In einem unserer letzten Blogs hatten wir von den unserer Erfahrung nach wichtigsten Defiziten und Problemen von Einkaufsorganisationen berichtet. Die Effizienz einer Beschaffungsabteilung ist für Unternehmen, die ihre Prozesse rationalisieren und ihre Ressourcen maximieren wollen, von entscheidender Bedeutung. Wir haben deshalb an dieser Stelle wichtige und mitunter einfache Methoden zur Steigerung der Effizienz Ihrer Beschaffungsvorgänge zusammengestellt:

1. Zentralisierung des Lieferantenmanagements: Die Pflege einer zentralisierten Lieferantendatenbank ist für ein effektives Lieferantenmanagement von grundlegender Bedeutung. Der Aufbau enger Beziehungen zu wichtigen Lieferanten ist von entscheidender Bedeutung. Untersuchungen von AT Kearney zeigen, dass leistungsstarke Unternehmen, die ihre Lieferantenbeziehungen effektiv verwalten, im Vergleich zu ihren Konkurrenten bis zu 15 % weniger Kosten und deutlich mehr Innovationsmöglichkeiten erzielen. [Quelle: AT Kearney – Procurement Excellence Study]Verwalten Sie deshalb eine zentrale Datenbank mit Lieferanten und deren Informationen. Diese Konsolidierung vereinfacht die Kommunikation, die Verhandlung und das Vertragsmanagement, was zu besseren Konditionen, erheblich verbessertem Risikomanagement und geringerem Verwaltungsaufwand führt.
2. Standardisierung der Abläufe: Die Standardisierung von Beschaffungsverfahren gewährleistet Orientierung, Konsistenz und Effizienz in der gesamten Einkaufsorganisation. Entwickeln Sie standardisierte Prozesse und Dokumentationen für Beschaffungsaktivitäten. Klare Richtlinien ermöglichen reibungslosere Abläufe, minimieren Fehler und erleichtern eine schnellere Entscheidungsfindung. Zu den Herausforderungen können Widerstände gegen Veränderungen oder Schwierigkeiten bei der Einführung allgemein gültiger Verfahren gehören. Um diese Herausforderungen zu überwinden, sind eine klare Kommunikation, die Einbeziehung der Interessengruppen und eine schrittweise Umsetzung erforderlich. Der langfristige Nutzen liegt in der Reduzierung von Fehlern, der besseren Einhaltung von Vorschriften und der besseren Skalierbarkeit und Datennutzung.
3. Implementierung robuster Technologie: Fortschrittliche Systeme, wie z. B. Beschaffungsplattformen oder eProcurement-Systeme werden die Transparenz verbessern, Routineaufgaben automatisieren und die Arbeitsabläufe beschleunigen. Die Implementierung robuster (heißt: auf funktionierenden Prozessen aufbauend – nicht einfach auf den „alten“ Prozessen) Beschaffungssoftware oder -tools kann die Prozesse damit erheblich rationalisieren. Eine Studie der Hackett Group ergab, dass Unternehmen mit erstklassigen Beschaffungstechnologien 22 % niedrigere Kosten pro Bestellung erzielen als ihre Mitbewerber. [Quelle: The Hackett Group – Procurement Key Issues] Weiterhin ergab eine Studie von Deloitte, dass Unternehmen, die fortschrittliche Beschaffungstechnologien einsetzen, Kosteneinsparungen von bis zu 18 % erzielen konnten.Wenn Sie also Ihre Abläufe wie in Punkt 2. überprüft und optimiert haben: Integrieren Sie Beschaffungssoftware oder Tools, die sich wiederholende Aufgaben wie die Bearbeitung von Bestellungen und das Lieferantenmanagement unterstützen und teilweise sogar automatisieren.Entsprechende Plattformen helfen auch bisher ungeahnte Transparenz in die Beschaffungsdaten zu bringen. Die Nutzung von Datenanalysen bietet unschätzbare Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Markttrends. Herausforderungen können sich aus Datensilos oder dem Bedarf an qualifizierten Datenanalysten ergeben. Um diese zu überwinden, müssen die Systeme für die gemeinsame Nutzung von Daten integriert und in die Ausbildung von Analytikern investiert werden.Adconia bietet für den Marktüberblick mit unserem Digital Value Navigator die Leistungsfähigkeit von über 150 Marktanbietern für eProcurement Lösungen.
4. Systematisierung der Genehmigungsprozesse: Die Straffung von Genehmigungsprozessen ist entscheidend, um unnötige Verzögerungen im Beschaffungsprozess zu vermeiden. Durch die Festlegung klarer Genehmigungsabläufe wird sichergestellt, dass Entscheidungen zeitnah, transparent und effizient getroffen und teure „Fehlentscheidungen“ vermieden werden. Schaffen Sie klare und übersichtliche Genehmigungsabläufe, um Engpässe zu minimieren. Definieren Sie Autoritätsebenen und ermächtigen Sie die Mitarbeiter, Entscheidungen in ihrem Zuständigkeitsbereich zu treffen, um Verzögerungen in den Beschaffungszyklen zu reduzieren.
5. Verbesserung der Verhandlungs-Kompetenzen: Effektive Verhandlungen können zu besseren Abschlüssen, Kosteneinsparungen und verbesserten Lieferantenbeziehungen führen. Die Verbesserung der Verhandlungsfähigkeiten von Beschaffungsfachleuten ist entscheidend für die Sicherung besserer Abschlüsse und den Aufbau stärkerer Lieferantenbeziehungen. Investieren Sie deshalb in Schulungsprogramme, um die Verhandlungsfähigkeiten oder andere wichtige Kompetenzen der Beschaffungsmitarbeiter auch mit externen Impulsen und Inputs zu verbessern. So können Sie auch mit der bestehenden Mannschaft dem Fachkräftemangel gezielt entgegenwirken.
6. Einführung nachhaltiger Praktiken: Die Missachtung von Nachhaltigkeitskriterien in Beschaffungsentscheidungen wird zukünftig immer teurer und kann ganz realistisch bis hin zum Kundenverlust führen. Die Einbeziehung entsprechender Kriterien wird entsprechend an Bedeutung gewinnen und (über-)lebenswichtig. Suchen Sie nach Lieferanten mit umweltfreundlichen Praktiken, die einen positiven Beitrag zu den CSR-Zielen des Unternehmens leisten und oft kostengünstige, innovative Lösungen anbieten. Zu den Herausforderungen können höhere Kosten für nachhaltige Produkte oder eine begrenzte Verfügbarkeit bei den Lieferanten gehören. Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert gemeinsame Initiativen mit den Lieferanten und Investitionen in nachhaltige Innovationen sowie Kommunikation.

Sollten Sie Sparrings- oder Unterstützungsbedarf in der Umsetzung haben – wir helfen gerne.

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