So reduzieren Sie Ihre Indirekten Kosten (4/8): Spezifikation!

Mit der steigenden Anzahl eher pessimistischer Prognosen für das Wirtschaftswachstum in 2019 findet sich die Optimierung Indirekter Kosten regelmäßig mit hoher Priorität auf der Agenda der Einkaufsabteilungen wieder. Zur Umsetzung dieser Anforderung existieren in der Praxis zahlreiche Ansatzpunkte und Optimierungshebel.

Wir zeigen, wie eine systematische Umsetzung gelingt!

Im vorhergehenden Beitrag zum Handlungsfeld „Finanzstrom“ hatten wir dargestellt, wie sich Optimierungen im Rechnungs- und Zahlungsmanagement zur Absenkung des Preisniveaus im Bereich der Indirekten Materialien nutzen lassen.

In diesem vierten Beitrag richten wir das Augenmerk auf das Handlungsfeld „Spezifikation“. Aus diesem Handlungsfeld heraus lassen sich in einer Marktinitiative – richtig vorbereitet – fast immer wesentliche Impulse zur nachhaltigen Absenkung des Preisniveaus geben.

Im Anschluss an Wachstumsphasen ergibt sich meist ein bunter Strauß an Spezifikationen für Material und Dienstleistungen, das im Grunde zu vergleichbaren Zwecken verwendet wird. Die Gründe dafür sind absolut nachvollziehbar: eine möglichst große Zahl von speziellen Kundenwünschen und -anforderungen soll erfüllt werden, erforderliche schnelle Reaktions- und Lieferzeiten erlauben keine Standardisierungs- und Bündelungsüberlegungen, Produkte wurden überarbeitet, neue sind hinzugekommen, andere wurden aus dem Angebot genommen.

Die Liste der Gründe ist lang, aber eigentlich auch uninteressant für den Einkäufer. Die beschriebene Situation ist eigentlich die für den Einkäufer wünschenswerte und dankbarste Ausgangssituation, denn hier sind Potenziale offensichtlich und der Einkauf kann erhebliche Potenziale heben. Dazu zwei Beispiele aus unserem Projektgeschäft:

Beispiel Kartonage

Für einen unserer Kunden waren wir in der Lage, die Anzahl der unterschiedlichen Kartonageverpackungen um rd. 43% zu reduzieren. In einem cross-funktionalen Team (Marketing, Vertrieb, Logistik/Versand), das vom Einkauf gesteuert wurde, konnten Anwendungen, Maße sowie Materialeigenschaften und -spezifikationen diskutiert und in erheblichem Ausmaß standardisiert werden. Nicht nur ergaben sich durch die Skaleneffekte auf den einzelnen Materialien wesentliche Savings, der Kunde profitierte auch in den Bereichen der Lagerhaltung und Logistik in großem Maße von den Effekten.

Beispiel Dienstleistungen (z. B. Wartung, Facility Services etc.)

Immer wieder erfolgversprechend ist die Respezifizierung und/oder Standardisierung von Service Leveln – insbesondere, wenn sich verschiedene Werke, Standorte oder Geschäftsbereiche der Initiative anschließen. Wir stellen in unserem Beratungsalltag häufig fest, dass die Service Level historisch (wild-)wachsen und/oder auf Vorschlag des Dienstleisters festgelegt werden. Eine intensive eigene Überprüfung oder gar Optimierung durch Einkauf und Fachabteilungen findet in den Jahren danach allerdings in den seltensten Fällen statt. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass natürlich auch die Dienstleister technischen Fortschritt vorantreiben, sich selbst effizienter organisieren und darüber hinaus auch einer Lernkurve unterliegen. Von den Früchten dieser Entwicklungen partizipiert der Auftraggeber nur leider sehr selten unaufgefordert.

Insofern sind wir immer wieder in der Lage, durch die Identifizierung der maßgeblichen Kostentreiber und darauf basierender Respezifizierung/Aktualisierung von Leistungsumfängen und Leistungsfrequenzen oder schlicht der Vereinheitlichung der Leistungskataloge über verschiedene Werke oder Geschäftsbereiche hinweg erhebliche dauerhafte Kostenvorteile zu erzielen.

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 200 Projekten aus mehr als 15 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner, ADCONIA GmbH (Oberhausen)