Kurze Reaktionszeiten und rasche Entscheidungen sind Erfolgsfaktoren für Wettbewerbsvorsprünge. Das bedarf freilich einer „leanen“ Organisation, in der auch innerhalb enger Zeiträume belastbare Argumente und Lösungswege generiert werden. Für Einkaufsleiter bedeutet das: Fitmachen der Mannschaft, strategische Entscheidungen für eine Neuausrichtung, Change, Auswahl adäquater Tools, Vermarktung der Einkaufsorganisation und ihres Mehrwerts … Ein Potpourri an Herausforderungen, das der Einkaufsleiter am besten bewältigt, wenn er mit einem Sparringspartner in engem Austausch Szenarien durchspielt. Die Vogelperspektive erlaubt dabei einen breiteren Überblick und somit neue Ansatzpunkte. Ziel ist, innerhalb kurzer Zeiträume fundierte Maßnahmen einleiten zu können.

Das Vorgehen

Ein Sparringspartner – oder Business Advisor – bündelt Coaching- und Beratungsansätze. Er unterstützt den Einkaufsleiter direkt und praxisnah im Arbeitsalltag, und das auf Wunsch regelmäßig und/oder bei Bedarf. Ein wiederkehrender Kalendertermin (Empfehlung: einmal pro Woche) bietet die Möglichkeit zum Austausch über anstehende Entscheidungen, und auch außerhalb größerer (singulärer) Beratungsprojekte. Der Einkaufsleiter erhält umgehend Impulse und Feedback. Er kann Fragen stellen, Alternativen erörtern und Trends diskutieren.

Beispiele:

• Wie lassen sich Kostenziele erreichen?
• Haben wir die richtigen Kennzahlen?
• Wie kann ich die Performance meiner Abteilung transparent machen?
• Welche Ziele stelle ich für den operativen und strategischen Einkauf?
• Welche Vorgaben kann ich für Materialgruppenmanagement und Lieferantenmanagement geben?
• In welchen Bereichen müssen wir dringend fachlich nachlegen?
• Wie können wir die interne Kundenzufriedenheit steigern?
• Welche Stolperfallen drohen bei (unserem) Digitalisierungsvorhaben?
• Wie kommen wir zu einer Vision und dann in die Umsetzung?
• Wie/was kann ich besser delegieren?
• Wie kann ich mich selbst besser positionieren?
• Wie gehe ich mit Blockaden/Blockierern um?

Advisory ist ein Ansatz, den Vertriebsleiter, Top-Manager, Vorstände, einzelne Politiker und auch Regierungen seit langem nutzen. Berater, Spin-Doktoren und Marketing-Spezialisten sorgen für Austausch und in speziellen Fällen für gezielte Positionierung von Personen und Inhalten.

Auch der Einkauf sollte sich im Austausch mit Externen intelligente Expertise sichern. Sparring bedeutet, nicht alles selbst „erfinden“ zu müssen. Vier Stunden Austausch im Monat mit einem externen Einkaufsprofi verschaffen Sicherheit im Handeln. Benchmarking mit anderen Einkaufsleitern ist anzuraten, bietet allerdings nur eine Seite der Medaille. Der Vergleich von Zahlen, Daten und Fakten macht in der Regel vor der Umsetzungsproblematik halt. Ab diesem Punkt muss jeder seinen eigenen Weg suchen. Das führt oft zu Verunsicherung und Verzögerungen.

Unabhängige Beiräte und Sparringspartner für Einkaufsleiter sind im DACH-Raum noch weitgehend Neuland. Hierüber lässt sich also ein Wettbewerbsvorsprung generieren. Einkaufsleiter profitieren vom engen Austausch, ohne dass sie gleich ein komplexes Beratungsprojekt beantragen bzw. verargumentieren müssen. Kernaufgaben eines Einkaufsleiters sind ohnehin selten Hauptfokus klassischer Beratungsprojekte. Aber gerade hier gilt es Freiräume und Kapazitäten freizusetzen, die dann mittel- bis langfristigen Strategien zugutekommen. Punktuelle Unterstützung schafft eine gesunde Balance in vertretbaren Zeiträumen.

Gregor van Ackeren
Managing Director, VDMG consult GmbH (Oberhausen)

Oliver Kreienbrink
Managing Director, VDMG consult GmbH (Oberhausen)