Wie verhindere ich Maverick Buying im Unternehmen?

Maverick Buying gehört zu den hartnäckigsten Problemen in Einkaufsorganisationen. Mitarbeitende bestellen an etablierten Prozessen vorbei, Lieferanten werden ohne Freigabe genutzt, und am Ende des Quartals fragt sich die Einkaufsleitung, warum die Einsparungsziele wieder nicht erreicht wurden. Das Phänomen ist weit verbreitet, aber es lässt sich wirksam eindämmen, wenn die richtigen Hebel an den richtigen Stellen angesetzt werden.

Unkontrollierte Beschaffung entsteht selten aus böser Absicht. Meistens steckt dahinter schlicht der Wunsch, schnell und pragmatisch zu handeln. Genau deshalb reicht es nicht, Maverick Buying mit Verboten zu bekämpfen. Es braucht Strukturen, Prozesse und ein Bewusstsein in der Organisation, das richtiges Verhalten einfacher macht als den Umweg.

Ursachen von Maverick Buying in der Praxis

Maverick Buying entsteht dort, wo der offizielle Beschaffungsweg als Hindernis wahrgenommen wird. Wenn Genehmigungsprozesse zu lange dauern, Kataloge veraltet sind oder die Kommunikation zwischen Einkauf und Fachabteilungen nicht funktioniert, suchen sich Mitarbeitende eigene Lösungen. Der Einkauf wird dann umgangen, nicht weil die Richtlinien unbekannt sind, sondern weil sie im Alltag nicht praktikabel erscheinen.

Hinzu kommt eine strukturelle Ursache: In vielen Unternehmen fehlt eine klare Verantwortlichkeit dafür, wer welche Beschaffungsentscheidungen treffen darf. Ohne transparente Kompetenzregelungen entstehen Grauzonen, die Maverick Buying geradezu einladen. Besonders in dezentralen Organisationen oder bei indirektem Material zeigt sich dieses Muster regelmäßig.

Welche Kosten und Risiken entstehen durch Maverick Buying?

Die direkten Kosten sind oft das Erste, was auffällt: höhere Einkaufspreise, weil Mengenrabatte nicht genutzt werden, und doppelte Lieferantenbeziehungen, die administrativen Aufwand erzeugen. Doch die indirekten Folgen sind mindestens genauso relevant. Vertragskonditionen werden unterlaufen, Qualitätsstandards können nicht eingehalten werden, und die Datenbasis für strategische Einkaufsentscheidungen wird unvollständig.

Aus Compliance-Sicht birgt unkontrollierte Beschaffung zusätzliche Risiken. Lieferanten, die nicht geprüft wurden, können Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder ESG-Standards nicht erfüllen. Das Unternehmen haftet trotzdem. Wer Lieferantensteuerung ernst nimmt, muss deshalb auch den Zugang zu nicht freigegebenen Lieferanten konsequent steuern.

Prozesse und Strukturen zur Prävention aufbauen

Wirksame Prävention beginnt damit, den offiziellen Beschaffungsweg attraktiver zu machen als den Umweg. Das klingt simpel, erfordert in der Praxis aber eine ehrliche Analyse: Wo sind die Prozesse zu langsam? Wo gibt es Sortimentslücken im Katalog? Wo sind Freigabegrenzen nicht an die Realität angepasst?

Klare Einkaufsrichtlinien sind die Grundlage, aber sie allein genügen nicht. Entscheidend ist, dass Fachabteilungen verstehen, warum diese Richtlinien existieren und welchen Mehrwert sie bieten. Regelmäßige Abstimmungsformate zwischen Einkauf und den wichtigsten internen Kunden helfen dabei, Vertrauen aufzubauen und den Einkauf als Partner statt als Kontrollinstanz zu positionieren.

