Wenn Kosten in einem Unternehmen gesenkt werden müssen gibt es zwei große Optimierungshebel: Personal und Einkauf. Beides ist aber nur nachhaltig, wenn Kosten nicht einfach verschwinden durch Budgetkürzungen, sondern Kosten reduziert und den Anforderungen angepasst werden. Category Management im Einkauf von Finanzdienstleistern sorgt für eine nachhaltige Kostenanpassung und Kosten tauchen nicht einfach wieder auf.

Kosten und Nutzen bei Finanzdienstleistern können optimal durch den Einkauf über ein Category Management gesteuert werden. So kann aus dem Einkauf heraus ein aktives Kostenmanagement aufgebaut werden. Beispiele sind hier Druckerzeugnisse, Marketingbedarfe oder auch das Fuhrparkmanagement. In unterschiedlichen Ausprägungen ist dieser Ansatz aber für alle Bedarfe anwendbar.

Über die Digitalisierung von Bestellprozessen entsteht die Freiheit, dass ein Category Management ein kundenorientiertes und beschaffungsmarktoptimiertes Sortiment managen kann. Nur so können Bündelungseffekte und Kostenvorteile nachhaltig implementiert werden. Die Digitalisierung von Einkaufsprozessen schafft dabei die zeitlichen Freiheiten für den Einkauf, Kreativität und Gestaltung von Sortimenten aufzunehmen und die Einhaltung sicherzustellen.

Category Management im Einkauf von Finanzdienstleistern

Die durch die ADCONIA durchgeführte Studie in der Versicherungsbranche 2017 brachte neben der Notwendigkeit der Digitalisierung im Einkauf folgende Optimierungshebel zum Vorschein.

Die fünf Punkte aus der Studie 2017:

1. Einkauf als Geschäftspartner im Unternehmen
2. Kundenprozesse weiterdenken
3. Innovationsmanagement
4. Aktives Kostenmanagement
5. Lösungen für alle Ausgaben

Schaut man sich den Best-Practice BME Benchmark 2019 an, hat sich anscheinend für Dienstleistungsunternehmen bereits viel getan, aber noch mit Abstand zu den anderen Branchen. Dass durch den Einkauf verantwortete Einkaufsvolumen liegt mit 92 % noch deutlich hinter den anderen Branchen. Besonders bei Finanzdienstleistern ist dabei stets die Frage nach dem Gesamteinkaufsvolumen interessant – umfasst dieses auch Kundenbedarfe?

Der weiterhin hohe Bedarf an einer weiterführenden Digitalisierung zeigt sich in den Kosten pro Bestellvorgang, hier sind die Dienstleistungsunternehmen immer noch teurer als andere Branchen.

Ziel: Kosten reduzieren und nicht in der Wertschöpfung verschieben

Unabhängig von den Prozesskosten muss es das Ziel sein, Kosten zu reduzieren und nicht zu verschieben. Nicht innerhalb einer Organisation und auch nicht in Richtung eines Lieferanten. Kosten können nicht verschwinden, aber gezielt entlang der Wertschöpfungskette reduziert werden.

Hier setzt das Category Management für Finanzdienstleister der ADCONIA an. Aus unseren Projekterfahrungen lassen sich drei Kategorien der Beschaffungstypen bei einem Finanzdienstleister unterteilen:

• Single Client – alle Bedarfe einer speziellen Fachabteilung (z.B. Marketing, IT),
• Many Clients – alle Bedarfe des (fast) Gesamthauses und
• End Consumer – Bedarfe, die direkt für den externen Kunden beschafft werden.

Während beim Single Client das Category Management, also die Definition der Art der Bedarfe in der Fachabteilung stattfinden und der Einkauf dabei aktiv unterstützt und beim End Consumer mit einer Fachabteilung ein vergleichbarer Prozess stattfindet, sind die Bedarfe der Many Clients nur schwer zu spezifizieren. Hier ist ein Category Management durch den Einkauf zwingend notwendig. Der Einkauf erweitert dabei seine Aufgaben um die Gestaltung der Bedarfe, um die Spezifikationen und um die Breite des Sortiments.

Haben bisher zehn Fachabteilungen ihre eigenen Spezifikationen definiert, z.B. bei der Papierqualität, so übernimmt bei einem Category Management der Einkauf die Aufgabe, je nach gewünschter Funktionalität. Aber eine solche Veränderung der Kultur der Zusammenarbeit in einem Unternehmen tut weh. Für denjenigen, der nicht mehr selbst alles bestimmen kann und für den anderen, der nicht nur ausführend, sondern gestalten soll.

Um Kosten nachhaltig zu senken ist es also nicht ausreichend, Regeln zu ändern. Vielmehr muss ein Change-Management bei der Einführung eines Category Managements installiert werden. Und die Werkzeuge des Change-Managements müssen permanent diesen Prozess begleiten.

Mit unseren Erfahrungen aus Handel, Mode, Industrie und Dienstleistungsunternehmen haben wir in den letzten Jahren eine Vielzahl von Kostensenkungsprojekten geleitet oder gestaltet. Eins haben wir gelernt: erfolgreiche Projekte lassen Kosten nicht temporär verschwinden, sondern reduzieren diese nachhaltig im Sinne eines Kulturwandels.

 

Oliver Kreienbrink

Managing Director, ADCONIA GmbH