Die folgenden Beispiele aus Anfragen und Ausschreibungen sind reale Fälle aus unseren Kundenprojekten der vergangenen 12 Monate. Unter den Kunden befinden sich Mittelständler genauso wie Industriekonzerne, Automobilzulieferer, Kleinserienfertiger, Hidden Champions und Global Player.

In einem Fall beauftragte uns einer unserer Kunden im Rahmen eines umfassenden Maßnahmenprogramms auch mit der Durchführung einer unabhängigen Überprüfung seines Preisniveaus bei einigen C-Warengruppen.

Black Label Anfrage auf Basis der Realbedarfe des Kunden zur Überprüfung des Preisniveaus

Die Überprüfung sollte auf Kundenwunsch anhand einer anonymisierten Anfrage auf Basis der realistischen Kundenbedarfe des letzten 12-Monats-Zeitraumes erfolgen. Eine solche Anfrage bezieht sich rein auf Materialinformationen (Menge, Qualität etc.) und Service Level – ohne Benennung des Endkunden. Die entsprechenden Materialdaten wurden uns direkt durch den Einkauf zur Verfügung gestellt und waren einige Wochen zuvor für die eigene Marktanfrage des Kunden verwendet worden. Der Einkauf übernahm dann auch selbst wieder die Auswertung der bei uns eingegangenen Angebote.

Durch uns angesprochen wurden diejenigen Lieferanten, die wir auf Grund unserer Marktkenntnis regional und warengruppenbezogen als besonders wettbewerbsfähig klassifiziert hatten und dem Kunden noch nicht bekannt waren. Der Kunde versprach sich einen objektiven Preisbenchmark und idealerweise Zugang zu weiteren leistungsfähigen Lieferanten (die nicht „um den Kirchturm herum“ angesiedelt sind).

Neue leistungs- und wettbewerbsfähige Lieferantenkontakte durch ADCONIA

Um es kurz zu machen, die Zielsetzung hat sich erfüllt: Nicht in allen, aber in den meisten Warengruppen konnten wir belastbar Kontakt zu sehr wettbewerbsfähigen Anbietern herstellen. Preis- und/oder leistungsseitig ergaben sich erhebliche Vorteile für unseren Kunden. Schon an dieser Stelle hatte sich unser Engagement für den Kunden ausgezahlt.

Ausschreibungen – Neben Lieferantenkontakten wurden auch Defizite in der Einkaufsmethodik identifiziert

Eine für den Entscheider aber wesentlich wichtigere Erkenntnis ergab sich aus dem Anfrageprozess heraus: Die Anfragen seiner Einkäufer wiesen methodisch und datenseitig große Schwachstellen auf. Bereits im Zuge der Aufbereitung der Daten ergaben sich eine Reihe von Rückfragen unsererseits, die auch bis in die Angebotsauswertung hinein nicht abriss.

Und mit dieser Erfahrung ist unser Entscheider in guter Gesellschaft. Hier einige weitere Beispiele aus verschiedenen Kundenprojekten:

1. Abdeckung aller Bedarfsstellen/Werke

Trotz eines werksübergreifenden Maßnahmenprogramms beinhalteten durch den Einkauf versendete Anfragen lediglich die Bedarfe des Hauptwerkes.

Erst auf die Rückfrage und den Impuls aus unserem Projekt heraus wurden die Bedarfe der übrigen Werke mit aufgenommen. Jeder einzelne der weiteren Werksbedarfe ist dabei umsatztechnisch wesentlich kleiner als der des Hauptwerkes, aber in Summe erzeugen sie doch rd. 35% des Gesamtbedarfes unseres Kunden. Und gerade im Zuge einer Anfrage ist das natürlich eine nicht zu vernachlässigende Größenordnung in Bezug auf die Nachfragemacht.

2. Portfolio-Abdeckung der einzelnen Anfragen

Nicht selten ist uns bei Anfragevorlagen unserer Kunden nicht klar, nach welchen Kriterien die für die Anfrage vorgesehenen Artikel ausgewählt wurden. Das angefragte Sortiment deckte mitunter nicht einmal 30% der Gesamtbedarfe ab und war teilweise eher an Herstellern orientiert als am Umsatzwert.

Bei Adconia-Anfragen ist das zentrale Ziel eine möglichst große Abdeckung des Bedarfsportfolios (umsatzstärkste wiederkehrende Materialien) und damit eine hohe Aussagekraft der Angebote zu erzielen. Dementsprechend entschieden wir gemeinsam mit dem Kunden, das Abfrageportfolio in wenigen Handgriffen zu überarbeiten.

