Prozessmodellierung

Welchen Nutzen Ihnen die Prozessmodellierung bietet

Prozesse spielen eine Schlüsselrolle in den Forderungen der DIN EN ISO 9001. Über die Prozesssicht werden dabei Abläufe eines Unternehmens klar strukturiert und lassen sich steuern. Bereits seit der Revision der Norm im Jahr 2000 spielt die Prozessorientierung eine zentrale Rolle im Qualitätsmanagement, welche auch in der Überarbeitung der Norm im Jahr 2015 noch einmal unterstrichen wurde.

Was genau ist ein Prozess? Der Duden spricht von einem „sich über eine gewisse Zeit erstreckenden Vorgang, bei dem etwas (allmählich) entsteht, sich herausbildet“. Die oben genannte ISO-Norm definiert einen Prozess als „einen Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt“.

Was genau ist ein Prozess und welche Aufgaben hat das Prozessmanagement?

Konkret bedeutet dies: Jedes Unternehmen ist definiert von einer Reihe von Prozessen, die in ihrer Gesamtheit das komplette Unternehmen ausmachen. Dabei haben alle Tätigkeiten und Prozesse des Unternehmens das Ziel, ein gutes Produkt bzw. eine gute Leistung für den Kunden zu erschaffen und an diesen zu bringen. Hierzu gehören der Produktionsprozess selbst, aber auch die Akquise, die Kundenbetreuung, die Einstellung und Betreuung von Mitarbeitern oder der Procure-to-Pay-Prozess (P2P), um nur einige wenige Beispiele zu nennen.

„Wer macht was, wann, wie und womit?“ Prozesse sind überall im Unternehmen vorhanden. Jedoch sind sie nicht überall klar definiert und kommuniziert. Während Mitarbeiter 1 sich erst mit den Kollegen abstimmt, eher er mit seiner Urlaubsplanung an den Vorgesetzten herangeht, stellt Mitarbeiter 2 direkt den Urlaubsantrag und setzt darauf, dass Chef die Planung der Kollegen berücksichtigt. Ein solches Ungleichgewicht in der Vorgehensweise von Tätigkeiten führt zu Verwirrung der Beteiligten, Verzögerungen im Ablauf und den Verlust von Automatisierungsmöglichkeiten.

Aufgabe des Prozessmanagements ist die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation und Optimierung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens, so dass alle Beteiligten die Abläufe kennen und strukturiert umsetzen können. Hierbei sind insbesondere ganzheitliche Ansätze zu verwenden, die die strategische Ausrichtung des Unternehmens und das Zusammenspiel aller Organisationseinheiten berücksichtigen. Inhalte eines Prozesses und seiner Beschreibung sind dabei nicht nur die einzelnen Tätigkeiten und ihre Reihenfolge, sondern auch Informationen über Beteiligte, begleitende Dokument, In- und Output, KPIs zur Messung des Prozesserfolges und mehr.

Wie kann man Prozesse visualisieren und welchen Nutzen bietet dies?

Ein nützliches Werkzeug zur abstrahierten Darstellung von Prozessen ist die Geschäftsprozessmodellierung bzw. das Business Process Modeling, mittels dessen Geschäftsprozesse oder einzelne Ausschnitte grafisch dargestellt und modelliert werden. In der Praxis sind unterschiedliche Notifikationen zur Prozessmodellierung verbreitet. Eine der bekanntesten und meistgenutzten ist BPMN 2.0 (Business Process Model and Notification, Version 2). Innerhalb der Notifikation sind genaue Regeln zur Darstellung von Prozessmodellen definiert.

Wir alle haben entsprechende Abbildungen bereits gesehen: Ein Unternehmen wird als ein Pool dargestellt, dessen prozessbeteiligte Abteilungen oder Personen in einzelnen Bahnen innerhalb dieses Pools („Swimlanes“). Vor diesem Hintergrund wird der Prozess aufgezeichnet durch Nutzung von auslösenden Start-, Zwischen- und Endereignissen, Tätigkeiten („Tasks“), Verbindungen der einzelnen Elemente („Konnektoren“) und „Gateways“ zur Darstellung paralleler oder exklusiver Vorgänge. Auch die Einbindung von Datenobjekten, IT-Systemen und externen Prozessbeteiligten ist möglich. Alle Prozesse können nach diesem standardisierten Muster wiedergegeben werden. Hierdurch besteht zum einen die Option, diese als Arbeitsanweisung zu Einheitlichen Umsetzung in die Organisation zu geben. Darüber hinaus ermöglicht eine entsprechende Aufzeichnung von Prozessen oder Teilprozessen die Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzial.

Wir als ADCONIA blicken auf einen langjährigen Erfahrungsschatz im Bereich Prozess- und Organisationsentwicklung zurück und verfügen über die Expertise und die Methodik zur Gestaltung und Darstellung sowohl von Best Practise-Ansätzen als auch kundenindividuellen Besonderheiten. Zur Visualisierung der Prozesse nutzen wir die Software von SIGNAVIO, die neben dem Process Manager zur Prozessmodellierung auch den Workflow Accelerator zur Umsetzung von Workflows umfasst. Für beide Produkte sind wir im Rahmen des Partner Trainings zertifiziert.

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Jessica Murawski

Consultant, ADCONIA GmbH