Unbestreitbar hat sich die Kommunikation in den vergangenen Jahren verändert, sie ist schneller geworden aber nicht unbedingt effizienter. Dies trifft sowohl auf die innerbetriebliche als auch auf Projektkommunikation und externe Schnittstellen zu. Auf Rückfrage bei IT Leitern in mittelständischen Unternehmen ist die, das Volumen und notwendige Speicherkapazität im Bereich der Emailkommunikation nicht linear, sondern exponentiell angewachsen. Und faszinierender Weise sind diese nicht durch externe Kommunikation angestiegen wie beispielsweise Versendung von Bestellungen und Rechnungen via pdf sondern durch betriebsinterne Kommunikation. Dazu kamen eine Vielzahl getroffener Investitionen in neue virtuelle und vermeintlich schnellere Kommunikationswege wie Videokonferenz- und Chatsysteme. Als Standard werden beispielsweise Skype, GoToMeeting oder auch Microsoft Teams genutzt, um die globale Vernetzung und mögliche räumliche Distanzen schneller überwinden zu können. Doch hat diese Zunahme an Kommunikation auch die Effizienz gebracht, die man sich von ihr versprochen hat?

Herausforderung neuer Kommunikationswege

Im Rahmen der Projektarbeit erleben wir leider immer häufiger, dass Aufgaben in der Flut an Kommunikation untergehen. Viel Zeit für die Sortierung und Filterung der Kommunikation aufgewendet wird, aber für die eigentliche Aufgabe die Zeit fehlt und Dinge deshalb sehr lange liegen bleiben. „Einen Haken an Dinge machen und auch mal etwas erledigt bekommen!“ war ein kürzliches Feedback, welches gleichermaßen nachvollziehbar wie schockierend ist. Einkäufer klagen über lange Reaktionszeiten der Lieferanten und die Notwendigkeit mehrfach telefonisch nachfragen zu müssen. Projektmanager beklagen die fehlenden Inputs aus den Kreisen der Stakeholder und Anwender. Und dabei gibt es doch diese neuen besseren Kommunikationswege. Aber einerseits geht durch die neuen Kommunikationswege der Fokus verloren – nimmt man beispielsweise das geänderte Verhalten in Meetings und die andauernde Ablenkung und Unterbrechung und anderseits ist es die Vielzahl der verschiedenen Kommunikationswege, die man alle im Blick haben muss um gegebenenfalls direkt reagieren zu können.

Sprachwissenschaftler haben sehr eindeutige Unterschiede zwischen dem geschriebenen und dem gesprochenen Wort festgestellt und dies ist nun wirklich nicht verwunderlich. Da man beim gesprochenen Wort die Tonalität erfassen kann oder sogar auch Mimik und Gestik des Sprechenden erkennt, wird dadurch der eigene Interpretationsspielraum der Wörter reduziert. Und doch steigert sich das geschriebene Wort immer mehr und verdrängt gefühlt in der Kommunikationsevolution den Konkurrenten. Die Kommunikation mit Kunden über bekannte Plattformen (Telegram, whatsapp, snapchat) wird nicht als Neuerung gefeiert, sondern als Standard im Online Business angesehen. Und das geschriebene Wort ist nicht nur durch seinen Interpretationsspielraum weniger effizient – im Regelfall können Sie die gleiche Anzahl Wörter schneller sprechen als tippen.

Gibt es Lösungen zur Steigerung der Effizienz?

Schaut man in die Projektmanagement Lehre und die agilen Methoden dann stellt man fest, dass Agilität keine Digitalisierung voraussetzt, sondern teilweise sehr analog arbeitet und auf den persönlichen und direkten Austausch setzt. Deutlich zu sehen ist, dass in Unternehmen, die erfolgreich agile Methoden in Ihrer Unternehmenskultur verankert haben ein klassisches Taskboard oder Kanban Tafel sogar sehr haptisch sind und die persönlichen Meetings den virtuellen einer Videokonferenz vorgezogen werden. Anstatt viel zwischen den berühmten Zeilen zu lesen, hilft der direkte Kontakt, das direkte Gespräch und notfalls auch der Videochat oder das Telefon.

Denken Sie auch mal im Privaten was abgesehen von Schlafzeiten die längste analoge Zeit und smart communication detox Phase im letzten Jahr war und wie sich diese Zeit angefühlt hat. Bewusste Kommunikation findet auf der persönlichen Ebene statt und ist in der Wirkung viel tiefer. Wir wollen doch nicht auch dieses Klischee des Films wall-e erfüllen.

 

Rainer den Ouden

Partner, ADCONIA GmbH