In vielen unseren Projekten beschäftigen wir uns überwiegend mit den ganz modernen Herausforderungen unserer Kunden im Hinblick auf das systematische Wirtschaften in sich verändernden technologischen, ökologischen und sozialen Umfeldern.

Immer wieder finden aber auch klassische Einkaufsthemen den Weg in unsere Projektscopes – in unser sogenanntes Brot & Butter- oder Tagesgeschäft. Wie wir immer wieder feststellen, stiften gerade diese Themen aus der grundlegenden Einkaufs-Toolbox häufig einen erheblichen Mehrwert für die Einkaufsmannschaften unserer Kunden und verhelfen den Projekten zu bemerkenswerten Ergebnissen. Von zwei Beispielen möchte ich an dieser Stelle berichten.

Implementierung eines zentralen Strategischen Einkaufs in sehr dynamischem Umfeld und bei höchsten Anforderungen an die Flexibilität der Beschaffer

Für einen Kunden im Dienstleistungsumfeld haben wir ein außergewöhnliches Projekt zur Etablierung einer zentralen Strategischen Einkaufsfunktion umgesetzt. Gemeinsam wurden Rolle und Aufgaben des Strategischen Einkaufs sowie seine Schnittstellen zu den Fachbereichen herausgearbeitet und in die Umsetzung überführt. Zielsetzung war dabei wie stets die Erhöhung der Kostenkontrolle, die Absicherung revisionssicherer Abläufe sowie nicht zuletzt mindestens die Beibehaltung der Flexibilität und Geschwindigkeit der Beschaffungsprozesse – idealerweise aber auch eine Erhöhung der Prozesseffizienz.

Wachstumskurs, schwindende Kostenkontrolle und risikobehaftete Kundenaufträge erfordern Schaffung neuer Strukturen

Die jüngere Vergangenheit unseres Kunden war und ist auch aktuell durch einen starken Wachstumskurs gekennzeichnet. Parallel dazu haben sich in verschiedenen Fachabteilungen Beschaffungsaufgaben ausführende Stellen gebildet, die unabhängig auf die Bedarfe in- und externer Kunden reagierten.

So vorteilhaft diese Unabhängigkeit im Hinblick auf Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität gewesen sein mag, so nachteilig wirkte sie sich im Endeffekt auf Kostenkontrolle, Prozesstransparenz oder Complianceanforderungen aus.

Strategischer Einkauf verlangsamt nicht die Prozesse, sondern er vereinfacht und beschleunigt sie

Die Etablierung eines zentralen Strategischen Einkaufs weckte bei vielen Stakeholdern die Sorge vor einem Bürokratie-Gebilde, das die Abläufe unnötig erschwert, verlangsamt und lähmt.

Wie wir im Projekt jedoch zeigen konnten, ist das Gegenteil der Fall. Das unabhängige Agieren der Fachbereiche erfolgte zwar schnell und flexibel – allerdings keineswegs auf eine Art und Weise, die man als „Best Practice“ Einkauf hätte bezeichnen können.

Der Strategische Einkauf fand seine Rolle darin, zwar weiterhin Beschaffungsaufgaben zu delegieren, aber gleichzeitig auch professionalisierte Strukturen, Prozesse, Methodik und Tools bereitzustellen.

Wo Beschaffer bislang regelmäßig aufwändige Anfragen für auch kleinere Bedarfe durchführen mussten, wurden durch den Strategischen Einkauf sukzessive vorverhandelte Katalogpartner bzw. Dienstleistungspartner mit standardisierten Honorarvereinbarungen vorgehalten. Aus diesen in digitaler Form einsehbaren Portfolien können die Beschaffer heute Anbieter transparent nach Produktspektrum bzw. Kompetenzen und Kostenniveau vergleichen und dann zur Bedarfsdeckung frei und schnell auswählen.

Für größere Bedarfe, die eine Ausschreibung unerlässlich machen, wurde eine Vergabeplattform eingesetzt. Im Gegensatz zur heutigen Praxis der individuellen Bieteransprache mit den klassischen Office-Anwendungen vereinfacht die Plattform einerseits die Kommunikation mit den Bietern. Sie professionalisiert sie auch und führt vor allen Dingen auch zu revisionssicheren Vergaben.

Zudem beteiligt sich der Strategische Einkauf ab bestimmten Wertgrenzen an der Umsetzung der Beschaffungsprojekte, bringt Methodik und die Extra-Meile an Einkaufs-Spirit ein.

Delegation von Kompetenz – aber auch Erhöhung von Kostenbewusstsein und -verantwortung

Im Ergebnis zeichnet der Strategische Einkauf heute für sämtliche Ausgaben unseres Kunden verantwortlich. Das bedeutet allerdings nicht, dass er sämtliche Beschaffungen selbst durchführt.

Er delegiert zahlreiche Aufgaben an die Fachabteilungen, stellt allerdings auch prozessuale Leitplanken, Dokumentationen, Templates und Tools zur Unterstützung und Vereinfachung der Abläufe bereit. Auf diese Weise können nicht nur Schnelligkeit und Flexibilität der Abläufe gestützt werden, vielmehr unterstützt der Strategische Einkauf dabei, den aktuellen Aufwand der Beschaffungstätigkeit deutlich zu reduzieren.

Im gleichen Atemzug wird jedoch auch ein Teil der Kostenverantwortung an die beschaffende Stelle delegiert und die Einkaufsleistung via zuvor gemeinsam festgelegten Kennzahlen nachverfolgt und reportet.

Diese Praxis hilft einerseits, das Kostenbewusstsein in den Fachabteilungen dauerhaft hoch zu halten, und andererseits, den umfassenden Wertbeitrag des Strategischen Einkaufs zum Unternehmenserfolg transparent zu machen.

Materialgruppenmanagement (MGM) – Aufbau eines Konzeptes für die Praxis in Form eines Coaching-Projektes

Einen anderen Kunden aus dem metallverarbeitenden Gewerbe, klassischer deutscher Mittelstand, unterstützten wir im Zuge des Generationenwechsels im Einkauf bei der Ausgestaltung eines zielgerichteten MGM-Konzeptes.

Der Fokus des Strategischen Einkaufes lag bis vor dem gemeinsamen Projekt auf der Bestellabwicklung, der Abwicklung situativer ad hoc-Anfragen und der Versorgungssicherheit.

Mit dem Wechsel der Bereichsleitung und einer Verjüngung des Teams im Strategischen Einkauf wurden wir beauftragt, mit einem der Strategischen Einkäufer entlang seiner täglichen Arbeit ein Konzept für das MGM zu entwickeln, in die Praxis zu überführen und schließlich im gesamten Team auszurollen.

Strukturierte und systematische Vermittlung von umfassender Einkaufs-Methodik – hands-on und langfristig ausgerichtet

Im Projektverlauf über rund 12 Wochen ist es gelungen, zunächst an einem Piloten tiefgreifende Einkaufsmethodik „am offenen Herzen“ zu vermitteln, konkrete und systematisierte Optimierungsmaßnahmen anzustoßen und zu begleiten. Parallel wurden entsprechende Reportingstrukturen für unterschiedliche Perspektiven und Flughöhen entwickelt.

Aufbau von Materialgruppen-Templates, Identifikation der relevanten Einkaufsdaten und gemeinsame Entwicklung der Einkaufsstrategien und -maßnahmen

Unser Projekt startete sehr operativ bei der Identifikation und Kategorisierung relevanter Materialgruppen. Bislang lag der Fokus des Kunden bei der Zuordnung von Material zu Materialgruppen eher auf produktionstechnischen oder vertriebsorientierten Kriterien.

Um die Materialgruppen für Einkaufszwecke handhabbar zu machen, waren manuelle Neukategorisierungen an (Zuliefer-) marktorientierten Kriterien notwendig.

Auf dieser neuen Basis konnten auf den Charakteristika der jeweiligen Materialien basierend systematisch individuelle Optimierungsstrategien und -maßnahmen abgeleitet und während der Projektlaufzeit veranlasst werden.

Darauf aufbauend gelang es, ein Set an standardisierten Auswertungen und Übersichten zu entwickeln, die Status, aktuelle Maßnahmen und Effekte in den Materialgruppen darstellen.

Systematisierte Ziele, Maßnahmen und Reportings erhöhen die Führungsbreite

Im Ergebnis konnte das in einem ersten Schritt als Pilot entwickelte Setup von Daten, Methodik und Reportings erfolgreich auf das gesamte Team überführt werden.

Die Strategischen Einkäufer verfügen somit über ein in der Praxis extern gestützt entwickelt und bewährtes Setup von Strukturen und Methodik, das Ihnen im Bereich des Materialgruppenmanagements in praktisch jeder Situation Orientierung gibt.

Die Bereichsleitung ist darüber hinaus heute in der Lage, auf Basis eines standardisierten Sets von Auswertungen für jede Materialgruppe Ziele zu setzen, Kostenentwicklung und Status der Kostenoptimierungsmaßnahmen zu erkennen und zu steuern.

ADCONIA – außerhalb des Gewöhnlichen

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 250 Projekten aus mehr als 17 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung der Einkaufsteams unserer Kunden.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.