Optimierung Indirekter Kosten (5/8): Handlungsfeld „Einkauf“

Mit der steigenden Anzahl eher pessimistischer Prognosen für das Wirtschaftswachstum in 2019 (u. a. OECD, IWF, Wirtschaftsweisen, IDW) setzen die Unternehmenslenker die Optimierung Indirekter Kosten wieder auf die Agenda.

Zur Umsetzung dieser Anforderung durch den Procurement Manager existieren in der Praxis zahlreiche Ansatzpunkte zur Ermittlung von Optimierungshebeln, die wir in unserem Beratungsalltag in acht Handlungsfelder zusammengefasst haben.

Ansatzpunkte und Maßnahmen für die Handlungsfelder Bedarfssteuerung, Anbindung, Finanzstrom und Spezifikation hatten wir bereits in den vorangegangenen vier Blogs unserer Reihe zur Optimierung Indirekter Kosten thematisiert. All diesen Maßnahmen ist gemein, dass sie ohne einkäuferische Begleitung zunächst einmal für sich allein noch nicht zur gewünschten Reduktion des Kostenniveaus beim Indirekten Material führen. Grundlage ist vielmehr stets das professionelle Handwerkszeug zur zielgerichteten Umsetzung der angestrebten Kostenziele. Auf diesem Handwerkszeug liegt der Fokus dieses fünften Beitrages.

Die einkäuferische Tool-Box erlaubt es erst, das volle Potenzial der Maßnahmen aus den genannten Handlungsfeldern auszuschöpfen. Sie sorgt dafür, dass alle Verhandlungen und Aktivitäten von ausreichendem Wettbewerbsklima begleitet werden und die Motivation der Lieferpartner hochgehalten wird. Sie enthält Methodik und Kompetenzen, die regelmäßig die entscheidenden Argumente und Fakten liefern, die auf die eigene Zielerreichung einzahlen und nicht nur eine Einsparung, sondern einen tatsächlichen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Transparent gestaltete Marktinitiative

So wird der Einkäufer erst anhand vorab definierter und ausgestalteter Warengruppenstrategien erkennen, welches Handlungsfeld und welche Maßnahme in der betreffenden Warengruppe zielführend sein kann. Eine transparent gestaltete Marktinitiative – mit einem entsprechend breiten Adressatenkreis – ist dann die Grundlage dafür, dass die eigenen Interessen unabhängig vom Handlungsfeld mit maximaler Verhandlungsstärke ins Rennen gebracht werden können. So banal dies klingt, so wenig selbstverständlich erweist sich ein solches Vorgehen in unserem Beratungsalltag.

Zu häufig werden potenzialträchtige und unter Umständen erfolgskritische Ansätze und Maßnahmen ausschließlich mit dem Haus-und-Hof-Lieferanten diskutiert. Zu selten können in diesem Setup die vollen Potenziale der eigentlich richtigen Maßnahmen realisiert werden.

Ob es um die Einführung eines C-Teile-Kanbans, die Realisierung einer elektronischen Bestellanbindung oder die Umsetzung optimierter Spezifikationen geht. Die Effekte von Wettbewerb und Ideenaustausch, die eine bessere Marktpenetration mit sich bringt, werden in der Regel zu einem messbar besseren Ergebnis führen. Dazu gehört selbstverständlich die methodisch einwandfrei gestaltete Anfrageunterlage, die allen potenziellen Bietern die notwendigen Informationen zur beabsichtigten Maßnahme anhand gibt genauso wie die sachgerechte Recherche potenzieller Bieter für die Anfrage.

Verhandlungskompetenz des Einkäufers

Maßgeblich für die bestmögliche Erreichung des Kostenzieles in diesem Zusammenhang ist nicht zuletzt auch die Verhandlungskompetenz des Einkäufers. Analytisch sauber hergeleitete Argumentationslinien, gut recherchierte und belastbare business cases, überzeugende Kommunikation, verbindliches Projektmanagement sowie ein Gespür für die beteiligten Persönlichkeitstypen – all das sind die Eigenschaften, die u. a. die Verhandlungskompetenz des Einkaufs und damit letztlich über den Grad der Zielerreichung bestimmen.

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 200 Projekten aus mehr als 15 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner, ADCONIA GmbH (Oberhausen)