„Eine Strategie ist wichtig. Ohne Strategie leben oder arbeiten wir von Tag zu Tag und geben vermutlich unser Bestes.“, so Autor Oliver Kreienbrink. Aber es fehlt am Ziel unserer Arbeit, es fehlt an der Motivation durch das erfolgreiche Ergebnis unseres Handelns und es ist nicht sicher zu stellen, ob im Team jeder am gleichen Ziel arbeitet. Um eine Einkaufsstrategie zu definieren, bedarf es fünf Eckpfeiler: Wissen, Trends, Gestaltungsfelder, Zielfelder und den Nordstern. Wie wir erfolgreich Einkaufsstrategien entwickeln, möchten wir kurz vorstellen.

1. Wissen, wo man steht und welche Herausforderungen man sich stellen muss

Jede Einkaufsabteilung ist einzigartig. Die Menschen, die in dieser arbeiten, die historisch gewachsenen Prozesse, die Anforderungen des Unternehmens, die eingesetzten Softwarelösungen und die Lieferantenbeziehungen definieren eine Einkaufsabteilung. Und um zu wissen, wo man hinwill, muss zuerst der eigene Reifegrad festgestellt werden. Und hier zeigen sich meistens bereits kurzfristige Optimierungspotenziale und Ziele für die nahe Zukunft. Eine Bestandsaufnahme hilft vielen Organisationen, einmal kurz zur Seite zu treten und einen Blick auf die eigene Positionierung zu finden.

2. Trends, Innovationen und Best Practice kennen und verstehen

Die eigenen Prozesse und Strukturen optimieren, Verschwendung vermeiden und Innovations-Angebote von Lieferanten bewerten sind wichtige Maßnahmen für das tägliche Geschäft in einer Einkaufsabteilung. Für die Entwicklung einer Einkaufsstrategie sollte der Blick weiter gefasst werden. Trends wie KI oder Blockchain, die Entwicklung von vernetzten Supply Chains oder Digitalisierung sind wichtige Erfolgsfaktoren für den Einkauf in der Zukunft und bieten viele Potenziale. Um die Anwendungsmöglichkeiten für die eigene Einkaufsabteilung zu bewerten, muss man diese verstehen und durchdringen. Neben dem Tagesgeschäft keine leichte Aufgabe und leider selten priorisiert. Aber ohne Blick über den Tellerrand lässt sich die richtige Einkaufsstrategie nur bedingt festlegen.

3. Die fünf Gestaltungsfelder für Einkaufsabteilungen: Mensch, Methodik, Prozess, Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Neben den Ergebnissen einer Reifegradbewertung und den allgemeinen Trends und Innovationen für Einkaufsabteilungen müssen für eine Einkaufsstrategie stets die Gestaltungsfelder Mensch, Methodik, Prozesse, Digitalisierung und Nachhaltigkeit betrachtet werden. Dabei geht es um die Attraktivität des Arbeitsplatzes, welche Methodik und damit welches Wissen wird in der Einkaufsabteilung benötigt, wie verändern sich Prozesse und welche Auswirkungen hat die interne und externe Digitalisierung auf diese und nicht zu vergessen die vorhandenen und neuen Herausforderungen bezogen auf das Thema Nachhaltigkeit. Hier hilft es häufig sich ein Zielbild heute in 5 Jahren zu entwerfen und die notwendigen Schritte zu diesem Zielbild aufzuzeichnen.

4. Zielfelder des Einkaufs: Kosten, Versorgung, Compliance und Innovationen

Am Ende geht es für jede Einkaufsabteilung um die Erzielung der optimalen Kosten für die Beschaffung von Material und Dienstleistungen. Dazu kommt die Sicherstellung der Versorgung über compliance-sicheren Prozesse und Strukturen und die Brücke in den Beschaffungsmarkt für Innovationen. Die einzelnen Zielfelder sind in ihrer Ausprägung zu bestimmen und zu bewerten. Kennzahlen helfen, Ziele greifbar zu gestalten.

5. Einen Nordstern bestimmen

Eine im stillen Kämmerlein entwickelte Einkaufsstrategie, gesichert in einer Schublade, bringt nichts. Die Kommunikation ist eines der wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Entwicklung einer Einkaufsstrategie. Wir empfehlen einen Nordstern, eine knappe und verständliche Vision für den Einkauf, die im Einklang mit den Zielen steht. Und dieser muss kommuniziert und verstanden werden. Durch die Mitarbeiter im Einkauf, durch die Gesamtorganisation und durch die Geschäftspartner. Der Nordstern eignet sich auch für den schnellen Abgleich von Einzelmaßnahmen und Strategieentscheidungen mit dem Gesamtziel einer Einkaufsabteilung. So können z.B. nach einer Verhandlung die Ergebnisse mit dem Nordstern abgeglichen werden mit der Fragestellung: Haben wir mit diesem Lieferanten alle unsere Ziele der Einkaufsstrategie erreicht oder angesprochen?

ADCONIA – Außerhalb des Gewöhnlichen.

Beratung für Einkauf, Supply- und Value Chain mit dem Fokus auf Kostenmanagement, Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Nachhaltigkeit.