Optimierung Indirekter Kosten (7/8): Handlungsfeld „Compliance“

Mit der steigenden Anzahl eher pessimistischer Prognosen für das Wirtschaftswachstum in 2019 (u. a. OECD, IWF, Wirtschaftsweisen, IDW) setzen die Unternehmenslenker die Optimierung der Indirekten Kosten wieder auf die Agenda.

Zur Umsetzung dieser Anforderung durch den Procurement Manager existieren in der Praxis zahlreiche Ansatzpunkte zur Ermittlung von Optimierungshebeln, die wir in unserem Beratungsalltag in acht Handlungsfelder zusammengefasst haben.

Dieser siebte Beitrag aus der Reihe „Der Procurement Manager“ zeigt, wie Maßnahmen zur Kostensenkung im Handlungsfeld „Compliance“ aussehen und umgesetzt werden können.

„Compliance“ im Einkauf hat einen direkten Einfluss auf das Preisniveau. Gelingt es, die Einhaltung interner Richtlinien und eine hohe Prozessdisziplin sicherzustellen, zahlt sich das in barer Münze und Absenkung der Sachkosten aus. Die positiven Effekte summieren sich dabei über die verschiedensten Teilprozesse auf.

Zunächst einmal ist als die als Rahmenbedingung notwendige Bedingung, dass der Einkauf – und ausschließlich der Einkauf – für Einkauf und Beschaffung zuständig ist. Was sich so trivial und selbstverständlich anhört, ist es in der Praxis noch lange nicht. Es muss nicht nur die dementsprechend lautende Dienstanweisung oder ein Einkaufshandbuch geben. Vielmehr muss die Einhaltung der Richtlinien prüf- und sanktionierbar sein und in der Praxis auch tatsächlich stattfinden.

Daraus ergibt sich nämlich als Konsequenz, dass andere Abteilungen nicht ohne Weiteres Beschaffungsaktivitäten ausüben dürfen und können – auch nicht Marketing, Vorstandssekretariat oder Technisches Büro.

Womit einerseits unerwünschte Störeffekte wie „Maverick Buying“ und „Backdoorselling“ minimiert werden. Andererseits zudem eine Kanalisierung der Beschaffungsströme auf die professionalisierten Prozesse der Einkaufsabteilung erfolgt, die dann Skaleneffekte auf der Beschaffungsseite voll ausschöpfen kann.

Im Einkauf selbst allerdings stellen sich auch die größten Herausforderungen im Hinblick auf Compliance – aber auch die größten Potenziale im Hinblick auf die Optimierung des Kostenniveaus.

Es ist offensichtlich, dass Einkaufsaktivitäten, die nicht regelkonform – also nicht compliant – sind, höchst risikobehaftet und im Zweifelsfall keinesfalls kostenoptimal sein können. Dies gilt für einen Vergabeprozess, der nicht transparent oder nicht mit ausreichendem Wettbewerb durchgeführt wird genauso wie bei einer Korruptionsproblematik.

Ein Hauptaugenmerk bei Kostensenkungsinitiativen hat daher immer auch auf der Ausgestaltung der Richtlinien und deren Einhaltung zu liegen. Zunächst ist zu klären, ob überhaupt entsprechende schriftlich fixierte Richtlinien (z. B. Corporate Governance Leitlinie, Code of Conduct, Einkaufshandbuch) vorliegen, zugänglich und allen Mitarbeitern bekannt sind.

Des Weiteren ist die inhaltliche Ausgestaltung der Dokumente entscheidend für deren Wirksamkeit. Wichtige Fragen sind: Sind die Dokumente vollständig (Ist im EK-Handbuch der Beschaffungsprozess vollständig beschrieben?) und auch passend für das Unternehmen (Geht die Leitlinie auf besondere Gegebenheiten im Unternehmen ein oder sind lediglich allgemeine gesetzliche Vorgabenzusammengefasst?)? Werden die Dokumente regelmäßig (einmal pro Jahr) auf Aktualität überprüft?

Darüber hinaus ist die Aufmerksamkeit und Kommunikation dieser Leitlinien durch die Führungskräfte erfolgskritisch. Erst der Umgang der Führungskräfte mit den Leitlinien kann diese „mit Leben füllen“. Unternehmen, die das Thema „Compliance“ ganz oben auf die Agenda setzen, verfügen über Mitarbeiter, die die Einhaltung der auferlegten Regelungen überwachen, kontinuierlich Schulungen für die Mitarbeiter veranlassen und als zentraler Ansprechpartner oder Vertrauensperson zur Verfügung stehen. Auf diese Weise kann regelkonformes und sozial verantwortungsbewusstes Verhalten zum Teil der Unternehmenskultur werden.

Insbesondere im Einkauf führt die Einhaltung der Regeln zur direkten Realisierung von Kosteneinsparungen. Maximale Bedarfsmengen werden im Einkauf gemeldet und können in gebündelten Anfragen bei Lieferanten in die Waagschale geworfen werden. Sich anschließende Vergabeprozesse werden fairer, wettbewerbsintensiver und haben in Summe niedrigere Preisniveaus zur Folge. Durch Einhaltung der vereinbarten Bestell- und Beschaffungsprozesse profitiert dann letztlich jeder Bedarfsträger vom intakten Prozess und realisiert Savings durch zentral ideal verhandelte Konditionen.

Als Adconia GmbH beraten wir unsere Kunden mit den Erfahrungen aus über 200 Projekten aus mehr als 15 Jahren – in Fragen rund um Einkauf, Supply Chain und die Digitalisierung von Prozessen. Unser Ziel ist dabei stets die Steigerung des Ergebnisbeitrags des Einkaufs durch Kostenreduktion, Prozessautomatisierung oder die Qualifizierung des Einkaufsteams.

Mit entsprechend breitem Erfahrungsschatz, exakter Kenntnis des Einkaufsalltags und hoher Professionalität führen unsere Berater Fortbildungsmaßnahmen auf Augenhöhe durch. Dies tun wir – je nach Anforderung – sowohl als Sparringspartner für Fach- und Führungskräfte mit langjähriger Erfahrung als auch als Trainer für gestandene Einkaufsprofis und Young Professionals.

 

Tim Rohweder

Partner, ADCONIA GmbH (Oberhausen)