Die meisten von uns nutzen es als Werkzeug des Arbeitsalltags: Microsoft Excel. Für die einen Fluch, für die anderen Segen verwenden wir die Software dabei in einem ganz unterschiedlichen Ausmaß, beispielsweise für die Erfassung von Informationen innerhalb einer schlichten Übersichtstabelle, zum Entwurf eines Formulars, zur Darstellung von Dashboards oder für die Zusammenstellung von Daten zur Analyse im Rahmen einer Ausschreibungsvorbereitung.

Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, im Rahmen einer Blog-Reihe die für uns wichtigsten Funktionen und Formeln zusammenzustellen, die auch Ihnen vielleicht das Leben leichter machen. In diesem ersten Teil gehen wir dabei auf die Nutzung von Tastenkombinationen ein sowie das Thema Automatisches Speichern.

Tastenkombinationen Excel

Selbstverständlich kann man in Excel wie auch sonst überall mit der Maus agieren. Häufig ist es aber so, dass der Wechsel zwischen Maus und Tastatur zu Verzögerungen im Ablauf führt und es sich für ein flüssigeres Arbeiten oft anbietet, sich Shortcuts anzutrainieren. Copy (STRG+C) und Paste (STRG+V) gehören zum kleinen Computer Einmaleins und sind den meisten ein Begriff. Darüber hinaus bietet Microsoft eine Fülle weiterer Tastenkombinationen. Diese können sowohl zum Navigieren innerhalb von Arbeitsmappen genutzt werden als auch für weitere Funktionen. Beachten Sie, dass die folgende Liste mit Absicht nur einen Auszug derjenigen Shortcuts beinhaltet, welche wir regelmäßig verwenden, und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

STRG+Bild           Wechsel zwischen Tabellenblättern nach rechts und links

STRG+A               Markierung des gesamten Tabellenblatts

SHIFT+Pfeil         Markierung mehrerer zusammenhängender Zellen – solange man die SHIFT-Taste gedrückt hält, kann man den markierten Bereich beliebig erweitern

STRG+Pfeil         Wenn aktuelle Zelle leer: Navigation in Pfeilrichtung in die nächste befüllte Zelle

Wenn aktuelle Zelle befüllt: Navigation in Pfeilrichtung in die letzte befüllte Zelle

à Eine Kombination aus SHIFT+STRG+Pfeil zum Markieren von Bereichen ist möglich

STRG+Plus (+)   Öffnet das Dialogfeld „Zellen einfügen“

STRG+Minus (-) Öffnet das Dialogfeld „Zellen löschen“

STRG+1                Öffnet das Dialogfeld „Zelle formatieren“

STRG+T                Öffnet das Dialogfeld „Tabelle erstellen“

SHIFT+F2             Fügt eine Notiz hinzu bzw. öffnet eine vorhandene Notiz zur Bearbeitung

STRG+ALT+V     Öffnet das Dialogfeld „Inhalte einfügen“ zum Einfügen von Inhalten aus der Zwischenablage z.B. ohne Formatierung oder „nur Werte“

F2                           Bearbeiten des Inhalts der Zelle (analog Doppelklick)

ALT+ENTER         Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle

Die folgenden Kombinationen beziehen sich nicht ausschließlich auf Excel, sondern lassen sich auch in anderen Microsoft-Anwendungen wie Word oder PowerPoint anwenden.

STRG+S                Speichert der Datei

STRG+F                Öffnet das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“

STRG+Z                Macht die letzte Aktion rückgängig

STRG+Y                Wiederholt die letzte Aktion

STRG+P                Öffnet das „Drucken“-Menü

SHIFT+F10          Öffnet das Kontextmenü (analog Klick mit rechter Maustaste)

Automatisches Speichern (Office 365)

Hierbei handelt es sich nicht um eine Excel-Besonderheit, sondern um eine Office-weite Funktion, die dennoch im Rahmen dieses Blogs Erwähnung finden soll. Viele User von Office 365 stolpern in letzter Zeit darüber, dass nach einem Update standardmäßig das automatische Speichern in den Office-Produkten aktiviert ist. Bedeutet: Öffnet man eine Datei nur kurz, um etwas nachzusehen, ändert dabei aus Versehen etwas und schließt die Datei im Anschluss, werden die Änderungen automatisch gespeichert, ohne dass das Programm hierzu eine Bestätigung einfordert.

Für manch einen mag diese Änderung eine Verbesserung bedeuten, verringert sie doch das Risiko von Datenverlust aufgrund einer Nicht-Speicherung bei Beenden des Programms. Auch lassen sich alte Versionen der Datei über Vorgängerversionen wiederherstellen. Für andere Nutzer jedoch, die sich jahrelang darauf verlassen haben, dass Office nur dann speichert, wenn man dies befiehlt, bedeutet dies großes Störpotenzial.

Diese User haben die Möglichkeiten, in den Optionen im Menüpunkt „Speichern“ das standardmäßige Automatische Speichern zu deaktivieren. Entfernen Sie hierzu den Haken im Kontrollkästchen „OneDrive- und SharePoint Online-Dateien standardmäßig automatisch auf „Excel“ speichern.“ Für weitere Programme wie Word, PowerPoint oder Access muss die Deaktivierung jeweils separat in der entsprechenden Software erfolgen.

In unserem nächsten Blog zum Thema Excel-Hacks gehen wir auf die Themen Statusleiste und Überwachungsfenster ein und geben einen kurzen Einblick, wie Ihnen die Nutzung aufgezeichneter Makros Arbeit abnehmen kann.

 

Jessica Murawski

Consultant, ADCONIA GmbH