Brot & Butter im Einkauf – Lieferantenmanagement:

Transparenz in der Lieferkette führt zu zählbaren Ergebnissen – und nicht nur zu Gesetzeskonformität

Lieferkettentransparenz ist nicht erst seit gestern ein Riesenthema in Politik, Wirtschaft und in Einkaufsabteilungen. Aber auch abseits der veränderten gesetzlichen Anforderungen ist es bemerkenswert, wie wenig Einkaufsabteilungen mitunter über Ihre Lieferanten wissen.

In unserem Brot & Butter- oder Tagesgeschäft beschäftigen wir uns natürlich auch aus dieser Perspektive mit den Herausforderungen unserer Kunden – und erzielen gemeinsam bemerkenswerte Ergebnisse.

Von der Optimierung der Versorgung zum Bündelungsmanagement

So z. B. in einem Projekt in der metallverarbeitenden Industrie, das eigentlich auf die Optimierung der Versorgung ausgerichtet war. Es sollte mit ausgewählten internationalen Bestands-Lieferanten von A-/X-Materialien die Einführung von z. B. Konsignationslagern/Vendor Managed Inventories (VMI) und einer entsprechenden Bewirtschaftungslösung zur Erhöhung der Versorgungssicherheit und Verkürzung der Lieferzeiten vereinbart werden.

Nicht strukturiert dokumentierte Anbieterportfolien führen zu unscharfen Marktcluster & Marktpenetrationen

Bei genauerem Hinsehen ergaben sich zur Überraschung der verschiedenen Materialgruppen-Manager unseres Kunden zahlreiche Überschneidungen im Bezug auf die Lieferpartner in den Materialgruppen. Im Endeffekt waren die Produkt- bzw. Dienstleistungsportfolien für den überwiegenden Teil der Lieferanten im Projektscope nicht strukturiert erfasst oder dokumentiert. So sprachen z. B. verschiedene Einkäufer unabgestimmt mit demselben Lieferanten über unterschiedliche Materialgruppen. Oder aber war andersherum bei einigen bewährten und wettbewerbsfähigen Anbietern nicht klar, dass sie für unseren Kunden auch andere relevante Materialien anbieten konnten.

Wie Lieferkettentransparenz zu signifikant verbesserten Prozess- und Sachkosten führt

Im Hinblick auf das eigentliche Projektziel ergaben sich aus dieser Erkenntnis weitere Anforderungen und Bündelungspotenziale. Zum einen erhöht die Bündelung der relevanten Materialien auf ein angemessenes Maß an Lieferpartnern nicht nur die Prozesseffizienz in der Abwicklung, sondern zum zweiten nicht zuletzt auch den Wettbewerb und wirkt sich damit positiv auf das Kostenniveau aus.

Unser Projekt zur Optimierung des Versorgungsmanagements weitete sich also sehr kurzfristig zu einem Warengruppen- und Lieferantenmanagement-Projekt aus. Die zentrale Aufgabe bestand darin, möglichst kurzfristig die wichtigsten Informationen in Erfahrung zu bringen, um die Lieferanten vollständig bewerten zu können. Dazu wurde gemeinsam mit dem Kunden die vorhandene und selten genutzte Lieferanten-Selbstauskunft überarbeitet bzw. neu aufgebaut. Es wurden dabei systematisch und detailliert Themen wie z. B:

  • Produktportfolio, Produktionsschwerpunkten, Arbeitsprozesse,
  • Aktuelle Maschinenausstattung
  • Vorhandene Zertifizierungen (Qualität, Umwelt, Sicherheit)
  • Verpflichtende Verhaltensgrundsätze (wirtschaftlich, Lieferkette, sozial, ökologisch)
  • Haftpflicht-Versicherung

aufgenommen und strukturiert abgefragt. Die Befüllung dieser Auskunft war für die Lieferpartner als notwendige und zielführende Vorbereitung schließlich die Eintrittskarte für die Gespräche. Erfreulicherweise war die Rücklaufquote der Fragebögen aufgrund der guten Wettbewerbssituation mit 98% zudem sehr hoch.

Kurzfristig erzeugte Informationstransparenz – Optimierte Marktpenetration und erhöhter Wettbewerb

Die Erkenntnisse aus diesen Rückläufen ermöglichte es, bislang separat betrachtete Marktcluster und Materialgruppen gezielt und gebündelt anzufragen und somit den Wettbewerb unter den Lieferpartnern systematisch zu erhöhen.

Mit Abschluss der Verhandlungsrunden nach einer Projektlaufzeit von gut vier Monaten konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:

  1. Optimierung des Versorgungsmanagements (Sicherheit und Lieferzeit) durch Etablierung der VMI inkl. einer entsprechenden Bewirtschaftungssoftware
  2. Konsolidierung der Lieferantenbasis von 25 auf 17 Lieferpartner (32%) im Bereich des Projektscope
  3. Optimierung des Kostenniveaus der Materialien im Projektscope um rd. 8,6% (Saving: 1,1 Mio. € bei 12,8 Mio. € Projektspend)
  4. Wesentlich erhöhte Transparenz in der Lieferkette für ausgewählte A-/X-Materialien.

Erhöhte Versorgungssicherheit & Prozesseffizienz bei reduziertem Preisniveau

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 250 Projekten aus mehr als 17 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung der Einkaufsteams unserer Kunden.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner. ADCONIA GmbH