3. Kommunikation der wesentlichen Service-Level

Auch nicht selbstverständlich ist leider, dass Bietern einheitlichen Vorgaben im Hinblick auf die wesentlichen Service Level bei Anragen und Ausschreibungen gemacht werden bzw. gemacht werden können. So sind wichtige Anforderungen wie geforderte Zahlungsbedingungen, Reaktions- oder Lieferzeiten häufig intern schlicht noch nicht festgelegt oder systematisch kommuniziert worden. Die Bieter kalkulieren daher auf entsprechend unterschiedlichen Grundlagen, was im Endeffekt zu nicht vergleichbaren Angeboten führt.

Quasi „on the fly“ verhelfen wir solchen Kunden in unseren Projekten mit der Vorbereitung standardisierter Anfrage- und Ausschreibungsdokumente zur Festlegung zentraler Service Level in den einzelnen Warengruppen. Und damit zu tatsächlich vergleichbaren Angeboten.

4. Defizite bei der Auswertung
   • B. Portfolio-Abdeckung der Angebote

Der durchschnittliche Preisniveau-Vorteil als Ergebnis des Vergleiches zwischen altem Preis und neuem Angebotspreis ist selbstverständlich beim 1:1-Vergleich von Material die entscheidende Größe. Aber diese Kennzahl ist wenig wert, solange man nicht weiß, für welchen Anteil der angefragten Materialien sie gilt.

Beinhaltet ein bestimmtes Angebot nur wenige mit Lockpreisen versehene Artikel oder ist es vollumfänglich angeboten und daher auch belastbar?

Aus den Auswertungen von Anfragen und Ausschreibungen diverser Kunden, die uns im Rahmen von Vergabereviews vorgelegt werden, war diese Information nicht ersichtlich und wurde als Entscheidungskriterium nicht herangezogen.

Aus unserem Projekt heraus werden diese und weitere Kennzahlen standardmäßig in die Auswertungsunterlagen mit aufgenommen.

• Nicht-Berücksichtigung/Nicht-Bereinigung unklarer Mengeneinheiten

Stammdatenpflege ist ebenfalls ein heikles Thema, dass Kunden immer noch vor Herausforderungen stellt. Fast regelmäßig liegen für C-Artikel stammdatenseitig keine ausreichend detaillierten Informationen zu Bestellmengen-, Liefermengen-, und Preiseinheiten vor. Entsprechend können sie auch in der Anfrage dem Artikel nicht beigefügt und in der Auswertung entsprechend berücksichtigt bzw. Abweichungen bereinigt werden. Die Preisunterschiede führen im Endeffekt zu mangelnder Vergleichbarkeit und Verzerrungen in den Ergebnissen der Auswertungen.

Dieses Defizit ist zwar nicht kurzfristig zu beheben. Es führt in unseren Projekten jedoch dazu, dass die Anforderungen an den zukünftigen Beschaffungsprozess für C-Materialien überarbeitet werden. Der Fokus wird noch weiter in Richtung Digitalisierung und Automatisierung gerückt.

Optimierung von Anfragen & Ausschreibungen sowie Schulungsprogramme stärken Einkauf dauerhaft

Neben einer Reduzierung des Materialpreisniveaus profitieren unsere Kunden also auch nachhaltig qualitativ und methodisch. Ergebnis der im ersten Beispiel skizzierten Preisniveauüberprüfung waren nicht nur neue Lieferantenkontakte und verbesserte Preise. Sondern auch ein Trainingsprogramm inkl. praxisorientierter Checklisten für jede Warengruppe. In diesen wurden für sämtliche Einkäufer gezielt die auf den Kunden zugeschnittene Einkaufsmethodik und Mindestanforderungen aufgefrischt und aktualisiert. Jetzt gehen Sie gestärkt neue Anfragen und Ausschreibungen richtig an.

Bei Interesse finden Sie auf unserer Homepage im Bereich „Publikationen“ daran angelehnt die Checkliste Nr. 21 „Ausschreibungsvorbereitung – Bedarfsanalyse“ aus unserer Reihe #montagimeinkauf .

Wie hoch schätzen Sie die methodische Qualität in Ihrem Team ein?

Als ADCONIA GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 200 Projekten aus mehr als 15 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner, ADCONIA GmbH