Freigabe- und Kompetenzregelungen schärfen

Ein praktischer Ansatz ist die Überprüfung und Vereinfachung von Bestellfreigaben. Wertgrenzen, die nicht mehr zur Unternehmensrealität passen, erzeugen unnötige Reibung. Wo sinnvoll, können dezentrale Bestellberechtigungen innerhalb definierter Lieferanten- und Budgetgrenzen eingeräumt werden, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Digitalisierung als Hebel gegen unkontrollierte Beschaffung

Digitale Beschaffungslösungen sind einer der wirksamsten Hebel gegen Maverick Buying, weil sie den richtigen Weg zum einfachsten Weg machen. Wenn ein modernes Procurement-System schneller und komfortabler ist als der direkte Anruf beim Lieblingslieferanten, sinkt die Versuchung zum Umgehen erheblich.

Punch-out-Kataloge, Self-Service-Portale und automatisierte Genehmigungsworkflows reduzieren Bearbeitungszeiten und geben Fachabteilungen die Autonomie, die sie brauchen, ohne den Einkauf aus der Steuerung zu nehmen. Gleichzeitig liefern diese Systeme die Datentransparenz, die für eine belastbare Transformation der Einkaufsorganisation notwendig ist. Spend-Analysen lassen sich nur dann sinnvoll durchführen, wenn der überwiegende Teil der Beschaffungsvorgänge im System erfasst ist.

Wichtig ist dabei, Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu betreiben. Die Systemauswahl sollte sich an den tatsächlichen Schwachstellen im Prozess orientieren, nicht an Funktionsumfängen, die niemand nutzt.

Maverick Buying nachhaltig in der Organisation verankern

Technische und prozessuale Maßnahmen wirken nur, wenn sie von der Organisation getragen werden. Das bedeutet, dass Führungskräfte Compliance im Einkauf aktiv vorleben und Abweichungen konsequent ansprechen müssen. Ein einmaliges Schulungsprogramm reicht nicht aus, wenn das Thema danach von der Agenda verschwindet.

Bewährt hat sich ein regelmäßiges Monitoring des Maverick-Buying-Anteils als feste Kennzahl im Einkaufsreporting. Wer diesen Wert transparent macht und in die Zielvereinbarungen einbezieht, schafft Verbindlichkeit. Gleichzeitig sollten positive Entwicklungen kommuniziert werden: Wenn Fachabteilungen erleben, dass der strukturierte Beschaffungsweg tatsächlich funktioniert, steigt die Akzeptanz von Einkaufsrichtlinien dauerhaft.

Letztlich geht es darum, den Einkauf als strategischen Partner im Unternehmen zu etablieren, der Mehrwert liefert und nicht nur Prozesse verwaltet. Dieser Wandel braucht Zeit, aber er ist die Grundlage dafür, dass Maverick Buying nicht immer wieder neu bekämpft werden muss.

Wie ADCONIA dabei unterstützt, Maverick Buying zu reduzieren

Wir bei ADCONIA kennen die Muster unkontrollierter Beschaffung aus über 200 Projekten in unterschiedlichsten Einkaufsorganisationen. Genau deshalb setzen wir keine Standardlösungen ein, sondern analysieren zunächst, wo in der jeweiligen Organisation die eigentlichen Ursachen liegen. Daraus entwickeln wir konkrete Maßnahmen, die in der bestehenden Struktur umsetzbar sind.

Unser Ansatz umfasst:

• Analyse des Ist-Zustands: Wo und in welchem Umfang findet Maverick Buying statt, und was sind die treibenden Ursachen?
• Aufbau klarer Einkaufsrichtlinien und Kompetenzregelungen, die im Alltag funktionieren
• Prozessoptimierung entlang des gesamten Beschaffungsprozesses, um den offiziellen Weg einfacher und schneller zu machen
• Begleitung bei der Auswahl und Einführung geeigneter digitaler Beschaffungslösungen
• Aufbau eines nachhaltigen Reportings, das Maverick Buying als Steuerungsgröße im Einkauf verankert

Wenn Sie Maverick Buying in Ihrer Organisation wirksam reduzieren und Ihre Beschaffungsprozesse auf ein solides Fundament stellen möchten, sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, was in Ihrer spezifischen Situation möglich ist.