Es ist offensichtlich, wie sich durch die Covid-19-Pandemie unser Geschäftsleben und das der meisten unserer Kunden grundlegend verändert. Die aktuelle Situation hat zahlreiche unserer Kunden dazu gebracht, neue Wege zu gehen. Und Prozessoptimierung zu einem integralen Bestandteil der gesamten strategischen Planung zu machen.

Es sind vor allem diese Unternehmen, die mit Hilfe intelligenter Prozessoptimierung die Krise vergleichsweise gut meistern. Die stringente Digitalisierung der relevanten und vor allem vorher auditierten Geschäftsprozesse zeigt jetzt ihre Vorteile. Auch in schwierigen Umfeldern können Abläufe stabil aufrechterhalten werden.

Prozessorientiertes Business Development mithilfe intelligenter Technologien und Tools

Dieser Trend des prozessorientierten Ansatzes zur Entwicklung der eigenen Organisation wird sich aus unserer Sicht stärker denn je verfestigen.

Denn mittlerweile stehen auch zahlreiche smarte und effektive Werkzeuge zur Verfügung, die zudem mehr und mehr zusammenwachsen. Das Stichwort oder auch der technologische Megatrend in diesem Zusammenhang ist die Hyperautomatisierung.

Hyperautomatisierung meint die integrative Nutzung fortschrittlicher Technologien, wie z. B. Intelligent Business Process Management (iBPM), Natural Language Processing (NLP), Enhanced Optical Character Recognition (OCR), künstlicher Intelligenz (Kl) und maschinellem Lernen zur Automatisierung zusammenhängender Prozesse. Daneben nutzt die Technologie weitere Tools, wie z. B. Process Mining, um auch die Automatisierung selbst zu analysieren, Prozess-Kennzahlen zu messen, zu überwachen und neu zu bewerten.

Prozessautomatisierung – Weg von der Automatisierung einzelner Aufgaben hin zum End-to-end-Prozess

RPA bildet noch immer die Grundlage der Prozessautomatisierung, stößt aber immer häufiger seine Grenzen. Einzelne, klar strukturierte und regelbasierte Aufgaben lassen sich mit RPA einfacher als bisher automatisieren.  Aber die wenigsten End-to-End-Prozesse folgen diesem Schema.

Bei der Hyperautomatisierung hingegen werden Prozesse stets durchgängig automatisiert. Die Technologie kann komplexere, variierende Muster erkennen und ist lernfähig. Das System verbessert kontinuierlich seine Fähigkeiten, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind. Kognitive Aufgaben können somit durch die Algorithmen der Kl und deren automatisches, menschenähnliches Verständnis gelöst werden.

Anwendungsfälle für Hyperautomatisierung aus unserer täglichen Beratungspraxis

Auswertung von Lieferantenselbstauskünften: Insbesondere in Zeiten, in denen Themen wie Lieferkettentransparenz, CO²-Footprint und andere Nachhaltigkeitsthemen die öffentliche und politische Diskussion bestimmen, ist es für Unternehmen von herausragender Bedeutung, die eigenen Lieferketten gut zu kennen. Die Folgen der Entwicklung für Unternehmen sind erhöhte Haftungsrisiken und ebenso erhöhter Druck, umfassende Transparenz über Wertschöpfungsketten hinweg zu erlangen. Lieferanteninformationen werden Kunden allerdings in der Regel unstrukturiert und in nicht standardisierter oder systematischer Art und Weise zur Verfügung gestellt. Die gezielte Sichtung und Auswertung dieser Informationen binden erhebliche Kapazitäten. Hier hilft automatische Texterkennung, den stetigen Strom an Informationen über Materialien, Lieferanten und Märkte strukturiert auszuwerten und nach festgelegten Kriterien und Inhalten für das eigene Unternehmen interpretierbar zu machen.

Systematische Erfassung von Herkunftsinformationen von Materialien: Im internationalen Warenverkehr spielt der Ursprung einer Ware eine wichtige Rolle. Aus ihm werden unterschiedliche Rechtsfolgen, insbesondere zur Anwendung von Zolltarifen, Genehmigungspflichten oder Vorzugsbehandlungen abgeleitet. Vor dem Versand von Waren an ausländische Kunden sind der deutschen Zollverwaltung daher zahlreiche Informationen, Nachweise und Erklärungen bzgl. Herkunft der Waren einzureichen. Diese Informationen und Nachweise umfassen dabei nicht nur das Endprodukt, sondern auch in ihm verbaute Rohstoffe und Vorprodukte. Die entsprechenden Herkunftsinformationen und -nachweise finden sich regelmäßig auf den Warenrechnungen wieder. Bei der Anmeldung des Warenverkehrs entsteht demnach regelmäßig ein enormer Aufwand bei der Sichtung und Erfassung der Ursprungsinformationen der verbauten Rohstoffe, Halbzeuge und Komponenten. Automatische Texterfassung ist das grundlegende Werkzeug, um sukzessive eine chargen-, lieferanten- und materialtreue Ursprungsdatenbank aufzubauen und die benötigten Informationen und Nachweise auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen.

