Welche Kennzahlen zeigen, ob der Purchase-to-Pay Prozess funktioniert?

Wer wissen möchte, ob sein Purchase-to-Pay-Prozess wirklich funktioniert, braucht mehr als ein gutes Bauchgefühl. Der P2P-Prozess verbindet Bedarfsentstehung, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsverarbeitung zu einer durchgängigen Kette. Genau an diesen Schnittstellen entstehen Reibungsverluste, die sich im Tagesgeschäft oft unsichtbar summieren. Aussagekräftige Einkaufskennzahlen machen diese Verluste sichtbar und schaffen die Grundlage für gezielte Verbesserungen.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Zahlen zu erfassen. Es geht darum, die richtigen Prozesskennzahlen im Einkauf zu kennen, sie korrekt zu interpretieren und daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten. Dieser Beitrag zeigt, welche Kennzahlen wirklich zählen und wie sie im Zusammenspiel ein belastbares Bild der P2P-Performance liefern.

Die wichtigsten Kennzahlen im Purchase-to-Pay-Prozess

Ein funktionierender Purchase-to-Pay-Prozess lässt sich entlang weniger, aber präziser Kennzahlen bewerten. Jede davon beleuchtet einen anderen Abschnitt der Prozesskette und gibt Hinweise auf spezifische Schwachstellen.

Durchlaufzeit ist eine der grundlegendsten Messgrößen. Sie beschreibt, wie lange der Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur bezahlten Rechnung dauert. Lange Durchlaufzeiten deuten auf Engpässe hin, sei es bei der Freigabe, bei der Lieferantenanbindung oder in der Rechnungsverarbeitung.

Die Maverick-Buying-Quote zeigt, wie viel des Einkaufsvolumens außerhalb vereinbarter Kanäle und Verträge beschafft wird. Ein hoher Wert bedeutet: Rahmenverträge werden nicht genutzt, Konditionen gehen verloren und die Kostenkontrolle leidet. Eng damit verbunden ist die Vertragsabdeckungsquote, die angibt, welcher Anteil des Beschaffungsvolumens durch aktive Verträge gesteuert wird.

Auf der operativen Seite liefern die Anzahl der Bestellpositionen pro Bestellung, die Rechnungsausnahmenquote und der Anteil automatisch verarbeiteter Rechnungen wertvolle Signale. Viele Einzelbestellungen mit wenigen Positionen erhöhen den administrativen Aufwand erheblich. Eine hohe Ausnahmenquote bei Rechnungen zeigt, dass Stammdaten, Lieferantenverhalten oder interne Prozesse nicht synchron laufen.

Schwachstellen im Prozess anhand von Kennzahlen erkennen

Kennzahlen allein zeigen keine Schwachstellen, aber sie zeigen, wo man genauer hinschauen sollte. Das Zusammenspiel mehrerer Werte ist dabei entscheidend.

Ein Beispiel: Eine hohe Durchlaufzeit kombiniert mit einer niedrigen Automatisierungsquote bei Rechnungen deutet auf manuelle Prozessbrüche hin. Liegt gleichzeitig die Maverick-Buying-Quote über einem akzeptablen Schwellenwert, deutet das auf fehlende Prozesstransparenz oder unzureichende Nutzerakzeptanz des Einkaufssystems hin. In solchen Fällen lohnt sich ein Blick auf die Prozessstruktur im Einkauf, um systematische Ursachen zu identifizieren.

Typische Schwachstellenmuster, die Kennzahlen aufdecken:

• Bestellungen, die häufig nachträglich angepasst werden, weisen auf ungenaue Bedarfsplanung oder fehlende Abstimmung mit dem Fachbereich hin.
• Eine niedrige Erstabgleichsquote bei Rechnungen (also Rechnungen, die nicht automatisch mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmen) signalisiert Qualitätsprobleme in der Stammdatenpflege.
• Hohe Skontoausfälle entstehen, wenn die Rechnungsverarbeitung zu langsam ist und Zahlungsfristen verstreichen.

Diese Muster zeigen: P2P-Kennzahlen sind keine isolierten Messgrößen. Sie bilden ein Netz, das Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge sichtbar macht.

