In diesem Blogbeitrag wird beschrieben, wie Einkaufsabteilungen strukturiert und faktenbasiert auf Preissteigerungsforderungen von Lieferanten reagieren können. Anhand von fünf konkreten Argumenten wird deutlich, wie Preisforderungen hinterfragt, Kostentreiber transparent gemacht und Verhandlungen zielgerichtet geführt werden können.

Besonders am Ende und Anfang eines Jahres kommen auf Knopfdruck in vielen Einkaufsabteilungen diverse Schreiben von Lieferanten zu Preissteigerungen auf den Tisch. In kurzen Anschreiben werden meist allgemeine Gründe genannt und mit einer Prozentzahl und einem Datum versehen, ab wann die neuen (natürlich höheren) Preise gelten. Viele Einkaufsabteilungen haben sich darauf eingestellt und antworten mit einem bereits vorformulierten Schreiben und lehnen die diese Steigerungen ab. Am Ende kommt es dann zu einer Verhandlung bzw. einem Gespräch zwischen Vertrieb und Einkauf, bei dem man sich meistens in der Mitte oder darunter trifft. Beide Seiten sehen das als Erfolg, aber die Einkaufspreise steigen.

Doch wie kann man gezielt, die eigenen Ziele im Blick und trotzdem im Rahmen einer langfristigen Beziehung, dieses Thema angehen? Und wie reagiert man als Einkauf generell auf Preissteigerungsforderungen?

• Price Increase Request (PIR)

Generelle Forderungen nach Preissteigerungen sind abzulehnen. Aus Erfahrungen wissen wir, dass diese in ihrer Höhe meistens geschätzt oder gewürfelt sind. Fordern Sie eine transparente und detaillierte Aufstellung der relevanten Kostentreiber an, inklusive belegbarer Preissteigerungen und deren konkretem Einfluss auf den Gesamtpreis. Wie im Rahmen einer Ausschreibung empfiehlt es sich, ein formales Anschreiben sowie eine strukturierte Tabelle zu übermitteln, in der die Herleitung der Preisforderung nachvollziehbar dargestellt wird.

• Kostenstrukturanalyse

Nur wenige Lieferanten werden ihnen die notwendige Herleitung der Preissteigerung liefern oder auch liefern können. Eine einfache Kostenstrukturanalyse des Lieferanten liefert jedoch eine gute Grundlage für eine Verhandlungsstrategie. Nutzen sie z.B. Branchenkennzahlen um die Effekte von Energie, Lohnkosten oder Rohstoffen nachzuvollziehen. Der Lieferant muss ihnen erstmal das Gegenteil beweisen.

• Vertrags- und Preislogiken

Eine Forderung durch den Lieferanten ist ein optimaler Zeitpunkt, mit diesem über Indexpreise, Preislogiken usw. zu sprechen. Er hat sich ja bereits die Mühe gemacht, seine Kostenstruktur entsprechend zu analysieren. Dieses kann man dann in einen neuen Vertrag mit Indexierung überführen. Es bringt dem Einkauf mehr Transparenz, Zeit und am Ende eine fundierte Aussage über die Kostenstruktur.

• Effizienzsteigerung im Anpassungszeitraum

Preissenkungsforderungen durch Lieferanten sind sehr selten. Obwohl jedes Unternehmen ständig an der Optimierung der eigenen Kosten arbeitet, mehr Automatisierung in Abläufen und Produktion umsetzt, eine Lernkurve für Ausschuss, Fehlteile und Materialeinsatz und eine bessere Planbarkeit für die Absatzmengen hat, bleibt der Preis gleich. Nutzen die diese Argumente als Gegenforderung oder Nettopreiseffekt.

• Erwartetet Entwicklung von Kostentreibern

Forderungen von Preissteigerungen beziehen sich auf die Vergangenheit. Jeder Vertrieb versucht höhere Preise durchzusetzen, wenn Rohstoffe, Inflation oder Energiekosten gerade hoch sind. Schauen sie nach neuen Gesetzen, saisonalen Entwicklungen von Rohstoffen und geplanten Verlagerung von Produktionsstätten, es lohnt sich meistens.

ADCONIA – Außerhalb des Gewöhnlichen.

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