In jeder Krise steckt eine Chance. Wie häufig hat man im privaten wie beruflichen Umfeld diese Aussage in der Vergangenheit gehört. Eine Krise, wie sie sich aktuell aufgrund des Corona Virus zeigt, in unserer Gesellschaft  und auch in der Wirtschaft, haben wir jedoch alle in unserer Generation noch nicht erlebt.

Allerdings gibt es, wie bei jeder Krise, für bestimmte Abläufe einen möglichen Masterplan. Am Anfang steht grundsätzlich die Erste Hilfe. Nach dem Bekanntwerden eines Notfalls organisieren sich die notwendigen Mitarbeiter, erstellen eine erste Diagnose und leisten Erste Hilfe. Danach erfolgt die Stabilisierung und bei Bedarf die Bekämpfung und Behandlung von Symptomen. Dieser Ablauf eines Rettungssanitätereinsatzes kann in weiten Teilen als Blueprint für den Umgang mit Krisen in Unternehmen übernommen werden.  In Kurzform übertragen: „Stop the bleeding – fix the business!“

Kurzfristige Handlungsfähigkeit: Diagnose und Erste Hilfe

Die ersten zwei Märzwochen 2020 haben gezeigt, dass viele Unternehmen schnell handeln und auf eine Krise reagieren können. Schon bei den ersten Corona-Infizierten in Deutschland, nach der raschen Ausbreitung in Italien haben Kunden gemeinsam mit uns die ersten Maßnahmen definiert und ergriffen. Keine externen Besucher, Meetings online und Vorbereitungen für Home-Office standen an erster Stelle und wurden vor den offiziellen Maßnahmen zur Eindämmung der Infektionsketten umgesetzt.

Neben dem Schutz der eigenen Mitarbeiter steht aktuell für den Einkauf und das Supply Chain Management die Sicherung von Lieferketten an erster Stelle. Dazu wird zeitnah Kontakt zu den wichtigsten Lieferanten aufgenommen und im Rahmen des Risikomanagements die Bewertung von z.B. Ausfallrisiken ganzer Unternehmen oder partieller Lieferketten zu bewerten und mögliche Gegenmaßnahmen definiert.

Ein weiterer, wichtiger Punkt im Rahmen der Ersten Hilfe ist die Anpassung der eigenen Bedarfsplanung zur Vermeidung von Versorgungsengpässen zu den eigenen Kunden und zur Absicherung eines niedrigen Bestandes. Häufig greifen automatisierte Bedarfsplanung auf historische Werte zurück und sehen in ihren Algorithmen keine Krise.

Ergebnissicherung: Stabilisierung des Supply Chain und Kostenmanagements

Zur Stabilisierung eines Kostenmanagements sind drei wichtige Komponenten regelmäßig zu überwachen: Planung, Lieferanten und Bestände.

Regelmäßige Abstimmung mit Produktion und Vertrieb erlaubt es dem Supply Chain Management die Bedarfsplanung schnell und aktiv an die Anforderungen anzupassen. Hier zeigt sich die Stärke einer effizienten Organisation. Besonders wichtig dabei sind Kommunikationswege und die schnelle Umsetzung durch die Mitarbeiter.

Einer der wichtigsten Bausteine einer funktionierenden und aktiven Lieferkette sind die Lieferanten. Die Anpassung der eigenen Bedarfsplanung bringt keine Vorteile, solange die Lieferanten nicht darauf adäquat reagieren können. Dazu ist eine enge Einbindung der wichtigsten Lieferanten notwendig, um ein Lieferketten-Team aufzustellen. Einkauf und Supply Chain Abteilungen, die eine regelmäßige Klassifizierung ihrer Lieferanten vornehmen sind hier klar im Vorteil, sie kennen ihre Schlüssel-Lieferanten auf Knopfdruck. Aus unserer Sicht hat sich eine Klassifizierung nach Strategischen, Schlüssel- und Kernlieferanten bewährt. Ein entsprechendes Kommunikationskonzept mit den Schlüssellieferanten wird entworfen und implementiert.

Sind die Komponenten Planung und Lieferanten stabilisiert und die notwendige Transparenz hergestellt geht es um ein aktives Bestandsmanagement. In Wachstumsphasen entstehen auf natürlichen Weg ausreichende Bestände. Kapitalbindung und Liquidität stehen nicht im Fokus, eine ausreichende Versorgung der Wertschöpfung steht im Mittelpunkt. Das ändert sich abrupt nach dem Start einer Krisensituation. Es gilt Überbestände zu reduzieren und totes Kapital zu identifizieren. Alle Bestände sind anhand der aktuellen Rahmenbedingungen neu zu bewerten und die geeigneten Maßnahmen sind umzusetzen.

Liquidität sichern: aktives Kostenmanagement durch Zero Base Budgeting

Bei jeder Art von Krise in einem Unternehmen muss nach der Formel „stop the bleeding – fix the business“ eine Prüfung aller Kosten vorgenommen werden. Da sich Krisen in den meisten Fällen durch einen Rückgang des Absatzes auszeichnen, sind synchron die Kosten zu bewerten und zu reduzieren. Wie bei der Klassifizierung von Lieferanten, um schnell auf die systemrelevanten unter ihnen zu reagieren, sind Unternehmen klar im Vorteil, die ihre Kosten klassifiziert haben. Eines der mächtigsten Tools in diesem Zusammenhang ist das Zero Base Budgeting. Beim Zero Base Budgeting wird der Ansatz verfolgt, die Minimum Kosten zu ermitteln, die als absolutes Minimum für den Betrieb einer Abteilung oder eines Bereiches notwendig sind. Wird für ein Unternehmen z.B. die Ausbringungsmenge auf 1.000 Einheiten gesetzt, wird für jede Abteilung bestimmt, welche Kosten für diese Ausbringungsmenge als absolutes Minimum notwendig sind. Dieses gilt für sowohl für Personal als auch für Material und Ausstattung.

Alle Kosten, die darüber gehen, sind mit ihren jeweiligen Auswirkungen auf das gewünschte Unternehmensergebnis zu bewerten. Kann z.B. durch eine zusätzliche Software die für die Ausbringungsmenge notwendige Leistungen schneller erzielt werden, ist dieses in Relation zu den insgesamt zur Verfügung stehenden Mitteln zu setzen und mit anderen auch notwendigen Maßnahmen abzugleichen. Es findet eine fortlaufende Kosten- und Mehrwertbetrachtung statt, wobei der Deckel die maximale zur Verfügung stehende Liquidität während des Betrachtungszeitraums ist. Alle zusätzlichen Kosten, die über den Zero Base Ansatz herausgehen, werden in einer abgestimmten Aktion für das gesamte Unternehmen betrachtet und die noch vorhandenen Mittel nach einem strukturierten Ranking dann verteilt. So entsteht eine Klassifizierung von Kosten, die bei einer weiteren Veränderung der Krise und auch nach einer Erholungsphase schnell neu bewertet werden können.

Nutzen Sie die Chance einer Krise

Die Umstellung eines Kostenmanagements auf ein Zero Base Budgeting ist für eine Organisation ein hervorragendes Mittel auch kurzfristig in einer Krisensituation auf veränderte Umfelder adäquat zu reagieren. Gelernte Prozesse und Kosten-Speck werden transparent. Liquidität wird gesichert und für den notwendigen Anschub, sobald die Wirtschaft wieder Fahrt gewinnt, ist gesorgt.  Wir als ADCONIA stehen Ihnen gerne mit unserer Expertise im Bereich Kostenmanagement und Krisenbewältigung zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.

Autoren: Oliver Kreienbrink und Gregor van Ackeren