Abgleich der Informationen aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung: Im Idealfall entsprechen die Informationen, wie Artikelnummer, -bezeichnung, Menge, Preis etc., aus der Bestellung denen aus Lieferschein und Rechnung. Das das in der Praxis nicht immer so ist und erhebliche manuelle Prüfungs- und Aufklärungsaufwände verursacht, erfahren wir immer wieder in unseren Projekten. Zwar verbessern digitale Schnittstellen und Workflows in P2P-Systemen die Ausgangslage. Aber noch immer werden große Teile der angesprochenen Dokumente auf Papier oder als PDF-Dokumente versendet und anschließend manuell weiterbearbeitet. Die automatisierte Erfassung der Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten- und Lieferanten-Formaten, deren Überprüfung, ggf. gezielte Weitergabe im Falle von Abweichungen oder aber Zuführung zur Zahlung – oder in einen Gutschriftsrechnungsprozess – ermöglicht eine wesentliche Reduzierung der Aufwände im Rechnungsmanagement-Prozess.

In genau diesen Bereichen finden wir beispielsweise regelmäßig wesentliche Hebel zur Realisierung von Prozesseffizienzen.  Die Lösung ist eine Kombination aus verschiedenen Technologien, Fähigkeiten und automatisierten Abläufen mit folgendem Ziel:  Die Erkennung, Kategorisierung und Extraktion von Informationen in bzw. aus Dokumenten, um Informationen dort zu platzieren, wo unsere Kunden diese zur Automatisierung und Analyse von Daten benötigen.

Sehr gute Erfahrungen haben wir dabei mit der KI-Plattform “Konfuzio” unseres Netzwerkpartners Helm & Nagel GmbH gemacht. Sie ist selbständig anpassbar, stetig lernend und integrier- sowie erweiterbar. Die Plattform wurde 2020 mit dem „Digital Champions Award“ als Vorreiter im Bereich “Digitale Prozesse & Organisation” ausgezeichnet.

Analyse geschäftskritischer Prozesse und Auswahl der richtigen Ziele für die Automatisierung

Ein adäquater methodischer Ansatz ist aus Sicht der meisten Experten die Voraussetzung für einen erfolgreichen Transformationsprozess. Um zielgerichtet agieren zu können, sollte er verschiedene Grundkomponenten umfassen. Dazu zählen die Identifikation der relevanten Geschäftsprozesse und
-vorfälle, die Bewertung der Automatisierungspotenziale, die Bewertung und Simulation der Auswirkungen auf das Unternehmen sowie die Optimierung der Prozesse bereits vor ihrer Automatisierung.

Die erste Voraussetzung ist daher die Identifikation und gründliche Dokumentation der Prozesse, die schwerpunktmäßig manuelle Workflows enthalten, die Mitarbeiter-Ressourcen binden und ein hohes Fehlerpotenzial oder andere Qualitätsprobleme haben.  Darauf basierend lässt sich herauszufinden, wo eine Automatisierung sinnvoll ist und wo nicht.

Im standardisierten Verfahren unseres Digital Value Navigators bewerten wir systematisch, strukturiert und monetär die unternehmensindividuellen Mehrwerte von Prozess-Digitalisierung. Unabhängig von Lösungsanbietern werden die Aspekte Bestandsaufnahme, Optimierungsansätze und notwendige Investitionsentscheidung vereint. Unsere Kunden sind damit in der Lage, die passende Automatisierungstechnologie für ihren konkreten Anwendungsfall auswählen, die Prozesse vor der Automatisierung zu optimieren und zu vereinfachen.

Priorisierung von RPA-Einführungen mit hoher Wirkung und hohem ROI

Welche die für Ihre Organisation relevanten – und vor allem werthaltigen – Teilprozesse mit hohem Automatisierungspotenzial sind, finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus. Wir entwickeln eine angemessene Implementierungsstrategie, finden die für Sie passenden Lösungspartner und sichern Ihren ROI. Sprechen Sie uns an!

Adconia gibt Orientierung für den elektronischen Beschaffungsprozess

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 200 Projekten aus mehr als 15 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner. ADCONIA GmbH