Unser tägliches Brot in den Kundenprojekten ist die Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses, abgekürzt als S2P. Er umfasst den Prozess von der Identifikation und Auswahl eines geeigneten Lieferanten oder Dienstleisters über die Bestellabwicklung und Vereinnahmung der Produkte oder Dienstleistungen bis hin zur abschließenden Zahlung. Mit Hilfe einer zeitgemäßen Ausstattung an digitaler Unterstützung – und aufeinander abgestimmten Abläufen – ist dieser Prozess in weiten Teilen automatisierbar.

Höchster Nutzen durch S2P Digitalisierung, aber auch Stolpersteine

Über die Vorteile der Digitalisierung des S2P-Prozesses für verschiedene Funktionsbereiche, wie z. B. höhere Effizienz, Kostenreduzierung, verbessertes Datenmanagement und verbesserte Compliance haben wir häufig in unseren Blogs und Einblicken berichtet. Allerdings ist die Digitalisierung nicht ohne Herausforderungen, und es gibt viele „Fehler“ oder Stolpersteine, denen man vorbeugen sollte. Auf die Häufigsten möchte ich im Folgenden den Blick lenken.

Unzureichende Definition der Ziele und des Umfangs des Digitalisierungsprojekts

Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen bei der Digitalisierung ihres S2P-Prozesses machen, ist die fehlende Definition der Ziele und des Umfangs des Projekts. Die Beschaffungsfunktion ist eine funktionsübergreifende Tätigkeit, die Beiträge aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Betrieb und IT erfordert.

Ohne klare Ziele und Umfang kann das Projekt schnell unscharf werden, was zu Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führt. Es ist wichtig, dass vor Projektbeginn klar ist, welche Ziele erreicht werden sollen und wer (welche Abteilungen, Bedarfsträger, Budgetinhaber etc.) ins Projekt, aber auch darüber hinaus in den operativen Betrieb der Lösung einzubinden ist.

Fehlende Bewertung des aktuellen Prozesses

Vor der Digitalisierung ist es unerlässlich, eine umfassende Bewertung des aktuellen Prozesses vorzunehmen. Ein digitalisierter mangelhafter Prozesses bleibt ein mangelhafter Prozess. Durch die vorherige Analyse lassen sich sowohl die Bereiche des Prozesses ermitteln, die verbessert werden müssen, als auch die Bereiche, die gut funktionieren. Ohne ein gründliches Verständnis des aktuellen Prozesses ist es zudem schwierig, die Bereiche zu identifizieren, in denen die Digitalisierung die größten Vorteile bringen kann.

Probleme mit der Datenqualität

Die Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses erfordert qualitativ hochwertige Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten, die sie im Prozess verwenden, korrekt und aktuell sind. Dazu muss bekannt sein, wo die Informationen jeweils herkommen, für was sie genutzt werden sollen, wer für die Pflege verantwortlich ist und nicht zuletzt, wo sie gehalten werden sollen. Und was kann Technologie/Künstliche Intelligenz (KI/AI) wirklich dazu beitragen? Mitunter ist die Beantwortung dieser Fragen für dieselben Daten an unterschiedlichen Stellen im Prozess nicht trivial und muss cross-funktional erfolgen.

Ein Stolperstein dabei ist die mangelhafte Gestaltung der Integration von Schnittstellen zu anderen Systemen, z. B. Beschaffungs-, Finanz- und Bestandsmanagement. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass das Digitalisierungsprojekt mit diesen Systemen integriert wird, um Doppelarbeit zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Daten in allen Systemen konsistent sind.

Das Marketing der Lösungsanbieter: wie wird – jenseits aller KI-Versprechen – Nutzen generiert

Mit jedem neuen Handlungsfeld erscheinen zahlreiche mehr oder weniger umfassende Lösungen bzw. Lösungsanbieter. Und selbst im Bereich der klassischen Einkaufslösungen herrscht eine sehr hohe Dynamik, was die Weiterentwicklung der Plattformen, die Integration von KI/AI (z. B. ProcurementGPT), Schnittstellen-Prozessen (z. B. Supply Chain Transparency, Transport-Management), innovativen Technologien (z. B. Process Mining, Robotic Process Automation) oder sonstigen Added Values (z. B. Einbindung externer CSR- oder Reputational Data-Partnern, Enterprise Carbon Management) angeht.

Aus dem riesigen und zerklüfteten Angebot digitaler Tools – und nicht zuletzt auch unterschiedlichster Preismodelle – die für die eigene Organisation werthaltigen Lösungen auszuwählen und einen eigenen Entwicklungspfad zu bestimmen, ist alles andere als trivial.

Change Management

Die Digitalisierung des S2P-Prozesses bringt erhebliche Veränderungen in der Arbeitsweise des Unternehmens mit sich. Es ist wichtig, diese Änderungen aktiv zu managen, um Akzeptanz und die Realisierung der Vorteile des Projekts sicherzustellen. Wird das Änderungsmanagement vernachlässigt, kann dies zu Widerständen, Verzögerungen und erhöhten Kosten führen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt einzubeziehen und die Vorteile des Digitalisierungsprojekts klar zu kommunizieren. Dazu gehört auch, dass sie angemessen geschult und im Alltag mit z. B. festen Beratungs- / Hilfeterminen unterstützt werden.

Im standardisierten Verfahren unseres Digital Value Navigators bewerten wir systematisch, strukturiert und monetär die unternehmensindividuellen Mehrwerte von Prozess-Digitalisierung. Unabhängig von Lösungsanbietern werden die Aspekte Bestandsaufnahme, Optimierungsansätze und notwendige Investitionsentscheidung vereint. Unsere Kunden sind damit in der Lage, die passende Automatisierungstechnologie für ihren konkreten Anwendungsfall auswählen, die Prozesse vor der Automatisierung zu optimieren und zu vereinfachen.

Adconia gibt Orientierung für den elektronischen Beschaffungsprozess

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 250 Projekten aus mehr als 20 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.