Die Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses ist ein wichtiger Trend im Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement. Source-to-Pay, abgekürzt als S2P, umfasst den Prozess von der Identifikation eines geeigneten Lieferanten oder Dienstleisters bis zur abschließenden Zahlung für dessen Produkte oder Dienstleistungen. Er verläuft regelmäßig über Abteilungsgrenzen hinweg, birgt Medienbrüche sowie große Anteile manueller Tätigkeiten – und damit fast immer auch erhebliche Effizienzpotenziale.

Reduzierung der Prozesskosten durch gezielte Digitalisierung im S2P-Prozess

Mit Hilfe einer zeitgemäßen Ausstattung an digitaler Unterstützung kann man den S2P-Prozess jedoch in weiten Teilen automatisieren und damit den eigenen Prozessaufwand wesentlich reduzieren.

Zahlreiche empirische Studien haben die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Source-to-Pay-Prozess untersucht. Hier sind einige der wichtigsten empirischen Ergebnisse im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses:

1. Gesteigerte Effizienz:

Einer der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung ist die verbesserte Effizienz, indem manuelle Aufgaben reduziert und Prozesse automatisiert werden. Eine Studie der Hackett Group (The Hackett Group „The Digitalization of Procurement,“ 2020) dazu ergab, dass dies die Effizienz des Beschaffungsprozesses um bis zu 40 % steigern kann.

2. Verbesserte Compliance:

Die Digitalisierung erleichtert es den Beschaffungsteams, die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und -vorschriften zu verfolgen und durchzusetzen. Durch automatisierte Arbeitsabläufe und Berichtsfunktionen kann sichergestellt werden, dass alle Beschaffungsaktivitäten mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften übereinstimmen. Eine Studie von McKinsey (McKinsey & Company, „Digitizing the procurement process: the time is now,“ 2019) hat ergeben, dass Unternehmen, die ihren Source-to-Pay-Prozess digitalisiert haben, eine 50-prozentige Verringerung der Compliance-Verstöße erreicht haben.
3. Verbessertes Kostenmanagement:

Die Digitalisierung kann auch zu einem verbesserten Kostenmanagement führen, indem sie natürlich einerseits einen besseren Einblick in die Ausgabenmuster bietet und effektivere Verhandlungen mit Lieferanten ermöglicht. Andererseits ermöglicht sie auch „harte“ Prozessverbesserungen, wie digitale Anbindungen (die Medienbrüche und damit Aufwände reduzieren), verbesserte Beschaffungssteuerung (die Maverick Buying reduziert) und Early Payment Initiativen, die zu ebenso „harten“ Preisvorteilen führen. Eine Studie von McKinsey (McKinsey & Company (2016); Digital Procurement: The Benefits Go Far Beyond Efficiency / https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/digital-procurement-the-benefits-go-far-beyond-efficiency) ergab, dass die Digitalisierung zu Kostensenkungen von bis zu 25 % führen kann.

4. Verbessertes Datenmanagement:

Die Digitalisierung ermöglicht es den Beschaffungsteams, große Datenmengen effizienter zu sammeln und zu analysieren. Die Daten können genutzt werden, um Muster zu erkennen, die Leistung von Lieferanten zu verfolgen und Beschaffungsprozesse zu optimieren. Eine Studie von Ardent Partners (Ardent Partners (2018); The State of ePayables 2018: Convergence. https://www.ardentpartners.com/research-publications/the-state-of-epayables-2018-convergence/) ergab, dass Unternehmen, die ihren Source-to-Pay-Prozess vollständig digitalisiert haben, eine bessere Datenqualität aufweisen und die eigenen Daten schneller und besser für die Entscheidungsfindung nutzen können.

5. Erhöhte Agilität:

Die Digitalisierung ermöglicht es den Beschaffungsteams, schneller auf Veränderungen der Marktbedingungen und der Lieferantenleistung zu reagieren. Daten und Analysen in Echtzeit ermöglichen es den Beschaffungsteams, potenzielle Störungen zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor sie sich auf die Lieferkette auswirken. Eine Studie von Deloitte (Deloitte, „Digitizing Procurement: Reinventing the Source-to-Pay Process,“ 2019) ergab, dass digitale Beschaffungsorganisationen das Risiko in der Lieferkette um 20 % senken konnten.

Die Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses führt demnach nachweislich zu erheblichen Verbesserungen in Bezug auf die Effizienz, Compliance, Preise, das Datenmanagement und die Zusammenarbeit generell.

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