Optimierungsprojekte für Prozesse und Digitalisierung in Form eines Tankers sind Geschichte, heute sind Schnellboote gefragt, die schnell erste Lösungen generieren und dann die Grundidee in eine Organisation tragen.

„Unsere Optimierung der Einkaufsprozess hat 1,5 Jahre gedauert und wir sind stolz, nach 3 Monaten Testphase nun die ersten Schulungen für die Benutzer durchführen zu können. Damit haben die Nutzer zum ersten Mal die Möglichkeit, die Vorteile des neuen Systems für sich zu entdecken!“ Diese Mitteilung in einer Mitarbeiterzeitung aus dem Jahr 2018 zeigt die klassische Vorgehensweise bei Prozessoptimierungs- und Softwareeinführungsprojekten, aber auch gleichzeitig die Fehler, die sehr häufig gemacht wurden und werden.

Wenn in einem Unternehmen ein Projekt nach 1,5 Jahren in die Öffentlichkeit geht und die Nutzer nach der Testphase zum ersten Mal Berührungspunkte mit den neuen Prozessen und einer neuen Software haben, sind entweder die Erwartungen oder das Misstrauen bereites viel zu hoch. „Ich habe auf dem Flurfunk schon viel gehört, kann nichts Gutes sein.“ ist dann noch eine harmlose Formulierung.

Seit den 90iger Jahren des letzten Jahrhunderts setzt sich in der Programmierung die Objektorientierung immer stärker durch. Im Buch „Die westliche Programmierkunst am Scheideweg“ von Edward Yourdon von 1992 ist die Objektorientierte Programmierung noch ein Kapital als Ausblick, heute der Standard. Programmierer arbeiten nicht mehr parallel oder in Phasen an einer Software. Heutzutage geht es darum, schnell eine Basisversion ans Laufen zu bekommen, um dann die fehlenden Objekte in kleinen Blöcken zu ergänzen. Agile Programmierung, SCRUM und andere Projektmanagementtools helfen dabei den Überblick und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Bausteine der Prozessoptimierung

Bei der Prozessoptimierung ist man häufig noch im Modell Ist-Analyse – Konzept – Soll-Prozesse gefangen. Und aus den Soll-Prozessen wird dann ein Lastenheft erstellt und eine Software identifiziert. Häufig können die im Markt befindlichen Software-Lösungen nicht alle Anforderungen erfüllen, bedeutet dann Mehraufwand in der Programmierung oder die Anpassung der Soll-Prozesse im Unternehmen. Allein dieser Prozess kann und wird mehr als 6 Monate dauern, ohne dass man etwas wirklich Nutzbares in der Hand hat.

Eine Betrachtung des Gesamten, der übergeordneten IT-Landschaft und eine gemeinsame Festlegung von Regeln für die zukünftigen Prozesse und Applikationen ist stets zu Beginn notwendig. Danach sollte es aber agile und objektorientiert weitergehen. Besonders mit Blick auf die Ressourcen-verfügbarkeit und die Einbindung im Sinne eines Change-Managements. Man spricht auch gerne von „Slice the Elephant“ – eine große Herausforderung in übersichtliche Einzelthemen aufteilen.

Jedes Unternehmen hat Besonderheiten in seinen Einkaufs- und Beschaffungsprozessen. Sei es aus Gründen der Organisation, des Geschäftsmodells oder der Infrastruktur. Welche Abteilungen sind wann am Prozess beteiligt, was wird überhaupt eingekauft (Material und Dienstleistungen) und wie sind die Beteiligten räumlich angesiedelt. Geht man von einem Standardprozess Beschaffung aus – Bedarfsanforderung – Bestellung – Wareneingang – Rechnung – sind die unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Daraus lässt sich ein Standardprozess v0 definieren. Bei vielen Unternehmen passt genau diese Variante 0 für einen Großteil der Beschaffungsprozesse.

COUPA bietet eine Lösung

Dieser Standardprozess v0 lässt sich nun mit wenig Aufwand in einer entsprechenden Software-Lösung implementieren. Optimal ist eine Lösung die entsprechend im weiteren Verlauf ohne großen Aufwand skalierbar ist. ADCONIA arbeitet bei der Prozessoptimierung u.a. aber sehr gerne in diesem Modell mit der Lösung von COUPA, die wir als sehr gut skalierbar und benutzerfreundlich für unsere Kunden identifiziert haben. In der ersten Phase wird dabei der kundenspezifische Standardprozess v0 festgelegt und als Basis in COUPA implementiert. Innerhalb von drei bis vier Monaten entsteht so ein nutzbares Tool, in dem die Mitarbeiter bereits arbeiten und ihre Erfahrung machen können.

In der zweiten Phase beschäftige wir uns in den Projekten mit den Varianten des Standardprozesses v0. Das beginnt mit einfachen Erweiterungen von Freigabestrategien (z.B. Einbindung einer Fachabteilung) bis zu komplexen Workflows für interne Prozesse, die z.B. einer Bestellung vorgeschaltet werden können. Aber auch Workflows ohne Bezug zu Bestellungen (z.B. ein rein interner Antrag für ein Budget) lassen sich ohne Probleme auf der gleichen Plattform abbilden.

COUPA bietet dazu ein sehr gut durchdachtes Konfigurationsmanagement, d.h. für Workflows, zusätzliche Freigabeschritte oder ein zusätzlichen Prüfungsprozess in Abhängigkeit einer Warengruppe ist keine Programmierung notwendig. Über ein Train-the-Trainer Programm lässt sich die Kompetenz für die Konfiguration sehr schnell und effektiv intern aufbauen. Zusätzliche Programmierleistungen sind dann nicht mehr notwendig.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH