Wenn die Beschaffung für direktes und indirektes Material optimiert wurde und die Maverick Buying Quote unter 20 % angekommen ist, beginnt die wirkliche Arbeit für den Einkauf. Für eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen haben sich über die Jahre individuelle Prozesse etabliert, teilweise sogar Personenabhängig. Und meistens so individuell, dass eine Anpassung eines ERP-Systems auf wenige Sonderfälle in keinem Kosten-Nutzen Verhältnis steht.

Dabei gibt es drei Optionen, um die Maverick Buying Quote weiter zu senken:

1. Aus nicht definierten Sonderlösungen definierte Beschaffungsprozesse definieren und damit legitimieren
2. Den Einsatz von verschiedenen Softwarelösungen für die verschiedenen Sonderfälle
3. Workflows selbst programmieren

Vor allen drei Optionen steht natürlich stets der wichtigste Optimierungsschritt: Vielfalt reduzieren. Die letzten 10 % bis 20 % Maverick Buying zeichnet sich durch eine Vielfalt von Prozessen und Geschäftsvorfällen aus. Beispiele sind häufig die Beschaffung von Energie, Versicherungen, Verwaltungsbedarfe, Dienstleistungen, Beratung, Agenturen, Reisen oder Anwälte. Alle diese Geschäftsvorfälle zeichnen sich durch unterschiedlichste Verantwortlichkeiten, geringe Standardisierbarkeit der Leistungen sowie unregelmäßige Zeitpunkte der Bedarfe. Und diese Attribute sorgen dafür, dass eine Abbildung in Standardprozessen in einem ERP-System herausfordernd ist.

Für einige dieser Bedarfsarten gibt es spezialisierte, sehr gute Softwarelösungen (Anwälte, Agenturen oder Dienstleistungen). Besonders für Dienstleistungen lässt sich auch ein vorhandenes Katalogsystem entsprechend nutzen. Daher kann es durchaus von Vorteil sein, die Option 2 sich für einzelnen Bedarfsarten genauer anzuschauen. Auch Option 1 kann sinnvoll sein. Ein Beispiel ist Energie. Durch die Legitimierung eines speziellen Prozesses muss der Energieeinkauf nicht in das Korsett einer ERP-Lösung gezwungen werden.

Die sicher einfachste Methode, um individuelle Prozesse abzubilden, sind Workflow-Builder, oder auch low code Platforms genannt. Bei diesen können Prozesse als interaktiver Workflow abgebildet werden ohne große Programmierkünste zu besitzen. Ein Beispiel ist ein neuer Mitarbeiter, für den ein Arbeitsplatz eingerichtet werden muss, der einen Laptop benötigt und eine Zutrittskarte für die Kantine. Um jedes Maverick Buying auszuschließen muss sich das Facility Management um den Schreibtisch kümmern (vlt. einen gebrauchten aus dem Lager holen), die IT den richtigen Laptop beschaffen inkl. Rechte und Software und beim Sicherheitsdienst der neue Mitarbeiter seine ID-Card bekommen.

Umgesetzt in einen Prozess sind einmalig die Kontaktdaten sowie Berechtigungen in einem Formular einzugeben, der Workflow kümmert sich dann automatisch um die Verteilung, um Genehmigungen und um die Fertigmeldung. Der Anwender sieht stets den Status und hat so die Transparenz über den Prozessfortschritt.

Ohne ein low code Platform hätte man früher dafür ein Lastenheft erstellt, dann wäre programmiert worden, ein Testszenario durchlaufen worden und am Ende hätte ein statisches System gestanden. Der Aufwand läge sicher zwischen 4.000 bis 10.000 €. Mit ein wenig Erfahrung lässt sich das heute innerhalb von einem Tag als Workflow intern designen, testen und veröffentlichen. Und nach einer Testphase auch noch entsprechend den Erfahrungen anpassen.

Es gibt verschiedenen low code Platforms auf dem Markt, sehr häufig in Kombination mit Prozessmodellierungsmöglichkeiten. ADCONIA hat sich früh für die Nutzung von SIGNAVIO als Software für die Prozessmodellierung und das Workflow Design entschieden und bietet so seinen Kunden die entsprechend geschulten Berater dafür an.

Sprechen Sie uns gerne an.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH