Digitalisierung P2P aus Finanzperspektive
Wie die Digitalisierung klassischer Einkaufsroutinen unmittelbar auch die Finanzabteilungen beflügelt
Die Gestaltung und Digitalisierung der Supply Chains und Prozesse unserer Kunden gehört zu unserem Tagesgeschäft. Die Bedeutung dementsprechender Maßnahmen und Investitionen nimmt ungebremst zu und man hat das Gefühl, dass sich wöchentlich neue Handlungsfelder auf bislang unkartierten Gebieten ergeben. Wir haben Sie regelmäßig in unseren Veröffentlichungen über unsere Erfahrungen in diesen Projekten teilhaben lassen.
Klassischerweise werden die Projekte in den Einkaufsabteilungen unserer Kunden angestoßen und auch von dort beauftragt – schließlich geht es ja auch im Kern um die klassischen Einkaufsprozesse zwischen Sourcing (Source-to-Contract / S2C) und Order Management (Purchase-to-Pay / P2P).
Neu ist, dass der Anteil der Beauftragungen aus den Finanzabteilungen heraus zunimmt.
Die junge Garde der Finanzmanager kennt die Benefits der Digitalisierung im Einkauf für den eigenen Bereich
Das Verhältnis der Finanzabteilungen zu Digitalisierungsinitiativen im Einkauf war häufig eher distanziert und die sprichwörtlichen „Abteilungszäune“ waren deutlich spürbar. Unsere Marktbeobachtung ist, dass mit einer jungen Garde von Führungskräften auch ein übergreifendes End-to-End Prozessverständnis Einzug hält. Die Benefits der Optimierung der Einkaufsabläufe auf die Effizienz der Finanzabteilung müssen nicht mehr erläutert werden – der Buy-in der Finanzchefs steht kaum mehr in Frage.
In der jüngeren Vergangenheit war es vielmehr so, dass die Idee und Beauftragung entsprechender Kundenprojekte mitunter direkt aus dem Finanzbereich heraus erfolgten.
Unstrukturierte Abläufe im Einkauf limitieren die Effizienz der Finanzabteilung
Hintergrund war und ist, dass unzulängliche Abläufe im Einflussbereich des Einkaufs die Leistungsfähigkeit der Finanzabteilung einschränken.
Regelmäßig verursachen beispielsweise fehlende Freigabeworkflows für Bestellungen im Einkauf enorme Prüfungs- und Klärungsaufwände für Rechnungen seitens der Finanzabteilung. Es ist in diesen Fällen für die Finanzabteilung nicht erkennbar, wer die Kosten verursacht, wer den Auftrag erteilt hat und die Rechnung freigeben kann.
Sofern die Freigabestrategie wie skizziert auf dem Rechnungseingang liegt, besteht ferner ein enormes Compliance-Risiko. Die Prüfung bzw. Freigabe der Ausgabe erfolgt erst im Nachhinein, der „Schaden“ ist ggf. bereits eingetreten.
Des Weiteren liegt zwischen Beauftragung und Rechnungseingang nicht selten ein großer Zeitverzug – im Schnitt 3 Monate (Zeitraum zwischen Beauftragung und erster Rechnung). Sofern nicht systematisch und belastbar die Bestellungen und -daten erfasst werden, ergibt sich ein erhebliches Steuerungsdefizit. Für budgetorientierte Organisationen bedeutet das, dass die Kostenstellenverantwortlichen – sowie die Finanzabteilung – in diesen drei Monaten einen Blindflug im Hinblick auf zur Verfügung stehende Ressourcen leisten müssen. Verlässliche Budgetinformationen können in diesen Fällen erst mit Eingang der Rechnungen bereitgestellt werden.
Automatisierung im P2P-Prozess als Schlüssel zum Erfolg
Die vorgenannten Probleme lassen sich sämtlich durch gezielte Digitalisierung von Bedarfsanforderung und/oder Bestellung sowie der zugehörigen Freigabeprozeduren lösen.
Idealerweise existiert ein Bestellsystem, das zum einen bereits bei der Anlage der Bestellung die relevanten Daten (Besteller, Kostenstelle, Kostenart etc.) kennt und beifügt. Und zum anderen auch einen individuellen Freigabeworkflow erlaubt. Damit ist mit Eingang der Rechnung lediglich noch zu überprüfen, ob der Rechnungswert mit dem der der Bestellung – und dem der Lieferung/Leistung übereinstimmt.
Und wenn das Bestellsystem smart ausgewählt wurde, bringt es die entsprechenden digitalen Funktionen dazu gleich mit. Im Ergebnis ist es unser Ziel, für große und vor allem prozesskostenträchtige Bereiche der Spends unserer Kunden ein „no-touch invoice management“ zu etablieren. Natürlich gelingt das nicht immer – aber es lassen sich stets enorme Effizienzpotenziale realisieren.
Und darum geht es ja auch den Heads of Finance: Hohe Prozesseffizienz!
Marktüberblick über rund 300 Anbieter von Digitalisierungslösungen für Einkauf und Supply Chain
Adconia verfügt in diesem Zusammenhang über eine große Implementierungserfahrung und eine umfassende Anbieter-Datenbank für entsprechende Digitalisierungslösungen. Sie enthält rund 200 Anbieter, die anhand zahlreicher Funktionalkriterien (Abdeckung Schnittstellen-Prozesse, Innovative Technologien, Added Values) bewertet sind.
Mit dem Value Manager Digitalisierung steht zudem ein systematisches, standardisiertes Tool zur Bewertung des Mehrwertes von Prozess-Digitalisierung inklusive entsprechendem Marktüberblick zur Verfügung.
Unabhängig von Lösungsanbietern vereint es die Aspekte Bestandsaufnahme, Optimierungsansätze und notwendige Investitionsentscheidung. Aufgrund unseres Erfahrungsschatzes darauf basierend in kurzer Zeit eine Digitalisierungs-Roadmap erstellt werden, die individuell auf die Ziele und Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten ist.
ADCONIA – außerhalb des Gewöhnlichen
Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 250 Projekten aus mehr als 18 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung der Einkaufsteams unserer Kunden.
Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.
Kontakt
ADCONIA GmbH | Tel.: +49 (0)208 74010481 | E-Mail: info@adconia.de
ADCONIA GmbH
Essener Str. 5
46047 Oberhausen