Der smarte Einkauf – Einkauf 4.0

Einkauf 4.0 als ein Unterthema von Industrie 4.0 ist in aller Munde. Internet der Dinge, die direkte Kommunikation von IT-Systemen untereinander oder Abwicklung von Geschäftsprozessen in Echtzeit werden mit der Begrifflichkeit 4.0 in Verbindung gebracht. Doch was bedeutet Einkauf 4.0 im Tagesgeschäft und ist der Einkauf heutzutage nicht oft bereits Einkauf 3.9?

In der Welt der Wirtschaft gibt es immer wieder Neuerungen, aktuell befindet sich die Wirtschaft bereits mitten in der vierten industriellen Revolution.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Industrie sowie das Bundesministerium für Bildung und Forschung beschreiben die Industrie 4.0 wie folgt: „Durch das Internet getrieben, wachsen reale und virtuelle Welt zu einem Internet der Dinge zusammen. Mit dem Projekt Industrie 4.0 wollen wir diesen Prozess unterstützen. Das Zukunftsprojekt Industrie 4.0 zielt darauf ab, die deutsche Industrie in die Lage zu versetzen, für die Zukunft der Produktion gerüstet zu sein. Sie ist gekennzeichnet durch eine starke Individualisierung der Produkte unter den Bedingungen einer hoch flexibilisierten (Großserien-) Produktion. Kunden und Geschäftspartner sind direkt in Geschäfts- und Wertschöpfungsprozesse eingebunden. Die Produktion wird mit hochwertigen Dienstleitungen verbunden. Mit intelligenteren Monitoring- und Entscheidungsprozessen sollen Unternehmen und ganze Wertschöpfungsnetzwerke in nahezu Echtzeit gesteuert und optimiert werden können.“

Internetbasierte Prozesse, hohe Flexibilität, starke Individualisierung, Einbeziehung von Geschäftspartnern in den Wertschöpfungsprozess und die Steuerung von Wertschöpfungsnetzwerken in Echtzeit…das ist nicht nur eine Revolution mit Auswirkungen auf die Wertschöpfung, Produktion und Logistik, wie es zur Zeit überall diskutiert wird, sondern ebenfalls für die anderen Unternehmensbereiche und die damit verbundenen Geschäftsprozesse.

Für den modernen Einkauf sind manche dieser Begriffe oder die Zusammenführung der Begriffe vielleicht neu, schaut man sich aber die Entwicklung der letzten 10 Jahre im Einkauf an, der Grundgedanke nicht. Die digitale Vernetzung von Einkauf und Lieferanten zur Abwicklungen von Massenprozessen sind unter der Begrifflichkeit eProcurement und eSourcing bei vielen Unternehmen bereits heute gelebter Standard. Von Bestellungen über Katalogsysteme, Anbindung über EDI oder Standardschnittstellen zur Übermittlung von Forecast-Daten, Bestellungen, Lieferscheinen bis hin zur elektronischen Rechnungsabwicklung reicht die Bandbreite. Aktuelle Dispositionssysteme, Kanban-Anbindungen oder Konsignationslager regeln autark die Bestellabwicklung in gesetzten Rahmen und zu im Vorfeld bestimmten Rahmenbedingen. Im Gegensatz zur Produktion hat hier somit die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen bereits Einzug genommen.

Geht man davon aus, dass die elektronischen Geschäftsprozesse im Einkauf bereits genutzt werden, was kann dann das Ziel für den Einkauf 4.0. sein? Für VDMG consult steht dabei der Grundgedanke des „smarten Einkaufs“ im Vordergrund.

„smart“ lautet: intelligent, gescheit, klug aber auch vernünftig und umsichtig

Der „smarte Einkauf“ sammelt, strukturiert und nutzt bereits vorhandenes Wissen und Informationen. Gleichzeitig wird kategorisiert und bewertet, wo und wie zusätzliche Informationen dem Unternehmen einen konkreten, messbaren Mehrwert bringen. Immer wiederkehrende Aufgaben und Tätigkeiten werden durch den smarten Einkauf weitestgehend automatisiert, um Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. Die Definition von „smart“ lautet: intelligent, gescheit, klug aber auch vernünftig und umsichtig. Eine komplette Digitalisierung aller Prozesse kann nicht grundsätzlich als smart deklariert werden. Die Digitalisierung bedingt immer zunächst klare und eindeutig strukturierte Prozesse, verbunden mit Regeln für die Ausführung. Und Regeln passen sich nicht automatisch an geänderte Rahmenbedingungen an. So kam es z.B. zeitweise zu enormen Überbeständen durch den Einkauf zu Beginn der letzten Finanzkrise, da automatisierte Dispositionsregeln und damit verbunden Bestellungen nicht schnell genug angepasst wurden.

Einkauf 4.0 bedeutet für Einkäufer die Möglichkeit, sich bei den wiederkehrenden, administrativen Prozessen entlasten zu lassen. Analysen werden systematisch und klar vorgegeben erstellt. Durch diese Effizienzsteigerung schafft sich der smarte Einkäufer Freiräume. Diese Freiräume bedeuten, die benötigte Kapazität vorhandener Informationen und Analysen im Einkauf und der Supply Chain zu unternehmerischen Entscheidungsoptionen umzuformen. Wurden in der Vergangenheit oftmals unter Zeitdruck Entscheidungen und auf intransparenter Wissensbasis getroffen, kann dieses in Zukunft zur Vergangenheit gehören. Smarter Einkauf bedeutet in der Form für den Einkäufer den gewonnenen Freiraum umzumünzen in einen konkreten, messbaren Mehrwert, der sich unmittelbar im Unternehmensergebnis spiegelt.

Daher verweigert sich ein unternehmerisch orientierter Einkauf nicht der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Im Gegenteil – er wird sie vorantreiben! Ohne den Einkauf kann Industrie 4.0 nicht stattfinden! Und beides zusammen führt noch stärker zu smarten Entscheidungen.

 

Sinja Krauskopf

Consultant, VDMG consult GmbH (Oberhausen)

Gregor van Ackeren

Managing Director, VDMG consult GmbH (Oberhausen)