die 5 forces

Stärken Sie Ihre Organisation mit fünf Gestaltungsfeldern – die 5 forces

Jede Einkaufsabteilung für sich genommen ist einzigartig. Sie wird von den Menschen bewegt, die dort täglich ihrer Arbeit nachgehen. Prozesse sind in der Regel historisch gewachsen und die Qualität sowie Vielzahl der Schnittstellen ist überall anders. So ist es auch nicht verwunderlich, dass sich die Potentiale unterschiedlicher Einkaufsorganisationen und ebenso die jeweiligen Problemfelder stark unterscheiden.

Dennoch ragen für uns einige Felder stärker heraus als andere. Die 5 Forces sind es, die gleichzeitig beflügeln aber auch hemmen können. Wir sprechen dabei synonym von Gestaltungsfeldern, da in diesen Bereichen die Möglichkeit hat aktiv gestaltend tätig zu werden.

Beschreibung der fünf Gestaltungsfelder – Beispiel Einkauf

Eindeutige Verantwortlichkeiten, klare Zuständigkeiten, geregelte Prozesse und gemeinsame Ziele. Diese zu definieren und aufeinander abzustimmen entspricht der Hauptaufgabe des ersten Gestaltungsfeldes, Operational Excellence. Wir verstehen darunter also die ständige Synchronisierung und Optimierung der übergeordneten Strategie und Ziele des Unternehmens mit den Prozessen der gesamten Wertschöpfungskette. Im Ergebnis ist Operational Excellence der Garant für effizientes und effektives unternehmerisches Handeln.

Etwas weniger abstrakt ist das zweite Gestaltungsfeld der 5 Forces, das Materialgruppenmanagement. Sofern ein Materialgruppenmanagement vorhanden ist, baut es häufig auf gewachsenen Strukturen auf und ist oftmals wenig transparent. Dabei sollte der Einkauf jederzeit in der Lage sein, eine Aussage über sein Einkaufsvolumen und dessen Aufteilung geben zu können. Ein strukturiertes Materialgruppenmanagement schafft Transparenz und setzt durch seine Strategie klare Ziele hinsichtlich Beschaffungsmarkt, Lieferantenstruktur und Vergabestrategien.

Hand in Hand damit geht das Lieferantenmanagement als drittes von fünf Gestaltungsfeldern. Hier geht es um eine systematische Klassifizierung, Bewertung und Betreuung der Lieferanten sowie häufig im Sinne von smartem Einkauf, um den digitalen Austausch von Informationen und Dokumenten. Auch in diesem Gestaltungsfeld spielt die Transparenz eine entscheidende Rolle. Der Einkauf muss zu jeder Zeit wissen, welcher seiner Lieferanten strategisch wichtig für ihn ist, welcher noch entwickelt werden muss und welcher Lieferant gerade einen kritischen Status hat.

Und damit sind wir auch schon beim allgegenwärtigen vierten Gestaltungsfeld angelangt, der Automatisierung als Teil einer Digitalisierungsstrategie. Innerhalb des Beschaffungsprozesses gibt es unwahrscheinlich viele Automatisierungspunkte. Jede Einkaufsabteilung hat allerdings individuell zu prüfen, welche Punkte für sie in Frage kommen und sinnvoll sind. Ziel ist in jedem Fall die Automatisierung all jener wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten, die nicht direkt Mehrwert stiftend sind und somit die Fokussierung auf strategische Tätigkeiten verhindern.

Das letzte Gestaltungsfeld, die Internationale Organisation, ist nicht nur für diejenigen Unternehmen relevant, die auf dem Globus verteilt Tochterunternehmen und somit Einkaufsabteilungen haben. Wie der Name schon sagt, geht es in diesem Gestaltungsfeld darum, mit Hilfe einer optimierten Aufbauorganisation und einer gemeinsamen Zielsystematik die Vorteile einer (internationalen) kundenorientierten Organisation für die Optimierung der Einkaufsprozesse zu nutzen.

Die 5 Forces für den Einkauf sind nicht die Summe der einzelnen Gestaltungsfelder, sondern gemeinsam noch viel mehr. Operational Excellence legt über die Definition von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten die Basis für die Gesamtorganisation. Lieferantenmanagement basiert auf dem Warengruppenmanagement. Automatisierung greift auf die zuvor aufgesetzten optimalen Prozesse zurück.  In der Internationalen Organisation werden die Gestaltungsfelder international ausgerollt.

Kurzum: betrachtet man die Potentiale im Einkauf durch die Brille der 5 Forces, ist ein Cherry Picking das schlimmste was man tun kann. Die fünf Gestaltungsfelder bauen aufeinander auf, stärken sich gegenseitig und können ohne einander nicht optimal funktionieren.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH

Sinja Krauskopf

Consultant, ADCONIA GmbH