In einem ersten Blogbeitrag dieser Serie zu den Excel-Tricks haben wir Ihnen bereits unsere beliebtesten Tastenkombinationen in der Arbeit mit Excel nähergebracht und einen Tipp gegeben zum Thema Automatisches Speichern in Microsoft Office. Heute möchten wir die Serie der Excel-Tricks fortsetzen mit den Themen Statusleiste, Überwachungsfenster und der Aufzeichnung einfacherer Makros zur Übernahme wiederkehrender Befehle.

Statusleiste

Sie finden die Statusleiste am unteren Rand des Programmfensters. Sie zeigt ihnen ohne Verwendung von Formeln im Tabellenblatt selbst das Ergebnis häufig verwendeter Formeln. Haben Sie beispielsweise einen Bereich markiert, so können Sie der Statusleiste auf einem kurzen Blick Anzahl, Summe und Mittelwert der markierten Zellen (mit Inhalten) entnehmen.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, sich die Anzeige der Statusleiste individuell anzupassen, indem Sie einen Rechtsklick auf die Statusleiste ausführen und die gewünschten Optionen aus dem Kontextmenü auswählen. 

Überwachungsfenster 

Bei der Bearbeitung eines Arbeitsblattes haben die Eingaben in einem bestimmten Bereich in der Regel Auswirkungen auf einen anderen. Nun kann es jedoch vorkommen, dass der Arbeitsbereich so groß ist, dass man während der Eingaben keine Einsicht in den sich ändernden Bereich hat, weil sich dieser am Ende einer langen Tabelle befindet oder gar auf einem anderen Tabellenblatt. Hin- und Herscrollen bzw. der Wechsel von Arbeitsblättern zur Kontrolle der Auswirkungen führt jedoch zu Einbußen in der Performance der Bearbeitung.

In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, sich ein Überwachungsfenster einzurichten, das im Folgenden über der Bearbeitung schwebt. So haben Sie direkte Einsicht darauf, welche Auswirkungen Ihre Änderungen im überwachten Bereich haben. Um ein Überwachsungsfenster einzurichten, wählen Sie „Überwachungsfenster“ im Register „Funktion“. Das Fenster kann dabei in der Größe angepasst und verschoben werden. Auch die gleichzeitige Überwachung mehrerer Zellen ist möglich, indem Sie mehrere Überwachungen innerhalb des Fensters einrichten.

Aufzeichnung von Makros

Sie haben sich bisher nicht mit der Funktion Makros in Excel beschäftigt, weil Sie denken, dass es sich hierbei um komplizierte Programmierungen handelt, Stichwort Visual Basic Applications (VBA)? Kann, muss aber nicht. Durch die Nutzung von Makros lassen sich wiederkehrende Schritte automatisieren und können Ihnen dadurch im Alltag Arbeit abnehmen. Excel bietet die Möglichkeit, eine Reihenfolge festgelegter Befehle aufzuzeichnen, die später bei Nutzung einer definierten Tastenkombination beliebig oft durch die Software selbstständig ausgeführt werden, ohne dass Sie die Klicks ausführen müssen. Zwar werden dabei die Befehle im Hintergrund in VBA synchronisiert, für die einfache Nutzung der Aufzeichnungen ist jedoch kein Programmierwissen erforderlich. Als ein klassisches Beispiel ist das einheitliche Formatieren eines neuen Arbeitsblattes nennen: Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen und so weiter. Die entsprechende Funktion in Excel zum Aufzeichnen von Makros finden Sie in der Registerkarte „Ansicht“, „Makros“, „Makros aufzeichnen“.

Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise zur Nutzung von Makro-Aufzeichnungen:

• Die Nutzung von aufgezeichneten Makros eignet sich nur für einfache lineare Prozesse und kann keine Wiederholungen / Verzweigungen im Prozess wiedergeben – hierzu wäre dann doch VBA-Wissen vonnöten.
• Gerade zu Beginn empfiehlt sich die Erstellung mehrerer kleinerer Makroaufzeichnungen als der eines langen (und dadurch ggf. fehleranfälligeren) Prozesses.
• Es besteht die Möglichkeit der Wahl, ob ein aufgezeichnetes Makro nur in einer bestimmten Arbeitsmappen nutzbar sein soll oder in allen Excel-Dateien.
• Achten Sie bei der Auswahl der Tastenkombination darauf, dass diese nicht bereits von Excel verwendet wird, da diese ansonsten überschrieben wird. Es bietet sich an, Großbuchstaben zu nutzen.
• Ausgeführte Makros können nicht rückgängig gemacht werden. Beim Testen von neu aufgezeichneten Makros empfiehlt es deshalb, vorab zu Speichern und bei Fehlern im Makro die Arbeitsmappe ohne erneutes Speichern zu schließen, um die Fehler rückgängig zu machen.

Gerne möchten wir Sie motivieren, die Verwendung von Excel-Makros zur Erleichterung Ihres Arbeitsalltags zu testen. Neben der oben bereits genannten Option, Arbeitsmappen automatisiert nach einem bestimmen Muster zu formatieren, bieten sich eine Reihe weiterer Möglichkeiten: Das automatisierte Übernehmen von Daten von einer Stelle an eine andere, das Einfügen von Buttons zum Springen zwischen einzelnen Tabellenblättern, das Setzen oder Aufgeben eines Blatt- bzw. Zellenschutzes, welches gerade bei Dateien mit vielen Tabellenblättern arbeitsintensiv sein kann, und noch vieles mehr.

Lesen Sie das nächste Mal bei unseren Excel-Tricks

TEILERGEBNIS: Die Lösung für Formeln in filterbaren Tabellen

XVERWEIS: Haben SVERWEIS, WVERWEIS und INDEX/VERGLEICH ausgedient?

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Jessica Murawski

Consultant, ADCONIA GmbH