Kennzahlen richtig interpretieren und in Kontext setzen

Ein Kennzahlenwert ohne Kontext ist wenig aussagekräftig. Ob eine Durchlaufzeit von sieben Tagen gut oder schlecht ist, hängt von Branche, Unternehmensgröße, Produktkomplexität und der Art der Beschaffungsvorgänge ab.

Sinnvolle Interpretation gelingt über drei Bezugsrahmen: erstens der interne Vergleich über die Zeit, also wie hat sich ein Wert entwickelt? Zweitens der Vergleich zwischen Warengruppen oder Standorten, um interne Best Practices zu identifizieren. Drittens, wo möglich, ein externer Benchmark mit vergleichbaren Unternehmen oder Branchenstandards.

Wichtig ist auch, zwischen Symptom und Ursache zu unterscheiden. Eine hohe Rechnungsausnahmenquote ist ein Symptom. Die Ursache kann in fehlerhaften Lieferantenstammdaten liegen, in unklaren Bestellprozessen oder in mangelnder Schulung der Mitarbeitenden. Wer nur das Symptom behebt, löst das Problem nicht nachhaltig.

Einkaufskennzahlen sollten außerdem regelmäßig auf ihre Relevanz geprüft werden. Prozesse verändern sich, Systeme werden ausgetauscht, Organisationsstrukturen passen sich an. Eine Kennzahl, die vor zwei Jahren sinnvoll war, kann heute ein falsches Bild zeichnen.

Vom Kennzahlen-Monitoring zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

Kennzahlen zu erfassen ist der erste Schritt. Den eigentlichen Mehrwert erzeugt erst der systematische Umgang mit diesen Daten über die Zeit. Wer den Einkaufsprozess wirklich messen und verbessern möchte, braucht einen strukturierten Regelkreis.

Das bedeutet: Kennzahlen werden in einem definierten Rhythmus ausgewertet, Abweichungen werden diskutiert und Maßnahmen werden konkret verantwortlichen Personen zugeordnet. Ohne klare Verantwortlichkeiten bleibt das Monitoring ein Berichtsformat ohne Konsequenzen.

Ein weiterer Schritt ist die Verknüpfung von P2P-Kennzahlen mit übergeordneten Unternehmenszielen. Wenn der Vorstand eine Senkung der Prozesskosten um einen bestimmten Prozentsatz erwartet, muss sich das in konkreten Zielwerten für Automatisierungsquote, Durchlaufzeit und Maverick-Buying niederschlagen. Nur so wird aus dem Kennzahlen-Dashboard ein echtes Steuerungsinstrument. Mehr dazu, wie wir Einkaufsorganisationen wirksam aufstellen, findet sich in unserem Leistungsüberblick.

Digitale Tools können diesen Prozess erheblich erleichtern, indem sie Daten aus ERP-Systemen automatisch aggregieren und visualisieren. Entscheidend ist aber nicht das Tool, sondern die Frage, welche Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden und wie schnell das geschieht.

Wie ADCONIA bei der Purchase-to-Pay-Optimierung unterstützt

Wir bei ADCONIA kennen die Herausforderungen, die hinter unklaren Kennzahlenbildern stecken, aus über 200 Projekten in unterschiedlichsten Einkaufs- und Supply-Chain-Organisationen. Unser Ansatz ist konsequent praxisorientiert: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, welche P2P-Kennzahlen in Ihrer Organisation wirklich steuerungsrelevant sind, identifizieren die Ursachen hinter auffälligen Werten und entwickeln Maßnahmen, die in Ihrer bestehenden Organisation umsetzbar sind.

Konkret bedeutet das:

• Aufnahme und Bewertung der bestehenden Prozesskennzahlen im Einkauf und Identifikation von Lücken
• Analyse von Schwachstellen entlang der gesamten P2P-Prozesskette
• Entwicklung eines praxistauglichen Kennzahlen-Frameworks mit klaren Zielwerten und Verantwortlichkeiten
• Begleitung bei der Umsetzung von Prozessverbesserungen und der Einführung geeigneter digitaler Lösungen

Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess die größten Hebel liegen, sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf ein erstes Gespräch.