KI-Anwendungen erobern die Unternehmen, sie übernehmen wiederkehrende Aufgaben in Prozessen, helfen beim Kunden-Service, erstellen Dokumente oder erleichtern den Dokumentenaustausch in der Supply Chain. Sie sind modern, der einzelne Prompt ist günstig, aber immer mehr klagen Unternehmen über die rasant steigenden Gesamtkosten. Wir sehen KI-Anwendungen als positiven Weg zur Prozessoptimierung, sehen aber auch die Notwendigkeit, dass jede Anwendung einen direkten Return-On-Invest haben und über eine unternehmensweite KI-Governance die Gesamtkosten gemanaged werden müssen.

Auch wenn die Kosten pro Anfrage sinken, vor allem für ältere KI-Modelle, durch teurere und leistungsfähigere Modelle und eine gestiegene Anzahl von Anfrage pro Zeiteinheit steigen bei vielen Unternehmen die Gesamtkosten für KI-Anwendungen. Das hängt vor allem auch mit der Nutzung von KI-Anwendungen zusammen. Waren es bisher meistens Standardaufgaben, wie Klassifizierung, Zusammenfassung, einfacher Kundenservice oder Übersetzung, steigt die Anzahl komplexer Anwendungen, die einher gehen mit Programmierungen, langen Dokumente und Agenten.

Der Gesamtverbrauch in den Unternehmen wächst, immer mehr Abteilungen wollen und sollen KI-Anwendungen nutzen. Durch die neuen Preisstrukturen sinken die fixen Grundkosten, wir sehen aber eine enorme Steigerung der variablen Kosten, teilweise versteckt durch den Einsatz von Agenten oder automatisierten Workflows. Und neben den reinen Lizenzkosten sind die Kosten für die Integration, Schnittstellen, Programmierung, Datenaufbereitung, API-Kosten, Hosting, Datenbanken, Monitoring und Datenschutz zu betrachten. Viele Unternehmen haben eigene KI-Teams etabliert, diese Personalkosten sind natürlich auch zu berücksichtigen.

Die zwei wichtigsten Erkenntnisse:

1. Nicht die reinen KI-Kosten sind zu betrachten, sondern die Kosten für einen Geschäftsprozess in Summe, mit und ohne KI-Nutzung.
2. Aktives Lizenz- und Nutzermanagement und Überwachung der Kosten pro Vorgang spart viel Geld ohne Qualitätseinbußen.

Wir haben mit und für unsere Kunden ein 4-Wochen Programm zum Thema KI-Kosten entwickelt, damit frühzeitig bereits die Kosten im Griff und planbar werden.

ADCONIA 4-Wochen Programm für ein Kostenmanagement vom KI-Anwendungen

Woche 1: Transparenz und Kostenmanagement etablieren

Gemeinsam mit den Kunden bringen wir Transparenz in die aktuelle Nutzung von KI im Unternehmen, wir kategorisieren Nutzergruppen, schauen uns einzelne KI-Anwendungen an und erstellen daraus ein Nutzungsprofil. Im Abgleich mit anderen Unternehmen schauen wir auch auf zusätzliche Anwendungen.

Woche 2: Verbrauch analysieren und kategorisieren

Unabhängig von der Nutzerstruktur erheben wir zunächst die Gesamtkosten für KI-Anwendungen im Unternehmen, neben den Lizenzkosten schauen wir auch auf Datensicherheit, Server, Personal und Entwicklungskosten. Diese bringen wir dann in den Abgleich zu den Nutzerprofilen, schauen uns die angewendeten KI-Modelle an und schließen damit unsere Ist-Analyse ab.

Woche 3: KI-Governance einführen, Preismodelle optimieren

Entscheidend für ein zukünftiges KI-Kostenmanagement sind die Management- und Modell-Gateways. Im ersten Gateway werden die allgemeinen Regeln zur Anwendung von KI im Unternehmen festgelegt, und Obergrenzen für Nutzung, Budget, Limits und nutzbare Modelle bestimmt. Im Modell-Gateway erfolgt die technische Steuerung dieser Vorgaben und die kontinuierliche Überprüfung der Lizenz- und Hosting-Modelle. Aus Sicht des Kostenmanagements besteht ein erheblicher Unterschied zwischen eine Souverän-Cloud, einer externen Cloud oder eine On-Prem Lösung für KI-Anwendungen.

Woche 4: Controlling und TCO Bewertungen einführen

Kostenmanagement funktioniert nur, wenn vorgegebene Budgets und TCO-Betrachtungen eingehalten und überprüft werden. Dieses gilt besonders für neue, zusätzliche KI-Anwendungen. Hier muss vergleichbar zu einem Investitions- oder Softwareantrag der Nutzen den zusätzlichen Kosten gegenübergestellt werden.

Kosten für KI-Anwendungen steigen schleichend in Unternehmen. Nach den ersten erfolgreichen Piloten wollen alle ihre Lizenz haben, vergleichbar zu einen Office-Paket. Die wirkliche Nutzung unterscheidet sich aber erheblich zwischen den Nutzen, ebenfalls vergleichbar zu einem Office-Paket. Der eine schreibt nur kurze Texte, der nächste wertet meistens einfache Tabellen aus und der dritte nutzt umfangreiche Datenbanken. Im Gegensatz zu Office-Paketen bieten KI Preismodelle aber eine viel höhere Flexibilität um ohne Qualitätseinbuße Kosten zu senken. Sprechen Sie uns gerne an.