In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Abläufe zu optimieren und effizient zu gestalten, um ihre Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft zu erhalten oder zu steigern. Eine bedeutende Methode, um dies zu erreichen, ist die Prozessmodellierung. In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die Grundlagen der Prozessmodellierung, ihre Vorteile sowie die gängigsten Methoden.

Was ist Prozessmodellierung?

Bei der Prozessmodellierung handelt es sich um die strukturierte Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen. Ziel hierbei ist es, die Abläufe zu visualisieren, um sie verstehen und letztendlich verbessern zu können. Durch die Prozessmodellierung erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Schwachstellen innerhalb ihrer Geschäftsprozesse zu identifizieren, redundante Schritte zu eliminieren, Schnittstellen zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Die Vorteile der Prozessmodellierung

Transparenz schaffen:

Mit Hilfe der Visualisierung von Prozessen wird es einfacher, Abläufe zu verstehen. Das Verständnis und die Kommunikation innerhalb des Teams und zwischen einzelnen Abteilungen wird hierdurch gefördert.

Identifikation von Verbesserungspotenzialen:

Prozessmodellierung hilft dabei, Engpässe und ineffiziente Schritte zu erkennen. Unternehmen können auf Grundlage dieser Erkenntnis gezielt Maßnahmen zur Optimierung einleiten.

Standardisierung von Abläufen:

Durch die Dokumentation von Prozessen können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Schritte befolgen. Dies führt zu einer höheren Qualität und Konsistenz der Arbeit.

Schulung neuer Mitarbeiter:

Prozessmodelle dienen als geeignete Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter. Diese können schnell in die Abläufe eingeführt werden, was die Einarbeitungszeit verkürzt.

Digitale Transformation:

In Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig, bestehende Prozesse zu analysieren und gegebenenfalls anzupassen. Prozessmodellierung ist hierbei meist der erste Schritt, um digitale Lösungen erfolgreich zu implementieren.

Methoden der Prozessmodellierung

Es gibt verschiedene Methoden der Prozessmodellierung, die je nach Anwendungsfall und Zielsetzung eingesetzt werden können. Einige der gängigsten Methoden sind hierbei:

• BPMN (Business Process Model and Notation) bzw. BPMN 2.0:

Eine grafische Notation, die speziell für die Modellierung von Geschäftsprozessen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine klare Darstellung von Abläufen und findet weiter Verbreitung in der Industrie.

• EPC (Event-driven Process Chain):

Diese Methode wird häufig in der Unternehmensarchitektur angewandt und hilft, Geschäftsprozesse durch Ereignisse und Funktionen zu visualisieren.

• UML (Unified Modeling Language):

Obwohl UML hauptsächlich in der Softwareentwicklung verwendet wird, kann es auch zur Modellierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, insbesondere durch Aktivitätsdiagramme.

• SIPOC:

Hierbei handelt es sich um ein Akronym, das für „Supplier“, „Input“, „Process“, „Output“ und „Customer“ steht. Dieses Werkzeug wird häufig im Rahmen von Prozessmanagement und Six Sigma verwendet, um einen Überblick über einen bestimmten Prozess einschließlich Zulieferer und Input sowie Kunden und Output der einzelnen enthaltenen Prozessschritte zu erhalten.

• Six Sigma:

Diese Methode konzentriert sich auf die Verbesserung von Prozessen durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendungen, Fehlern und Ineffizienzen.

Wie gehen wir als ADCONIA bei der Prozessmodellierung vor?

Jede der genannten Methoden hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. Im Rahmen unserer Projekte haben wir ein erweitertes SIPOC-Modell als wirkungsvolles Werkzeug entwickelt, welches zum einen einzelne Prozesse end-to-end betrachtet und dabei Verantwortlichkeiten sowie Dokumenten und IT-Systeme innerhalb der einzelner Prozessschritte ergänzt. Gleichzeitig werden im Rahmen der Prozessaufnahme mit dem Kunden Verschwendungen nach Lean Six Sigma identifiziert und innerhalb der Prozessmodellierung visualisiert, um Optimierungen für die Definition zukünftiger Soll-Prozesse ableiten zu können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Aktuell befinden wir uns in der Ist-Aufnahme von Kundenprozessen in der Auftragsabwicklung bei einem unserer Kunden. Im Rahmen des Projektes stellt sich heraus, dass der gleiche Prozess „Request to Service“ bzw. „Auftrag bis Dienstleistung“ in den einzelnen ausführenden Abteilungen in generell der gleichen übergeordneten Logik erfolgt. Gleichzeitig erfahren wir aber auch, dass es in der detaillierten Betrachtung der Abwicklung einzelner Leistungsarten mannigfaltige Varianten innerhalb dieses Prozesses gibt – beispielsweise in der Nutzung von Stammdaten, in zuführenden IT-Systemen, in Verantwortlichkeiten oder in der Bereitstellung abrechnungsrelevanter Informationen für die Faktura. Das erweiterte SIPOC-Modell zur Visualisierung des Prozesses hilft uns dabei, diese Varianten inklusive ihrer Abweichungen in den einzelnen Prozessen herauszustellen und zu dokumentieren. Es wird Basis in einer an die Ist-Aufnahme folgenden Phase der Soll-Prozessmodellierung sein, um eine effiziente leistungsart- und abteilungsübergreifend Standardisierung des Prozesses anstreben zu können.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Benötigten Sie weitere Informationen oder Unterstützung zur Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse? Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema und bringen unsere Projekterfahrung mit ein. Kommen Sie auf uns zu. Fragen kostet nichts.

ADCONIA – Außerhalb des Gewöhnlichen.

Beratung für Einkauf, Supply- und Value Chain mit dem Fokus auf Kostenmanagement, Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Nachhaltigkeit