Was wir unter SMART verstehen – Status Einkauf

Herr Müller, Einkaufsleiter eines großen Unternehmens im Anlagenbau, kommt nach einem stressigen Tag mit 100 verschiedenen Themen nach Hause. Ihm brummt der Kopf und er stellt sich die Frage: „Was habe ich den ganzen Tag gemacht? Arbeite ich zielgerichtet? Arbeit mein Einkauf effizient und effektiv? Ist mein Einkauf wirklich SMART?“

Was bedeutet eigentlich SMART ? „Smart“ als Adjektiv wird im Duden mit clever, gewitzt oder auch „von modischer und auffallender Eleganz“ beschrieben. Des Weiteren ist SMART oder auch S.M.A.R.T. aus dem Bereich des Projektmanagements bekannt und bedeutet spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.  So viel zur Theorie. Da wir aber in unseren zahlreichen Beratungsprojekten sehr häufig eine Diskrepanz zwischen Theorie und Praxis erleben und auf diese Weise viele Potentiale verloren gehen, wollen wir der Theorie hier mehr Tiefgang verleihen und die Bestandteile von S.M.A.R.T anhand eines Beispiels erläutern. Nehmen wir dazu an, dass das ursprüngliche Ziel heißt: „Kosten senken“.

S – spezifisch / specific (engl.) bedeutet, dass etwas eindeutig definiert sein muss, nicht zu vage, sondern so präzise wie möglich ohne dabei Handlungen zu beschreiben. Der Soll-Zustand bzw. das Ziel muss eindeutig beschrieben sein: „Wir müssen schnellstens die externen Kosten reduzieren.“

M – messbar / measurable (engl.) heißt, dass es messbare Parameter geben muss, anhand derer sich der Zwischenstand auf dem Weg zur Zielerreichung ablesen lässt. Beispiel: „Wir müssen schnellstens die externen Kosten von 1 Mio. € jährlich um 10% auf 0,9 Mio. € reduzieren.“

A – attraktiv / attractive (engl.) setzt voraus, dass die Ziele ansprechend und erstrebenswert sind. Da oftmals Unternehmensziele nicht 100% den eigenen Vorstellungen entsprechen, ist es schwierig davon auszugehen, dass das Ziel selbst eine Motivation darstellt. Daher ist es wichtig das „Warum“ den Ausführenden mitzugeben: „Aufgrund des stagnierenden Marktes können wir uns keine Extraausgaben leisten, daher sollten wir schnellstens die externen Kosten von 1 Mio. € jährlich um 10% auf 0,9 Mio. € reduzieren, um das Geld anderweitig investieren zu können.“

R – realistisch / reasonable (engl.) sagt aus, dass Ziele erreichbar sein müssen. Mit einer Vollzeitkraft, 20.000 Lieferanten und 5 Tagen Zeit ist das Ziel unrealistisch. Somit beschreibt das R die Einbeziehung der zur Verfügung stehenden Ressourcen im Hinblick auf die Zielerreichung.

T – terminiert / time (engl.) bedeutet, dass das Ziel mit einem fixen Datum festgelegt werden muss: „Aufgrund des stagnierenden Marktes können wir uns keine Extraausgaben leisten, daher sollten wir bis zum 31.12.2019 die externen Kosten von 1 Mio. € jährlich um 10% auf 0,9 Mio. € reduzieren, um das Geld anderweitig investieren zu können.“

Aber was hat die Definition von „SMART“ mit dem aktuellen Status von Einkaufsabteilungen zu tun? Ein erfolgreicher Einkauf setzt sich Ziele für eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Die Bandbreite der Handlungsfelder für eine Weiterentwicklung, zum Beispiel Lieferanten- sowie Materialgruppenmanagement oder Automatisierung und Digitalisierung, ist groß. Die Potenziale können jedoch nur dann ausgeschöpft werden, wenn die Basis stimmt. Der „smarte Einkauf“ sammelt, strukturiert und nutzt bereits vorhandenes Wissen und Informationen und schafft damit diese Basis. Gleichzeitig wird kategorisiert und bewertet, wo und wie zusätzliche Informationen dem Unternehmen einen konkreten, messbaren Mehrwert bringen.

Zu einem smarten Verhalten im Sinne von intelligent, klug aber auch vernünftig und umsichtig im Bereich Einkauf gehört zum Beispiel die Weitsicht, dass eine komplette Digitalisierung aller Prozesse nicht grundsätzlich zielführend ist. Die Digitalisierung bedingt immer zunächst klare und eindeutig strukturierte Prozesse, verbunden mit Regeln für die Ausführung. Und Regeln passen sich nicht automatisch an geänderte Rahmenbedingungen an. So kam es z.B. zeitweise zu enormen Überbeständen durch den Einkauf zu Beginn der letzten Finanzkrise, da automatisierte Dispositionsregeln und damit verbunden Bestellungen nicht schnell genug angepasst wurden.

Es ist „smart“ regelmäßig die IST-Situation Ihres Einkaufs zu erfassen und den SOLL-Zustand im Hinblick auf die verschiedenen Handlungsfelder für eine Weiterentwicklung Ihres Einkaufs zu definieren. Wie ist Ihr Status Quo? Unsere Experten helfen Ihnen gerne.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH (Oberhausen)

Sinja Krauskopf

Consultant, ADCONIA GmbH (Oberhausen)