Welche Phasen durchläuft der Purchase-to-Pay Prozess?

Der Purchase-to-Pay-Prozess gehört zu den operativen Kernelementen jedes Unternehmens, das Waren oder Dienstleistungen extern bezieht. Trotzdem wird er in der Praxis häufig unterschätzt: Medienbrüche, manuelle Schritte und fehlende Transparenz kosten Zeit, Geld und Nerven. Wer den P2P-Prozess in seinen Phasen versteht, legt die Grundlage, um Schwachstellen gezielt zu beseitigen und den Einkaufsprozess dauerhaft leistungsfähiger zu gestalten.

Von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung: der P2P-Überblick

Der Purchase-to-Pay-Prozess beschreibt den vollständigen Ablauf vom ersten erkannten Bedarf im Unternehmen bis zur abschließenden Zahlung an den Lieferanten. Er verbindet Einkauf, Logistik, Buchhaltung und Controlling zu einer durchgehenden Prozesskette, die in der Praxis oft über mehrere Abteilungen und Systeme verläuft.

Was auf den ersten Blick wie ein einfacher Ablauf wirkt, entpuppt sich in vielen Organisationen als komplex: Unterschiedliche Genehmigungswege, heterogene ERP-Landschaften und fehlende Standards führen dazu, dass derselbe Beschaffungsprozess im Unternehmen je nach Bereich völlig unterschiedlich aussieht. Genau hier liegt das Potenzial einer strukturierten P2P-Betrachtung.

Die einzelnen Phasen des Purchase-to-Pay-Prozesses

Der P2P-Prozess lässt sich in klar abgrenzbare Phasen gliedern, die aufeinander aufbauen und gemeinsam den gesamten Beschaffungszyklus abbilden.

Bedarfsermittlung und Anforderung

Am Anfang steht die Bedarfsmeldung: Ein Fachbereich erkennt einen Bedarf und löst eine Anforderung aus, entweder manuell über ein Formular oder systemgestützt über ein Procurement-Tool. Qualität und Vollständigkeit dieser Anforderung beeinflussen alle nachfolgenden Schritte erheblich.

Genehmigung und Freigabe

Bevor eine Bestellung ausgelöst wird, durchläuft die Anforderung in der Regel einen definierten Genehmigungsprozess. Wer freigeben muss, hängt von Wertgrenzen, Warengruppen und internen Richtlinien ab. Fehlende oder unklare Freigabeprozesse sind eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen im Einkaufsprozess.

Bestellung und Auftragsbestätigung

Nach der Freigabe wird die Bestellung beim Lieferanten platziert, idealerweise auf Basis bereits verhandelter Konditionen und Rahmenverträge. Die Auftragsbestätigung des Lieferanten schließt diese Phase ab und bildet die Referenz für alle weiteren Schritte.

Wareneingang und Leistungsbestätigung

Mit dem physischen Wareneingang oder der Abnahme einer Dienstleistung beginnt die Prüfphase. Menge, Qualität und Liefertermin werden mit der Bestellung abgeglichen. Abweichungen müssen dokumentiert und geklärt werden, bevor der Prozess weiterlaufen kann.

Rechnungsprüfung und Freigabe

Die eingegangene Lieferantenrechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen, der sogenannte Drei-Wege-Abgleich. Stimmen alle drei Dokumente überein, kann die Rechnung freigegeben werden. Abweichungen führen zu Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen.

Zahlung

Im letzten Schritt wird die freigegebene Rechnung termingerecht bezahlt. Ob Skontofristen genutzt werden und ob Zahlungsziele eingehalten werden, hat direkte Auswirkungen auf Liquidität und Lieferantenbeziehungen.

Typische Schwachstellen entlang der P2P-Prozesskette

In der Praxis zeigen sich entlang des Purchase-to-Pay-Prozesses immer wieder ähnliche Problemstellen, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Maverick Buying, also Bestellungen außerhalb der definierten Prozesse und Lieferanten, ist eine der kostspieligsten Schwachstellen. Sie entsteht oft, weil der offizielle Prozess als zu langsam oder zu aufwendig wahrgenommen wird. Das Ergebnis: fehlende Kostentransparenz, verpasste Rahmenvertragskonditionen und ein verzerrtes Bild der tatsächlichen Beschaffungskosten.

