwicklung des Einkaufs widerspiegeln. Im Folgenden möchten wir Ihnen deshalb eine Übersicht möglicher Einkaufskennzahlen an die Hand geben.

Operative Kennzahlen:

• Einkaufsvolumen (Gesamt, in Relation zum Umsatz, je Warengruppe, je Lieferant, je Artikel, je Einkaufsorganisation, je Sourcing-Region, je Mitarbeiter im Einkauf, …)
• Anzahl Bestellungen und Bestellpositionen
• TOP-Warengruppen (ABC-Analyse)
• TOP-Lieferanten (ABC-Analyse)
• TOP-Artikel (ABC-/XYZ-Analyse)
• FTE und Ressourcenverteilung im Einkauf
• Kosten der Einkaufsabteilung
• Durchschnittliche Dauer / durchschnittliche Kosten eines Bestellvorgangs
• Liefertermintreue
• Reklamationsquote
• Lagerbestand, Verbrauchswerte
• Zahlungsbedingungen, Skontonutzung

Strategische Kennzahlen:

• Vom Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen / Maverick Buying Quote
• Rahmenvertragsquote
• eCatalog-Quote
• Einkaufsvolumen über Internetausschreibungen und eAuktionen
• Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung
• Lieferantenklassifizierung /-bewertung
• Einkaufserfolg (Kostenvermeidung, Kostenveränderung, Einsparungen)
• Interne Kundenzufriedenheit
• Cash-to-Cash
• Anteil Supplier Managed Inventory

Bitte beachten Sie: Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, ebenso sind die Grenzen zwischen operativen und strategischen Kennzahlen teils fließend. Zu erkennen ist aber: Es gibt eine Vielzahl möglicher Einkaufskennzahlen.

Die richtigen Kennzahlen für die Organisation

Der Aufbau eines Reportwesens und in dessen Zuge die Definition der zu erhebenden Kennzahlen ist sehr individuell und auf das jeweilige Unternehmen und die Einkaufsabteilung zuzuschneiden. Während Basics wie Einkaufsvolumen und TOP-Kennzahlen für Warengruppen, Lieferanten und Artikel immer erfasst und dargestellt werden sollten, hat Insbesondere die Nutzung einzelner strategischen Kennzahlen (noch) nicht bei jedem Unternehmen eine Relevanz. Aus diesem Grund gilt es, für jede Einkaufsorganisation ein auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittenes Paket zu schnüren.

 

Jessica Murawski

Consultant. ADCONIA GmbH