Krisenmanagement im Einkauf – man kann sich auf vieles vorbereiten, doch jede Krise die einen Einkauf trifft ist individuell und hat eigene Gesetzmäßigkeiten. Trotzdem muss schnell reagiert und möglichst rationale Entscheidungen getroffen werden. Ein wichtiges Tool dabei ist eine Erste Hilfe Checkliste, damit nichts vergessen wird. Vergleichbar zu Vorgehensmodelle von Rettungssanitätern hilft eine Checkliste die wichtigsten Punkte zu bedenken, zu bewerten und entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Daher: Take Care für den Einkauf in einer Krise.

Die Checkliste für das Krisenmanagement im Einkauf sollte mindestens folgende Unterpunkte enthalten:

1. Mitarbeiter / Personal
2. Lieferketten
3. Dienstleister
4. Bedarfsplanung
5. Bestandsmanagement
6. Lieferantenmanagement

Mit diesen sechs Punkten verschafft sich ein Einkauf schnell einen Überblick und kann Maßnahmen kurzfristig einleiten.

Mitarbeiter:

Sind Vertreterregelungen klar definiert? Wie können Ausfälle von Mitarbeitern im Gesamtkontext aufgefangen werden? Haben die Mitarbeiter die notwendige Ausstattung für HomeOffice?

Lieferketten:

Gibt es für Lieferketten aus Logistik-Sicht kritische Bereiche wie Häfen oder Landesgrenzen? Sind ausreichend Informationen über Lieferungen und deren Status vorhanden?

Dienstleister:

Liegen genügen Informationen über notwendige Dienstleister (verlängerte Werkbank, Werksschutz, Logistik, etc.) vor und wer steuert diese Informationen? Sind die IT-Systeme und Dienstleister im Blickfeld des Einkaufs?

Bedarfsplanung:

Hat die Krise Auswirkungen auf die eigene Wertschöpfung? Müssen Bestellmengen entsprechend angepasst werden? Müssen Rahmenverträge erhöht werden und Forecast-Meldungen angepasst werden?

Bestandsmanagement:

Sind die systemseitigen Bestandswerte aktuell? Müssen Dispositionsregeln angepasst werden? Werden automatisiert disponierte Artikel in der gleichen Menge wie in der Historie weiterhin benötigt?

Lieferantenmanagement:

Gibt es einen Ablaufplan für die regelmäßige Bewertung von Risiko-Lieferanten? Wurde ein Kommunikationskonzept zur engen Begleitung von Systemrelevanten Lieferanten installiert?

Take Care endet nicht mit dem Erste Hilfe Koffer, wenn der Einkauf stabilisiert ist muss natürlich noch die neue, richtige Einstellung für die nächsten Monate gefunden werden.  Damit einhergehend sollten das Krisenmanagement konstruktiv bewertet und notwendige Schlüsse für die Zukunft daraus abgeleitet werden.

Gelebte Praxis in ein aktives Risikomanagement, auch für den Krisenfall zu überführen und mit Best Practice anzureichern ist die Aufgabe unsere Experten. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf den Austausch.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH

Gregor van Ackeren

Managing Director, ADCONIA GmbH