Daneben bereiten Medienbrüche zwischen Systemen erhebliche Probleme. Wenn Bedarfsanforderungen per E-Mail weitergeleitet, Bestellungen in Excel erfasst und Rechnungen manuell geprüft werden, entstehen Fehlerquellen an jeder Schnittstelle. Besonders die Rechnungsprüfung ist in vielen Unternehmen ein Engpass, der Zahlungsverzögerungen und Skontoverluste verursacht. Wer den Fokus auf Prozesskontinuität legt, kann diese Verluste gezielt reduzieren.

Digitalisierung und Automatisierung im P2P-Prozess

Moderne Procurement-Technologien bieten erhebliches Potenzial, den Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung zu beschleunigen und fehleranfällige manuelle Schritte zu eliminieren.

Besonders wirkungsvoll sind Lösungen, die den Drei-Wege-Abgleich automatisieren, Genehmigungsworkflows digital abbilden und Rechnungen per OCR oder EDI direkt ins ERP-System einlesen. Das reduziert den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung spürbar und verkürzt die Durchlaufzeiten. Gleichzeitig entstehen durch digitale Prozesse auswertbare Daten, die für die Steuerung und Optimierung des Einkaufs genutzt werden können.

Wichtig ist dabei, Digitalisierung nicht als reinen IT-Rollout zu verstehen. Technologie entfaltet ihren Nutzen nur dann vollständig, wenn Prozesse und Verantwortlichkeiten vorab klar definiert sind. Ein automatisierter, aber schlecht konzipierter Prozess bleibt ein schlechter Prozess, nur schneller. Die Transformation im Einkauf gelingt dann, wenn Prozessdesign und Technologieeinsatz Hand in Hand gehen.

P2P-Performance messen und nachhaltig verbessern

Was nicht gemessen wird, kann nicht gesteuert werden. Für den Purchase-to-Pay-Prozess bedeutet das: Ohne klare Kennzahlen bleibt unklar, wo der Prozess tatsächlich steht und wo Handlungsbedarf besteht.

Relevante Kennzahlen umfassen unter anderem die Durchlaufzeit von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung, die Rechnungsverarbeitungszeit, die Quote automatisch verarbeiteter Rechnungen sowie den Anteil von Bestellungen mit Rahmenvertragsbezug. Diese Werte zeigen nicht nur den aktuellen Stand, sondern machen Fortschritte nach Optimierungsmaßnahmen sichtbar und nachvollziehbar.

Nachhaltige Verbesserungen entstehen selten durch einmalige Projekte. Wirkungsvoller ist ein kontinuierlicher Verbesserungsansatz, der Prozesse regelmäßig überprüft, Abweichungen analysiert und Anpassungen konsequent umsetzt. Das setzt voraus, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und Einkauf sowie Finance gemeinsam an der P2P-Performance arbeiten.

Wie ADCONIA beim Purchase-to-Pay-Prozess unterstützt

Wir bei ADCONIA kennen die typischen Schwachstellen im P2P-Prozess aus über 200 Projekten in unterschiedlichsten Einkaufs- und Supply-Chain-Organisationen. Unser Ansatz ist praxisorientiert: Wir analysieren den bestehenden Beschaffungsprozess, identifizieren konkrete Hebel und setzen Verbesserungen direkt in der Organisation um.

Das bedeutet in der Praxis:

• Transparente Aufnahme und Bewertung des aktuellen P2P-Prozesses inklusive Schwachstellenanalyse
• Entwicklung klarer Prozessstandards und Genehmigungsstrukturen, die im Alltag funktionieren
• Begleitung bei der Auswahl und Einführung geeigneter Digitalisierungslösungen
• Aufbau eines belastbaren Kennzahlensystems zur kontinuierlichen Steuerung der P2P-Performance
• Umsetzung in der bestehenden Organisation, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden

Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess das größte Potenzial steckt, sprechen Sie uns gerne an. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen den Status quo und zeigen auf, welche Maßnahmen den schnellsten und nachhaltigsten Ergebnisbeitrag liefern.