Den vollen Impact bringen Programme und Maßnahmen im Einkauf stets nur dann, wenn die gesamte Einkaufsorganisation an einem Strang zieht. Das heißt, wenn sämtliche Beschaffungen – auch die, die außerhalb der Einkaufsabteilung getätigt werden, innerhalb der vom Einkauf vorgesehenen Strukturen durchgeführt werden. Noch konkreter formuliert, bedeutet das, dass bei den Lieferanten bestellt wird, mit denen der Einkauf optimierte Preisniveaus und Konditionen verhandelt wird, dass sich aus den vom Einkauf verhandelten Produkt- und Dienstleistungsportfolien bedient wird, dass die vom Einkauf festgelegten Bestellwege eingehalten werden und so weiter.

Maverick Buying – nicht steuerbare Beschaffung

Das Gegenteil vom eben Skizzierten wird als Maverick Buying bezeichnet. Es meint, das unkontrollierte, nicht abgestimmte und damit nicht steuerbare Beschaffen innerhalb eines Unternehmens. Es begegnet uns regelmäßig, wenn Abteilungen eigenmächtig Materialien oder Dienstleistungen kaufen, ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen. Die Nutzung nicht optimaler Einkaufspreise und -konditionen, mangelnde Revisionsfähigkeit und Verlust von Verhandlungshebeln bei den tatsächlich strategischen Lieferpartnern ist die Folge.

Maßnahmen zur Vermeidung von Maverick Buying

Die Verringerung der unkontrollierten Ausgaben im Beschaffungswesen ist ein wiederkehrendes Ziel für unsere Kunden, die ihre Einkaufsprozesse optimieren, die Kosten kontrollieren und die Lieferantenbeziehungen verbessern wollen. Hier sind einige der wichtigsten Maßnahmen zur Bewältigung dieser Herausforderung:

1. Klare Beschaffungsrichtlinien, -zuständigkeiten und -verfahren:

In unseren Projekten hat sich der Aufbau hybrider Einkaufsorganisationen bewährt. Hybrid in dem Sinne, dass die Gestaltungshoheit der grundsätzlichen Einkaufs- und Beschaffungsstrukturen, Richtlinien, strategischen Ziele und Maßnahmen (Governance) in einer zentralisierten Abteilung zusammengefasst ist. Übergeordnetes Ziel ist dabei, die Kaufkraft zu konsolidieren, Prozesse zu standardisieren und die Kontrolle über die Ausgaben zu verbessern. In dieser Abteilung liegt die Verantwortung für die Entwicklung und Veröffentlichung klarer Beschaffungsrichtlinien und -verfahren, die den ordnungsgemäßen Beschaffungsprozess definieren, von der Anforderung über die Genehmigung und die Ausstellung von Bestellungen bis hin zur Freigabe von Rechnungen.
Dies beinhaltet auch effiziente Genehmigungs-Workflows, die Kaufanträge zur Prüfung und Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten und so die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.

2. Benutzerfreundliche Beschaffungssysteme:

Von fast schon grundlegender Bedeutung für das Funktionieren einer solchen hybriden Organisation ist die Nutzung einer benutzerfreundlichen Beschaffungssoftware, die den Einkaufsprozess end-to-end (Source-to-Pay) vereinfacht und es den Mitarbeitern leicht macht, die festgelegten Verfahren zu befolgen. Ein wichtiges Stichwort ist hier „Guided Buying“. Ziel ist dabei, die Nutzung der vom Einkauf gewünschten Beschaffungswege und -strukturen maximal zu vereinfachen – und die Nutzung der nichtgewünschten maximal zu erschweren oder unattraktiv zu machen. Digitale Lieferantenkataloge mit ausgehandelten Preisen und Konditionen vereinfachen die Abwicklung und unterstützen Mitarbeiter bei ihren Kaufentscheidungen. Die Ausgaben außerhalb von Verträgen lassen sich so bereits signifikant minimieren. Automatisierte Genehmigungs-Workflows sichern darüber hinaus das 4-Augen-Prinzip ab.
Natürlich wird es auch immer den „Tail Spend“ – das karierte Maiglöckchen“ – geben. Damit meinen wir die geringwertigen, nicht zum Kerngeschäft gehörenden Einkäufe, die trotzdem notwendig sind. Ziel für diesen Teil der Ausgaben ist es, im Beschaffungssystem einen effizienten Prozess mit festgelegten Rahmenkonditionen (z. B. ein offener Marktplatz mit transparenten Preisstrukturen) bereitzustellen, um die Ausgaben in der Folgeperiode auswerten und sukzessive optimieren zu können.

3. Ausgabenanalyse:
Ebendiese regelmäßige Analyse der Ausgabendaten auch auf Basis des Gesamtspends erlaubt es erst, um untypische Ausgabenmuster und deren Ursachen zu ermitteln. Dies dient der strategischen Entscheidungsfindung.

4. Lieferantenmanagement:
Der Aufbau enger Beziehungen zu Vorzugslieferanten – und vor allem die Kommunikation diesbezüglich – hat bereits zur Folge, dass diese stärker im Fokus der Bedarfsträger stehen, öfters genutzt werden und damit der Hebel für weitere Preisverhandlungen vergrößert wird. Regelmäßige Bewertung der Lieferantenleistung. Hilfreich ist auch, im Rahmen des Lieferantenmanagements Compliance-Programme zu erstellen, die Anreize für die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien schaffen und Leistungsrückmeldungen geben.

5. Durchsetzung der Einhaltung durch Verfolgung von Einsparungen:

Die oben beschriebenen Maßnahmen lassen sich im Wesentlichen nur cross-funktional erfolgreich gestalten. Das Engagement der wichtigsten Stakeholder, einschließlich der Geschäftsleitung ist daher erfolgskritisch, um die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften zu fördern und ihre strategische Bedeutung zu betonen. Die Durchsetzung von Sanktionen für die Nichteinhaltung der Beschaffungsrichtlinien, einschließlich disziplinarischer Maßnahmen, falls erforderlich, wird häufig als entscheidend genannt.

Unsere Erfahrung dabei ist eine andere: Die Schaffung von Anreizen und Anerkennungsprogrammen, um Mitarbeiter zu belohnen, die sich konsequent an die Beschaffungsrichtlinien halten, ist erfolgversprechender. Die Motivation steigt spürbar, sobald die Ziele zu gemeinsamen Zielen werden.

Der Messung und Kommunikation der Kosteneinsparungen, die durch regelkonforme Beschaffungsprozesse erzielt werden, kommt hier eine entscheidende Rolle zu.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verringerung der unkontrollierten Ausgaben im Beschaffungswesen einen vielschichtigen Ansatz erfordert, der klare Richtlinien, die Einführung von Technologien, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen umfasst. Im Ergebnis steht eine bessere Kontrolle über die Ausgaben, eine erheblich verbesserte Compliance und – nicht zuletzt – Kosteneinsparungen.

ADCONIA – außerhalb des Gewöhnlichen

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 250 Projekten aus mehr als 20 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung der Einkaufsteams unserer Kunden.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.