Optimierung Indirekter Kosten (1/8): Handlungsfeld „Bedarfssteuerung“

Mit der steigenden Anzahl eher pessimistischer Prognosen für das Wirtschaftswachstum in 2019 (u. a. OECD, IWF, Wirtschaftsweisen, IDW) setzen die Unternehmenslenker die Optimierung der Indirekten Kosten wieder auf die Agenda.

Zur Umsetzung dieser Anforderung durch den Procurement Manager existieren in der Praxis zahlreiche Ansatzpunkte zur Ermittlung von Optimierungshebeln, die wir in unserem Beratungsalltag in die acht Handlungsfelder Einkauf, Bedarfssteuerung, Spezifikation, Anbindung, Compliance, Finanzstrom, Kostenmanagement und Steuerung zusammengefasst haben.

Ziel der „Bedarfssteuerung“ ist die Absenkung des Kostenniveaus durch eine Reduzierung des Materialeinsatzes eines spezifischen Materials.

Dies kann direkt durch eine stärkere Reglementierung des Verbrauchs bzw. der Entnahmen des Materials erfolgen.

• Ein Beispiel aus dem Bereich der persönlichen Schutz-Ausrüstung ist die Limitierung und kontrollierte Ausgabe (Ausgabeautomat) der verfügbaren Einheiten von Artikeln (Handschuhe, Sicherheitsschuhe) je Periode. Mit dieser Maßnahme lassen sich Missbrauch und Schwund wirksam reduzieren.
• Eine weitere Option ist die Reglementierung des Verbrauchs, z. B. von Kopierpapier. Die Einführung digitalisierter Workflows, Formulare und Dokumente hat dabei freilich den größten Effekt, da die Notwendigkeit des Druckens gleich ganz entfällt. Aber auch der nur noch autorisierte Ausdruck von Dokumenten an zentralen Multifunktionsgeräten – anstatt unkontrolliertes Ausdrucken an Arbeitsplatzdruckern – erlaubt es, unnötige Ausdrucke und damit Verschwendung zu reduzieren.
• Im Bereich der Gebäude-Dienstleistungen ist die Flächenverdichtung im Hinblick auf z. B. die Kosten der Gebäudereinigung eine Handlungsoption. Durch Reallokation der genutzten Flächen (Werden z. B. wirklich alle Schulungsräume regelmäßig genutzt? Wie viele Büros stehen im gesamten Haus leer?) lassen sich möglicherweise Flächen identifizieren, die nicht oder kaum noch genutzt werden. Entsprechend könnte dort auch die Intensität und der Bedarf an Reinigungsleistung reduziert werden.

Darüber hinaus ist auch eine Substituierung durch kosteneffizientere Alternativartikel oder Dienstleistungen eine Handlungsoption. So ist nach Wachstumsphasen regelmäßig die Bereinigung der Sortimente im B- und C-Artikelbereich angezeigt. Ziele dabei sind die Konsolidierung und Standardisierung

• der erforderlichen Materialstandards in cross-funktionalen Teams
  („Wie viele verschiedene Specs sind im Bereich der Kartonagen/Verpackungen wirklich notwendig?“)
• der aktuellen Kernbedarfe und -sortimente
  („Wie viele unterschiedliche Hersteller für vergleichbares Material müssen tatsächlich im Portfolio geführt werden?“), sowie
• der höchstwahrscheinlich an- bzw. wildgewachsenen Lieferantenbasis.

Die dazu notwendige fachübergreifende Arbeit dient natürlich zunächst zur Erzielung von Skaleneffekten beim Material und der Erhöhung der Prozesseffizienz, zahlt aber nicht zuletzt auch auf die Akzeptanz der Kernsortimente und damit auf die Bestelldisziplin ein.

Im Anschluss ist bei der Durchführung einer entsprechenden Marktinitiative zur Aktualisierung des Preisniveaus zur neuen Artikel- und Mengenbasis dann wieder einkäuferisches Handwerkszeug gefragt. Aber dazu dann mehr in Teil 5 unserer Beitragsreihe.

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 200 Projekten aus mehr als 15 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner, ADCONIA GmbH (Oberhausen)