Industrie 4.0 hat jeder schon einmal gehört. Hierbei handelt es sich um die digitale Transformation der industriellen Produktion. Durch moderne Informations- und Kommunikationstechnik werden die einzelnen Akteure – Mensch, Maschine, Anlage, Logistik, Produkt – digital und intelligent miteinander vernetzt mit dem Ziel einer ganzheitlich optimierten Wertschöpfungskette. Der Begriff 4.0 bringt dabei die vierte industrielle Revolution zum Ausdruck, welche sich an die Mechanisierung durch Dampfmaschinen, Massen- und Fließbandfertigung sowie die digitale Revolution anschließt.

Doch während sich die bisherigen industriellen Revolutionen überwiegend auf Produktionsthemen und Verbesserungen im Rahmen der Fertigung konzentrierten, hört 4.0 nicht an der Tür zur Produktionshalle auf, sondern hat ebenso unmittelbaren Einfluss auf verwaltungstechnische Aufgaben. Einkauf 4.0 verstehen wir als Chance, durch Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in Einkauf und Beschaffung sowie die Vernetzung von internen und externen Beteiligten, Arbeitsabläufe zu verschlanken und so zu optimieren, dass Durchlaufzeiten verringert und Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freigesetzt werden. Die Möglichkeiten und deren zielgerichtete Umsetzung sind dabei so unterschiedlich wie jedes Unternehmen und jede Einkaufsabteilung.

Beispiele des Einkauf 4.0

Jeder von uns kennt es, quasi jeder nutzt es: Online-Shopping. Auch in vielen Unternehmen haben digitale eProcurement-Systeme bereits Einzug gehalten. Bedarfsträger kaufen hierbei online eigenständig aus Katalogen mit definierten Konditionen ein. Die Systemausprägungen können je nach Unternehmen und dessen spezifischen Bedürfnissen höchst unterschiedlich ausfallen: Begonnen bei alleinstehenden Standardprogrammen und -katalogen, die durch Dienstleister zur Verfügung gestellt werden, bis hin zu ERP-integrierten Lösungen mit eigenverhandelten Kataloginhalten und komplexen Genehmigungsworkflows. Meist werden eProcurement-Systemen für die Abwicklung von C-Bedarfen genutzt, sie bieten darüber hinaus aber auch Möglichkeiten zum Einkauf von Produktionsmaterial oder Dienstleistungen. Durch die Nutzung elektronischer Einkaufsplattformen wird der Einkauf von operativen Tätigkeiten entlastet, Maverick Buying und Durchlaufzeiten nehmen ab, während gleichzeitig eine Erhöhung der Transparenz erfolgt.

Im Rahmen von Einkauf 4.0 rückt weiterhin das Thema Sourcing vermehrt in den Mittelpunkt. Typisches Beispiel hierfür sind eAuctions, bei denen die Verhandlung und Vergabe von Bedarfen über Online-Auktionen erfolgt. Dieses System bedarf jedoch einer grundlegenden Akzeptanz beider Verhandlungsseiten und wirkt deshalb für viele Entscheidungsträger oversized und nicht durchführbar. Aber auch bereits die Lieferantenauswahl lässt sich durch die Nutzung von unternehmenseigenen Datenbanken digitalisieren, oder der Ausschreibungsprozess als solches, in dessen Rahmen Leistungsverzeichnisse, Anfragen und Angebote mit digitaler Unterstützung erstellt und online-basiert zwischen Kunde und Lieferant ausgetauscht werden. Durch die Nutzung von Standard-Templates erfolgt hierbei eine Homogenisierung des Ausschreibungsprozesses und Durchlaufzeiten werden durch die digitale Übermittlung verkürzt.

Allgemein spielt die Vernetzung mit den Lieferanten eine wichtige Rolle im Einkauf 4.0. Nicht nur Anfragen und Angebote können digital übermittelt werden. Unternehmen greifen im Zuge eines Lieferantenmanagements zunehmend auch auf die Nutzung digitaler Qualifizierungstools zurück. Dabei können sich die Vertragspartner eigenständig registrieren, geben standardisierte Selbstauskünfte ab, übermitteln bei Bedarf Zertifikate und Unbedenklichkeitsbescheinigungen und pflegen selbst ihre Stammdaten wie Anschrift, Ansprechpartner und Bankverbindung. So entsteht eine Lieferantendatenbank, auf die wiederum bei Ausschreibungen zurückgegriffen werden kann. Im Zusammenhang mit der Vernetzung zu Geschäftspartnern kann weiterhin die Nutzung von EDI oder anderer Übermittlungsformate von Geschäftsbelegen den Arbeitsalltag erleichtern. Hier bietet sich das Potenzial zur Automatisierung von Arbeitsschritten, beispielsweise den systemischen Abgleich zwischen Rechnungs- mit Bestellpositionen. Damit realisiert die digitale Übermittlung von Geschäftsbelegen eine Zeit- und Kostenreduktion.

Ihr Weg in eine digitale Zukunft

Einkauf 4.0 ist längst keine Zukunftsmusik mehr, wir sind mittendrin. Dass das angekommen ist, spiegelt sich auch deutlich in den durch uns regelmäßig erhobenen Top Trending Procurement Topics wider, bei denen Digitalisierung und Prozessautomatisierung im Einkauf schon lange gleichauf sind mit konservativen Einkaufsthemen wie Kostenoptimierung und Versorgungssicherheit.

Die Beispiele oben verdeutlichen wie unterschiedlich und individuell die Auswirkungen von Einkauf 4.0 im Einzelfall sein können. Wir sind überzeugt: Auch Ihnen bietet sich hier die Chance, Ihren Arbeitsalltag zu optimieren und zu erleichtern, so dass Sie Ihren Wertbeitrag im Unternehmen steigern können. Gerne unterstützen wir Sie bei der Eruierung der für Sie und Ihr Unternehmen passenden Digitalisierungsstrategie.

 

Jessica Murawski

Consultant, ADCONIA GmbH